Los informes de nómina sirven para muchos propósitos, desde verificar los cálculos de impuestos sobre la nómina hasta presentar los impuestos comerciales. Hay varios tipos de informes de nómina y formularios relacionados para elegir, cuya navegación puede resultar un poco confusa.
Continúe leyendo para saber qué informes de nómina deben presentarse ante el gobierno de los Estados Unidos y con qué frecuencia.
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Paycor
Empleados por tamaño de empresa
Micro (0-49), Pequeño (50-249), Mediano (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+)
Micro (0-49 empleados), pequeña (50-249 empleados), mediana (250-999 empleados)
Micro, Pequeño, Mediano
Características
API, impresión de cheques, gestión/compartición de documentos y más
¿Qué es un informe de nómina?
Un informe de nómina es un documento resumido que incluye información como tasas salariales, horas trabajadas, salarios ganados, deducciones de beneficios realizadas, impuestos retenidos y tiempo libre pagado restante. Los informes de nómina se utilizan para verificar los pagos de impuestos y otra información financiera.
Beneficios de los informes de nómina
Precisión del pago
Verificar periódicamente sus informes de nómina le ayudará a confirmar que todos los pagos son precisos y a detectar señales tempranas de alerta en caso de fraude.
Cumplimiento legal y tributario
El seguimiento correcto y coherente de los salarios y las deducciones facilitará la presentación rápida de impuestos sin errores a intervalos trimestrales y anuales, lo que reducirá el riesgo de una auditoría o una multa.
Mantenimiento de registros
Los informes de nómina frecuentes crean un rastro documental transparente que le ayudará a recopilar rápidamente toda la información necesaria en caso de una posible auditoría.
Seguimiento de la toma de fuerza
Los informes de nómina le ayudarán a ver cuánto tiempo libre remunerado se toman los empleados, ya sea demasiado o no.
Presupuesto y gestión financiera.
Los informes de nómina son uno de los muchos tipos diferentes de informes que pueden ayudar a realizar presupuestos y pronósticos precisos, mejorando la salud financiera de su empresa con el tiempo.
Tipos de informes de nómina que los empleadores deben presentar
Modelo 941
El Formulario 941 se llama Declaración de Impuestos Federales Trimestral del Empleador. Incluye información como salarios pagados a los empleados, impuestos federales sobre la renta retenidos de los salarios de los empleados y contribuciones de los empleados y de los empleados a los impuestos de Medicare y del Seguro Social.
Modelo 944
Las pequeñas empresas a las que se les permite presentar impuestos anualmente (en lugar de trimestralmente) presentarán el Formulario 944, la Declaración de Impuestos Federales Anual del Empleador, a diferencia del Formulario 941. Las empresas a las que se les permite presentar el Formulario 944 generalmente deben menos de $1,000 por ingresos federales. Impuestos de Medicare y Seguro Social para todo el año.
Modelo 940
El Formulario 940 se denomina Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo del Empleador (FUTA). Los pagos normalmente vencen una vez al año, el 31 de enero del siguiente año calendario.
Formulario W-2
El formulario W-2 se llama Declaración de salarios e impuestos y enumera los salarios brutos totales, algunas deducciones fiscales y beneficios para cada empleado. Los empleados necesitan este formulario para presentar sus impuestos individuales, razón por la cual los empleadores deben proporcionar copias del Formulario W-2 a los empleados y a todos los gobiernos correspondientes antes del 31 de enero del siguiente año calendario.
Formulario W-3
El formulario W-3 se llama Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos. Resume todas las declaraciones de salarios e impuestos de una empresa para la administración del Seguro Social. El formulario W-3 debe presentarse junto con el formulario W-2 el 31 de enero. Los formularios W-2 y W-3 no deben confundirse con el formulario W-4, que es un documento diferente que se requiere para ejecutar la nómina en primer lugar.
Informes de nómina estatales
Cada estado tiene sus propias leyes sobre cuándo se deben presentar los informes de nómina y qué formularios se deben utilizar para presentarlos. Consulte las leyes de su estado para asegurarse de tener la información y los plazos más actualizados.
Informes de nómina locales
Algunas ciudades y condados también cobran impuestos sobre la renta adicionales, lo que requiere la presentación de informes y formularios de nómina adicionales. Las fechas de vencimiento pueden ser anuales o trimestrales; consulte las leyes locales para determinar si debe presentar informes adicionales.
Tipos de otros informes de nómina
Informes resumidos de nómina
Estos informes muestran información de alto nivel, como salarios brutos y netos y retenciones de impuestos para un determinado rango de fechas. Se pueden crear informes resumidos de nómina para individuos, equipos, departamentos o toda la organización.
Informes detallados de nómina
Este es un informe más detallado que muestra información de contribución y compensación línea por línea, generalmente para un solo empleado.
Informes de responsabilidad tributaria sobre nómina
Estos informes muestran cuántos impuestos sobre la nómina han retenido los empleadores de los salarios de los empleados, cuánto han pagado a las agencias gubernamentales y cuánto deben todavía.
Aportes de jubilación
Este informe resume las contribuciones realizadas a las cuentas de jubilación tanto por empleados como por empleadores.
tiempo libre remunerado
Estos informes muestran cuánto tiempo han tomado los empleados durante el año hasta la fecha y cuánto PTO les queda en su saldo.
Compensación de trabajadores
Estos informes se utilizan para calcular con precisión las primas del seguro de compensación para trabajadores en función del monto total actual de la nómina.
Cargos por servicio de nómina
Este informe resume los costos asociados con el proveedor de servicios de nómina, como los costos de software y las tarifas de procesamiento de nómina.
Ejemplo de informe de nómina
Este ejemplo de informe de nómina de OnPay muestra información de alto nivel para toda la pequeña empresa, que consta de seis empleados. Como puede ver, desglosa la información sobre salarios, impuestos y PTO, cada uno en su propia línea, para que el propietario de la empresa pueda ver claramente cuánto se ha pagado y cuánto se debe aún.
Cómo ejecutar un informe de nómina
La mayoría de las plataformas de software de nómina hacen que sea extremadamente fácil generar informes de nómina. Si bien cada uno tiene su propia interfaz única, la mayoría sigue los mismos pasos básicos para generar un informe de nómina:
- Inicie sesión en el software de nómina.
- Navegue al menú de informes.
- Seleccione el informe de nómina o impuestos que necesita.
- Realice ajustes al año, calendario de nómina o empleados según sea necesario.
- Genere el informe y luego expórtelo, compártalo o imprímalo para sus registros.
Preguntas frecuentes sobre el informe de nómina
¿Cómo hago un informe de nómina?
Para crear un informe de nómina, navegue hasta la sección de informes de su software de nómina. Seleccione el informe de nómina, establezca parámetros para las fechas y los empleados, luego genere el informe de nómina y compártalo según sea necesario.
¿Qué es un informe de nómina mensual?
Un informe de nómina mensual generalmente muestra los salarios pagados a los empleados, el impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios de los empleados y las contribuciones de los empleados y de los empleados a los impuestos de Medicare y del Seguro Social durante el período de un mes calendario. También puede incluir información adicional, como saldos de PTO.
¿Qué informes de nómina vencen trimestralmente?
El Formulario 941, la Declaración de Impuestos Federales Trimestral del Empleador, es la única declaración federal que debe presentarse trimestralmente. Consulte con los gobiernos estatales y locales para ver si hay informes adicionales que deba presentar trimestralmente.
¿Qué informes de nómina se deben presentar anualmente?
Los siguientes informes de nómina deben presentarse anualmente:
- Formulario 944, Declaración Anual de Impuestos Federales del Patrono.
- Formulario 940, Ley del Impuesto Federal Anual sobre Desempleo del Empleador.
- Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos.
- Formulario W-3, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos.
- Formulario 1099-NEC, Compensación para no empleados.
Para obtener más información, consulte nuestra guía que explica cuándo vencen los impuestos sobre la nómina.
¿Qué son los informes de nómina para autónomos?
Como trabajador independiente, es probable que reciba el Formulario 1099-NEC de sus clientes en lugar del Formulario W-2. Utilizará la información para presentar una declaración de impuestos anual. También es probable que deba presentar pagos de impuestos estimados trimestralmente durante todo el año.
