Mejores prácticas para mantener el cumplimiento de la nómina

Mantener el cumplimiento de la nómina es esencial para proteger su empresa de responsabilidad. Pero con tantas leyes federales, estatales y locales sobre nómina a seguir, puede ser difícil saber cómo cumplirlas. Siga leyendo para descubrir las mejores prácticas para mantener el cumplimiento de la nómina y los componentes imprescindibles del cumplimiento de la nómina.

¿Qué es el cumplimiento de nómina?

El cumplimiento de la nómina implica seguir cada regulación federal, estatal y local que rige cómo se paga a los empleados. Si viola cualquiera de estas leyes de nómina, su empresa puede estar sujeta a graves consecuencias, incluidas sanciones y multas.

Por qué es importante el cumplimiento de la nómina

Tener una nómina incumplidora puede significar graves consecuencias para tu negocio. Los impuestos mal pagados pueden dar lugar a auditorías y multas por parte de agencias gubernamentales, además de sanciones e intereses sobre impuestos sobre la nómina atrasados ​​o impagos. También podría estar sujeto a gastos legales si alguna vez lo llevan a los tribunales por incumplimiento de la nómina. También tendrá que devolver los salarios faltantes a los empleados.

Mejores prácticas de cumplimiento de nómina

Comprender todas las leyes relevantes

Para garantizar que su nómina cumpla con las normas, debe comprender todas las leyes de nómina federales, estatales y locales aplicables, y también las leyes internacionales, si paga a empleados fuera de los Estados Unidos. Algunas de las leyes federales más importantes que debe conocer son la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), la Ley de Contribuciones al Seguro Federal (FICA), la Ley del Impuesto Federal de Desempleo (FUTA) y la Ley de Igualdad Salarial (EPA). Las leyes estatales y locales varían según la jurisdicción.

Calcular correctamente salarios y retenciones

El primer paso para el cumplimiento de la nómina es garantizar que los empleados reciban el pago correcto. Si sus salarios son incorrectos, sus retenciones, deducciones y pagos de impuestos también serán incorrectos. Confirme que los salarios y las tasas de pago de los empleados se hayan ingresado correctamente y que también haya calculado correctamente las horas extra. Los umbrales y las contribuciones también se actualizan cada año, por lo que deberá ajustar sus cifras en consecuencia antes de calcular los impuestos sobre la nómina.

Presentar los impuestos correctos ante las agencias tributarias adecuadas a tiempo

Una vez que haya calculado el monto correcto de varios impuestos, es hora de presentarlos ante las agencias tributarias federales, estatales y locales correspondientes. Los impuestos sobre la nómina empresarial generalmente vencen una vez por trimestre: consulte el sitio web del IRS para conocer las fechas de vencimiento de este año. Recomendamos configurar alertas de calendario con varios días hábiles de anticipación para no atrasarse en el cumplimiento de la nómina.

Considere utilizar un software de nómina

La presentación manual de impuestos es un dolor de cabeza que requiere mucho tiempo y aumenta las posibilidades de que se produzcan errores causados ​​por humanos. El software de nómina como Gusto puede ahorrarle tiempo y aumentar la precisión al automatizar el proceso, garantizando que los empleados siempre reciban el pago a tiempo y que los impuestos siempre se presenten correctamente. Consulte nuestra lista del mejor software de nómina para iniciar su búsqueda.

Componentes clave del cumplimiento de la nómina

Clasificación de empleados

La forma en que se clasifica a un empleado determina qué leyes e impuestos sobre nómina se le aplican, por lo que la clasificación adecuada de los empleados es esencial. Sepa si cada trabajador es un empleado o un contratista independiente, y si los empleados están exentos o no exentos.

Leyes federales de salarios y horas

Algunas de las leyes federales sobre salarios y horarios que debe cumplir incluyen el salario mínimo federal, el pago de horas extras y exenciones, las horas de trabajo y descansos para comer, y el trabajo infantil. También debe mantener registros precisos, incluida la nómina y el control del tiempo, tanto para los empleados exentos como para los no exentos.

Leyes estatales de salarios y horas

Fiel al nombre, estas leyes de salarios y horarios varían según el estado en el que se encuentra su empresa. Algunos estados siguen principalmente las leyes laborales federales, mientras que otros (como Nueva York y California) han promulgado leyes adicionales y límites de salario mínimo que las empresas deben seguir. . Muchos estados también tienen leyes específicas sobre cuestiones que no se abordan en las leyes federales, como los cheques de pago finales y los recibos de pago.

Embargos de salario

El Título III de la Ley de Protección del Crédito al Consumidor (CCPA) establece límites federales de embargo de salario para pensión alimenticia, manutención infantil y deudas de consumo. Sin embargo, algunos estados tienen umbrales de embargo más bajos que los de la CCPA, así que consulte las regulaciones locales para estar seguro. Las empresas también deben cumplir con leyes independientes que rigen los préstamos federales para estudiantes y los gravámenes salariales del IRS.

Beneficios y deducciones para empleados

Se aplican diferentes reglas de nómina a los beneficios antes de impuestos, los beneficios después de impuestos y el tiempo libre remunerado obligatorio. Debe cumplir con todas estas leyes para garantizar que se realicen deducciones precisas en cada paso del proceso de nómina para mantener el cumplimiento.

Impuestos federales sobre el empleo

Los empleadores deben retener numerosos impuestos sobre la nómina de los salarios de los empleados, como el Seguro Social, Medicare y el impuesto federal sobre la renta. Los empleadores también deben pagar su propia parte de estos tres impuestos.

Impuestos estatales y locales para empleados

La mayoría de los estados exigen que se retenga el impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados y es posible que también deba retener dinero para otros impuestos estatales. El empleador también debe pagar impuestos estatales para desempleados, además de otros impuestos comerciales legislados por el estado. Algunas localidades también imponen impuestos adicionales a los empleadores.

Informes de nómina

Para seguir cumpliendo, su empresa debe presentar informes de nómina ante varias agencias tributarias federales, estatales y locales. Algunos ejemplos de estos informes incluyen los informes del Formulario W-2, los informes de impuestos federales sobre el empleo, los informes de impuestos y salarios estatales y los informes de impuestos y salarios locales.

Preguntas frecuentes sobre cumplimiento de nómina

¿Cuál es la mejor práctica para la nómina?

Algunas de las mejores prácticas para la nómina incluyen comprender todas las leyes de nómina aplicables, calcular los salarios y retenciones correctos, presentar los impuestos correctos ante las agencias adecuadas y utilizar software de nómina.

¿Cómo se mantiene la precisión de la nómina?

Para mantener la precisión de la nómina, actualice con frecuencia su registro de empleado y verifique que todos los datos ingresados ​​no contengan errores. Si decide implementar un software de nómina como Gusto, debe capacitar a su equipo de nómina sobre cómo usarlo y actualizar el software con frecuencia para asegurarse de que se carguen nuevas leyes en el sistema.

¿Cuál es el significado de cumplimiento de nómina?

El cumplimiento de la nómina significa seguir cada regulación federal, estatal y local que rige cómo se paga a los empleados.

¿Cómo se gestiona la nómina de forma eficaz?

Para administrar la nómina de manera efectiva, debe recopilar y actualizar los datos de los empleados, calcular el salario bruto y las deducciones, determinar las contribuciones fiscales del empleador y pagar tanto a sus empleadores como a las distintas agencias tributarias. Para más información, consulta nuestra guía que explica cómo hacer la nómina.