¿Qué es un EIN? ¿Cómo saber si necesita uno?

Un número de identificación de empleador (EIN) es necesario para completar actividades comerciales básicas en los Estados Unidos y sus territorios, como abrir una cuenta bancaria y pagar a los empleados.

Decidir si necesita o no obtener un EIN es sencillo y solicitar un EIN es rápido y gratuito, aunque deberá reunir cierta documentación de antemano. Tener un EIN protege sus finanzas personales y también le otorga credibilidad a su negocio.

¿Qué es un número de identificación de empleador (EIN)?

Un número de identificación de empleador (EIN) es un número único asignado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) a entidades comerciales dentro de los Estados Unidos y sus territorios. También es posible que vea un EIN llamado Número de identificación fiscal federal. El IRS utiliza el EIN para identificar a los empleadores y contribuyentes que deben pagar impuestos comerciales y sobre nómina.

El EIN es un número de nueve dígitos con el siguiente formato: XX-XXXXXXX. Los EIN nunca caducan y son completamente únicos para cada entidad comercial. Los EIN nunca se reasignan a otra empresa, incluso si la original cierra.

¿Quién necesita un EIN?

El hecho de que necesite o no un EIN no depende del tamaño de su empresa. Incluso si solo tiene un empleado, aún debe solicitar un EIN. Todas las formas de negocios pueden solicitar un EIN, incluidas las empresas unipersonales, las corporaciones de responsabilidad limitada (LLC) y las corporaciones S.

El IRS ofrece un cuestionario sencillo para ayudarle a determinar si necesita solicitar un EIN o no. Pero esencialmente, si alguna de estas declaraciones se aplica a usted, necesita un EIN:

• Tienes empleados.
• Su negocio es una corporación o sociedad.
• Usted presenta declaraciones de impuestos sobre empleo, impuestos especiales o alcohol, tabaco y armas de fuego.
• Usted retiene impuestos sobre los ingresos no salariales pagados a un extranjero no residente.
• Tienes un plan Keogh.
• Estás involucrado con este tipo de organizaciones:
  • Ciertos fideicomisos que no son fideicomisos revocables propiedad de sus otorgantes, IRA o declaraciones de impuestos sobre la renta de empresas de organizaciones exentas.
  • Fincas.
  • Conductos de inversión hipotecaria inmobiliaria.
  • Organizaciones sin fines de lucro.
  • Cooperativas de agricultores.
  • Administradores de planes.

Incluso si ya tiene un EIN, es posible que deba obtener uno nuevo si la propiedad o la estructura de su empresa ha cambiado. El IRS brinda orientación adicional en su sitio web para ayudarlo a determinar si sus circunstancias requieren un nuevo EIN o no.

¿Cuándo necesitas un EIN?

En los EE. UU., no puede administrar su negocio sin un EIN, y obtener un EIN es uno de los primeros pasos para iniciar oficialmente su negocio. Necesita un EIN para realizar las siguientes actividades comerciales:

• Contratar empleados.
• Ejecutar nómina.
• Abrir cuentas bancarias.
• Obtener crédito.
• Invierta el excedente de efectivo.
• Mantener un escudo corporativo.
• Presentar impuestos comerciales.
• Registrar impuestos estatales.

Obtener un EIN le permite mantener las finanzas de su negocio separadas de sus finanzas personales. Esto protege su información personal y reduce sus probabilidades de convertirse en víctima de robo de identidad. Los EIN no se consideran información confidencial de la misma manera que los números de seguro social, y los EIN se comparten libremente en muchos tipos diferentes de documentos comerciales.

Lea también: ¿Cuándo se deben pagar los impuestos sobre la nómina?: Fechas de vencimiento y requisitos

Cómo solicitar un EIN

Solicitar un EIN es gratuito y se le emitirá uno inmediatamente después de completar la solicitud. La forma más sencilla de presentar la solicitud es a través del portal en línea del IRS: la solicitud debe completarse de una sola vez, pero solo le llevará unos minutos. También puede solicitar un EIN por fax o correo, y los solicitantes internacionales pueden llamar al IRS por teléfono para presentar la solicitud.

Para obtener su EIN, debe completar el Formulario SS-4: Solicitud de número de identificación de empleador a través del formulario en línea u otro método. El IRS requiere una lista de información para emitir un EIN, incluido su número de identificación personal del contribuyente, así como el nombre del funcionario principal, socio, fideicomitente, propietario o cualquier otro título de la empresa.

Alguna información adicional que necesitará para completar el formulario incluye:

• Tipo de entidad.
• Razones para presentar la solicitud (nuevo negocio, cambio de organización o cumplimiento del requisito de retención del IRS).
• Fecha de inicio o adquisición.
• Principal industria de negocios.

Después de completar el formulario y autenticar su información, se le emitirá un EIN. Luego puede utilizar el EIN para contratar empleados, declarar impuestos y completar más actividades comerciales.

Consecuencias de no tener un EIN

Sin un número de identificación de empleador, no puede contratar ni pagar empleados en los Estados Unidos. No tener un EIN también puede dar lugar a sanciones y multas, e incluso a acciones legales en algunos casos. Es posible que no pueda presentar las declaraciones de impuestos necesarias sin un EIN y tampoco podrá abrir una cuenta bancaria comercial ni solicitar un préstamo sin un EIN.

Por último, la falta de un EIN puede hacer que su empresa parezca poco profesional y perjudicar su credibilidad ante posibles socios, proveedores, clientes, inversores y otras entidades.

Lea también: ¿Qué documentos de nómina necesita para pagar a los empleados?

¿Cuándo no se requiere un EIN?

Algunos propietarios únicos y corporaciones de responsabilidad limitada (LLC) unipersonales no están obligados a tener un EIN si no tienen empleados. En su lugar, pueden utilizar su Número de Seguro Social o Número de Identificación Personal del Contribuyente para presentar impuestos comerciales.

Sin embargo, sigue siendo una buena idea considerar obtener un EIN, incluso si no es necesario tenerlo. Solicitar un EIN es rápido y gratuito, y tener uno protege su información personal confidencial, como su número de seguro social.

¿Es lo mismo un EIN que un SSN?

No, un Número de Identificación de Empleador (EIN) es completamente diferente de un Número de Seguro Social (SSN). Un SSN es un identificador personal que se asigna a ciudadanos estadounidenses individuales y a otros residentes. Un SSN se utiliza para realizar un seguimiento de los ingresos y determinar los beneficios y los años trabajados. Puede obtener un Número de Seguro Social y una tarjeta completando el Formulario SS-5: Solicitud de Tarjeta de Seguro Social de la Administración del Seguro Social (SSA).

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