Las cuentas por pagar y por cobrar son necesarias para garantizar que se realice un seguimiento adecuado de su flujo de caja y de sus gastos. Si bien estos nombres suenan muy similares, es esencial comprender en qué se diferencian estos dos tipos de cuentas para no mezclarlos accidentalmente.
En esta guía, exploramos las diferencias entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar y explicamos por qué son tan importantes para las empresas.
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¿Qué son las cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar (a menudo abreviadas como “AR”) son una cuenta del libro mayor que captura los pagos a corto plazo adeudados a su empresa. Las cuentas por pagar se consideran un activo corriente ya que representan pagos pendientes y se enumeran junto con otros activos en el plan de cuentas.
Un asiento de cuentas por cobrar se crea cuando su empresa permite que una persona u organización compre sus bienes o servicios a crédito. Algunos ejemplos de asientos de cuentas por cobrar incluyen compras con tarjeta de crédito, facturas impagas y próximas suscripciones o pagos a plazos que vencen en los próximos meses.
Después de recibir el pago, la entrada se acredita (resta) de sus cuentas por cobrar y se debita (agrega) a su cuenta de efectivo. Puede obtener más información sobre la diferencia entre débitos y créditos en nuestra útil guía. Si utiliza software de contabilidad como QuickBooks, puede vincular sus cuentas bancarias y el sistema registrará automáticamente los créditos y débitos correspondientes en las cuentas correctas. Este gráfico captura el flujo de trabajo de las cuentas por cobrar:
Si el cliente nunca paga el saldo pendiente, se cancela como gasto por deuda incobrable o como cargo único. Su empresa también podría revender la deuda a un tercero en un proceso conocido como factoraje AR o descuento de cuentas por cobrar.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar (a menudo abreviadas como “AP”) son una cuenta del libro mayor que captura los pagos a corto plazo adeudados a acreedores, proveedores y vendedores. Las cuentas por pagar se consideran un pasivo corriente ya que representan pagos pendientes y se enumeran junto con otros pasivos en el plan de cuentas.
Algunos ejemplos de asientos a corto plazo que podrían registrarse en cuentas por pagar incluyen materias primas, suministros, equipos, facturas de energía y electricidad, costos de transporte y servicios. Los asientos de cuentas por pagar deben liquidarse dentro de un plazo determinado para evitar el incumplimiento de la deuda. Algunos plazos de pago comunes para asientos de cuentas por pagar son 30, 45, 60 y 90 días.
Cuando reciba una factura de un vendedor o proveedor, acreditará el monto a sus cuentas por pagar y debitará la cuenta de gastos correcta. El software de contabilidad como QuickBooks hace que el seguimiento de las cuentas por pagar sea automático y sencillo, al igual que con las cuentas por cobrar. Este gráfico captura el flujo de trabajo de cuentas por pagar:
Los pagos a más largo plazo, como las hipotecas, normalmente no figuran en las cuentas por pagar. Sin embargo, los próximos pagos mensuales de esas hipotecas (que vencen en el corto plazo) se enumerarían en la cuenta por pagar, por ejemplo. Los salarios adeudados a los empleados también suelen registrarse por separado en una cuenta diferente dedicada a la nómina. Clasificar y rastrear adecuadamente los pagos es esencial para optimizar las cuentas por pagar.
Diferencias clave entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Las cuentas por cobrar son dos caras de la misma moneda: ambas registran transacciones a corto plazo que no se han pagado. La diferencia clave es que las cuentas por cobrar capturan el dinero que terceros le deben a su empresa, mientras que las cuentas por pagar capturan el dinero que su empresa le debe a otras organizaciones. En otras palabras, las cuentas por cobrar son dinero entrante que su empresa recibirá en el futuro, mientras que las cuentas por pagar son dinero saliente que su empresa pagará en el futuro.
Importancia de las cuentas por cobrar y por pagar para las empresas
Al comparar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar juntas, puede obtener una idea de la salud financiera a corto plazo de su empresa. Profundizar en cada una de estas cuentas le ayudará a ver cómo se producen las transacciones en su empresa y a descubrir el valor estratégico de las cuentas por pagar y por cobrar.
Si sus cuentas por cobrar siguen aumentando de mes a mes o de trimestre o trimestre, eso podría significar que está realizando cada vez más ventas a crédito o que los clientes no están pagando las facturas pendientes. Si las cuentas por cobrar disminuyen, eso podría significar que sus clientes están pagando facturas pendientes rápidamente o que no están realizando tantas compras a crédito. Mirar los detalles de sus cuentas por cobrar es crucial para determinar por qué las cifras suben o bajan.
Si las cuentas por pagar aumentan de mes a mes o de trimestre o trimestre, significa que una empresa está comprando más bienes y servicios a crédito de los que está pagando. Si las cuentas por pagar disminuyen, significa que una empresa está pagando sus deudas pendientes a corto plazo más rápido de lo que las acumula.
Revisar los datos históricos de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar también le ayudará a determinar sus propios patrones de pago, así como los hábitos de pago de sus clientes. Las cuentas por cobrar mostrarán si sus clientes pagan a tiempo o temprano, o si tienden a retrasarse o solo realizan pagos parciales. Las cuentas por pagar revelarán si su empresa paga sus propias obligaciones anticipadamente, a tiempo o tarde. Esta información puede ayudarle a aprovechar los descuentos por pago anticipado y evitar cargos por pagos atrasados innecesarios.
Cómo manejar las cuentas por pagar y por cobrar
En la contabilidad por partida doble, cada transacción debe tener dos asientos que se igualen entre sí: un débito (suma) y un crédito (deducción). Después de generar una factura por bienes o servicios impagos que haya proporcionado a los clientes, debitará ese monto a sus cuentas por cobrar y debitará la cuenta de ventas correspondiente, como se demuestra a continuación:
Una vez que el cliente finalmente pague la factura, usted acreditará sus cuentas por cobrar y debitará su cuenta de efectivo para capturar el dinero entrante, como se muestra aquí:
Los aumentos en las cuentas por pagar siempre se registran como un crédito. Después de recibir una factura por bienes o servicios que su empresa compró a crédito, acreditará ese monto a sus cuentas por pagar y debitará la cuenta de gastos correspondiente. Después de pagar la factura pendiente, debitará las cuentas por pagar y acreditará su cuenta de efectivo para capturar el dinero saliente.
