Hable con el experto en riesgos y cumplimiento Tom McLeod y él le dirá que los empleadores tienen dos responsabilidades principales cuando se trata de sus empleados.
La primera es mantenerlos seguros mientras trabajan. ¿El segundo? Pagarles de forma adecuada y precisa.
Si bien la salud y la seguridad han mejorado en Australia durante los últimos 30 años, pagar adecuadamente a los empleados se ha convertido en un gran problema. Se han revelado periódicamente incidentes de empleadores que pagan menos a sus empleados, lo que ha dado lugar a nuevas leyes diseñadas para combatir el “robo de salarios” intencional.
McLeod, director de riesgos de la firma de cumplimiento de nómina Yellow Canary, dijo que el sistema de premios de Australia puede hacer que pagar a los empleados sea complejo. Sin embargo, dijo que cambiar los sistemas de nómina por sí solo no solucionará el problema y recomendó la validación independiente de la nómina como solución.
¿Qué tan grande es el problema de los pagos insuficientes a los empleados de Australia?
Australia lleva varios años despertando ante su problema de pagos insuficientes. A partir de un caso relacionado con 7-Eleven, revelado por primera vez en 2015, McLeod dijo que la conciencia del problema había ido creciendo tanto en la sociedad como en el gobierno, lo que llevó al descubrimiento de más casos.
VER: Mejores prácticas para mantener el cumplimiento de la nómina
El Defensor del Pueblo por el Trabajo Justo, el regulador responsable de recuperar los salarios impagos, dijo que recuperó 509 millones de dólares australianos (336 millones de dólares estadounidenses) para 251.475 trabajadores en 2022-23. Este fue el segundo año consecutivo en el que se recuperaron más de 500 millones de dólares.
Australia experimenta incidentes de pagos insuficientes de alto perfil
En un incidente reciente, el bufete de abogados australiano Slater & Gordon informó a Fair Work después de descubrir un problema de 300.000 dólares australianos (198.000 dólares estadounidenses) con la tasa de acumulación de licencias para algunos empleados actuales y anteriores que tomaron licencias con la mitad del salario entre finales de 2011. y mediados de 2023.
Esto queda eclipsado por la crisis de pagos insuficientes a las universidades. La Unión Nacional de Educación Terciaria dice que 30 universidades han confirmado 203 millones de dólares australianos (134 millones de dólares estadounidenses) en pagos insuficientes, y nueve universidades han reservado otros 168 millones de dólares australianos (111 millones de dólares estadounidenses) para presuntos pagos insuficientes.
La lista de pagos insuficientes históricos incluye al gigante de los supermercados Woolworths, que pagó menos de 300 millones de dólares (198 millones de dólares) a miles de empleados, y a la aerolínea Qantas, que aceptó un compromiso ejecutable en 2020 de devolver a sus empleados 7,1 millones de dólares australianos. (4,7 millones de dólares).
Los pagos excesivos también se descubrieron cuando se realizaron auditorías de nómina
Los empleadores en Australia también pagan regularmente a sus empleados de más. Aunque a largo plazo no sea tan costoso para las empresas como los pagos insuficientes, la Asociación Australiana de Nómina ha dicho que ha descubierto pagos excesivos en el 70% de sus controles de cumplimiento de nómina.
McLeod dijo que la cuestión de los pagos es una cuestión para todas las organizaciones australianas, ya sean “grandes o pequeñas, gubernamentales o privadas, cotizadas o no cotizadas, o sin fines de lucro o con fines de lucro”. Más de la mitad de las recuperaciones de Fair Work 22-23 provinieron de grandes empresas y empleadores universitarios.
¿Por qué se producen pagos insuficientes con tanta frecuencia en Australia?
Los pagos insuficientes de salarios en Australia suelen deberse a que los empleadores simplemente se equivocan. Esto se debe a que Australia tiene un sistema de relaciones laborales “extraordinariamente complejo”, con pagos basados en 122 laudos modernos, miles de acuerdos empresariales y contratos individuales.
Aunque el software de nómina respalda la eficiencia, no garantiza la precisión. Cuando los empleadores cometen errores en este entorno, pueden repercutir en otros derechos de los empleados australianos, como la jubilación o la licencia por servicio prolongado.
La mayoría de empresas habrán cometido algunos errores con su nómina
McCleod explicó que algunas empresas son “lo suficientemente valientes” como para investigar las desigualdades salariales internas, mientras que otras no. Y dijo que, cuando se realiza una verificación desde la perspectiva del Canario Amarillo, es “muy raro que encontremos un borrón y cuenta nueva completamente”.
Es probable que se descubran errores de cumplimiento de la nómina por varias razones:
- Los largos períodos históricos que se investigan: Cuando se descubre un problema potencial, las investigaciones de pagos a menudo analizan los pagos a los empleados realizados por los empleadores durante muchos años. Esto hace que sea más probable que se descubran errores históricos.
- Intervenciones manuales y supuestos: Quienes gestionan la nómina pueden realizar cambios manuales y suposiciones. Esto puede terminar corrompiendo los datos del proceso de nómina y generando resultados de pago incorrectos durante largos períodos de tiempo.
- Dependencia de la documentación: En el pasado, la nómina se basaba en contratos y documentación en papel, que en ocasiones pueden remontarse a antes de que los datos pudieran buscarse digitalmente. Esto aumenta la probabilidad de errores cuando se realizan revisiones.
Cambiar el software de nómina no garantiza el pago correcto
La nómina se ha digitalizado durante varios años. Esto significa que el proceso de nómina ahora depende de buenas tecnologías, ya sea administradas internamente o subcontratadas. McLeod dijo: “En el entorno actual, no se puede hacer la nómina con nada que no sea un enfoque automatizado”.
VER: Una guía paso a paso para hacer la nómina (de la manera correcta)
Pero actualizar el software de nómina no solucionará los problemas de pagos insuficientes. McLeod señaló que los sistemas están configurados para calcular correctamente la nómina en función de los datos y las reglas ingresadas en ellos, pero los problemas surgen de los datos ingresados, especialmente cuando el proceso no se verifica de forma independiente.
“[Changing systems] A veces es un poco como un Ave María”, explicó McLeod.
“La gente piensa, ‘esto es demasiado difícil, simplemente implementemos un nuevo sistema, y cuando implementemos el sistema, todo esto desaparecerá’. Lo que están confundiendo es que el sistema es sólo la máquina de hacer salchichas, y que pagar correctamente depende de los ingredientes: los datos o la falta de ellos”.
Este problema se ve agravado por los múltiples sistemas involucrados y la falta de verificación independiente.
El proceso de nómina puede involucrar múltiples sistemas integrados.
La nómina puede depender de múltiples sistemas integrados. En una planta de fabricación, por ejemplo, los sistemas automatizados de control de tiempo y asistencia, el registro manual de descansos de los empleados y los sistemas de listas a menudo trabajan juntos para generar una regla de pago basada en la adjudicación correspondiente.
Los empleadores y los empleados han subcontratado la verificación al software
McLeod dijo que la introducción de sistemas digitales ha hecho que las empresas y los empleados subcontraten la verificación manual de cuánto se les paga.
“Debido a que el sistema lo hace por nosotros, tanto los empleadores como los empleados nos hemos eximido de nuestra responsabilidad”, dijo McLeod.
¿Debería actualizar su software de nómina para mitigar los riesgos de cumplimiento de la nómina?
Antes de actualizar su software de nómina, las organizaciones deberían preguntarse por qué lo hacen, señaló McLeod.
“Si lo que busca es eficiencia, entonces existen multitud de sistemas, pero en última instancia, el cumplimiento de la nómina tiene que ver con la precisión, no con la eficiencia”, dijo.
Buscar una validación interna o externa independiente de los pagos de los empleados.
Los empleadores deberían considerar la posibilidad de introducir controles independientes de cumplimiento de la nómina en el proceso.
“Si su mandato es la precisión, debe preguntarse qué independencia de pensamiento se encuentra dentro del sistema que puede automatizar la precisión, o informes de productos que muestran dónde es inexacto”, dijo McLeod.
Advirtió que, aunque ha visto a empleadores validar corridas salariales con respecto al mes anterior, esto no es suficiente para ayudar a identificar problemas sistémicos de pagos insuficientes.
Si bien algunas empresas validan los pagos en una hoja de cálculo de Excel, McLeod dijo que esto no es “escalable ni repetible” y puede no ser defendible si se investiga a una empresa. Los servicios independientes de validación de prepagos como los que ofrece Yellow Canary, que se encuentran fuera de la organización, son formas más sólidas de comprobar periódicamente que los pagos de los empleados son correctos.
Es probable que la crisis de las nóminas australianas afecte a más empleadores
La crisis de las nóminas en Australia podría perjudicar a las empresas e impulsar la innovación tecnológica en las nóminas durante los próximos 25 años, predice McLeod.
Como cuestión de cumplimiento, lo compara con el año 2000, que requirió que las organizaciones remediaran el cambio de fecha de la computadora en 2000. ¿La única diferencia? No hay una fecha límite para lograr el correcto cumplimiento de la nómina, por lo que será un problema permanente para las empresas.
Sin embargo, McLeod instó a las empresas a ser lo suficientemente valientes para investigar el cumplimiento de sus nóminas, así como a considerar servicios independientes de validación previa.
“Cada organización tiene que pagar a sus empleados adecuadamente”, dijo. “Para tomar prestada una frase, es una idea cuyo momento ha llegado. Hoy en día, no se puede decir que su modelo de negocio sea pagar menos a los empleados en el entorno australiano”.
