¿Qué es la gestión de proyectos híbridos?

La gestión de proyectos híbrida es el proceso de combinar metodologías de gestión de proyectos ágiles y en cascada para crear un método flexible que satisfaga mejor las necesidades del proyecto. Si bien esta metodología híbrida puede requerir cierto aprendizaje y ajustes por parte de los miembros del equipo, el resultado es un flujo de trabajo más eficiente que se beneficia de las fortalezas de múltiples metodologías de gestión de proyectos y al mismo tiempo reduce sus debilidades.

Beneficios de la gestión de proyectos híbridos

La metodología de gestión de proyectos híbrida tiene varias ventajas. Al combinar solo los aspectos que necesita de varias metodologías, los gerentes de proyectos se benefician de lo siguiente.

Más flexibilidad

Al utilizar la adaptabilidad de la metodología ágil con la planificación y documentación de las metodologías tradicionales, puede realizar ajustes a lo largo del proyecto a medida que cambia y evoluciona. Esto es particularmente ventajoso si su proyecto requiere muchos entregables pero también tiene dependencias de tareas.

Personalización

Uno de los principales beneficios de la gestión de proyectos híbridos es la personalización. Puede adaptar esta metodología para que se ajuste a las necesidades y requisitos específicos de su proyecto y organización. Si bien la metodología ágil suele ser uno de los elementos incluidos, se puede seleccionar la otra metodología para complementar el flujo de trabajo de una iniciativa en particular.

Mas control

Al tomar aspectos centrales de diferentes metodologías de gestión de proyectos, se obtiene más control sobre el desarrollo de un proyecto. Desde los entregables incrementales de la metodología ágil hasta la documentación y la planificación de la metodología en cascada, puede determinar cuánto o qué poco se debe proporcionar para cada paso del proyecto.

Escalabilidad

Para proyectos cuyo alcance puede crecer, puede iniciar el proyecto utilizando la metodología en cascada para tener un plan detallado antes de que comience el proyecto. A medida que un proyecto crece y cambia, puede incorporar la metodología ágil para que los equipos trabajen en paralelo, implementar entregables en fases o asignar recursos en áreas necesarias.

Proceso de gestión de proyectos híbridos

El proceso de gestión de proyectos híbridos puede ser tan simple o complicado como lo requiera su proyecto. Si bien la mayoría de las personas utilizan una metodología de proyectos ágil y en cascada para la gestión de proyectos híbridos, es posible utilizar cualquier cantidad de metodologías juntas, como por ejemplo:

• Melé
• Kanban
• Seis Sigma
• PRÍNCIPE2
• Mapeo de resultados

Cuando se trabaja en proyectos complejos con equipos nuevos, es mejor elegir sólo dos metodologías de gestión de proyectos para combinar. Esto reduce la curva de aprendizaje y minimiza la necesidad de realizar ajustes.

Paso 1: personalice su metodología de gestión de proyectos híbrida

Cuando haya elegido las metodologías de gestión de proyectos que desea combinar, el siguiente paso es seleccionar los mejores aspectos de ellas para las necesidades específicas de su equipo. Por ejemplo, es posible que le guste el proceso de desarrollo iterativo de la metodología ágil y la planificación detallada que viene con la metodología en cascada.

Al combinar estos dos aspectos, ha creado un sistema de gestión de proyectos híbrido que utiliza las partes de ambas metodologías que mejor se adaptan a su proyecto.

Paso 2: Desarrollar un plan de gestión del proyecto

Una vez que haya diseñado un marco de gestión de proyectos híbrido que aproveche las metodologías elegidas, el siguiente paso es desarrollar su mapa de proyectos. Empiece por delinear conceptos de alto nivel, como el cronograma del proyecto, los hitos clave y los entregables.

Luego, identifique los roles que deben desempeñarse para que este proyecto se complete con éxito. Asigne estos roles a los miembros del equipo y capacítelos sobre cómo pueden utilizar mejor esta metodología híbrida de gestión de proyectos para cumplir con sus responsabilidades.

Paso 3: implementar herramientas

Si está utilizando una metodología de gestión de proyectos híbrida, aproveche el software de gestión de proyectos para facilitar el proyecto y agilizar el proceso de documentación.

Por ejemplo, la gestión del trabajo de lunes ofrece herramientas de colaboración, importación y personalización que respaldan un estilo de gestión de proyectos híbrido. Sus funciones de automatización funcionan bien con la metodología en cascada al permitir a los gerentes de proyectos crear procesos automatizados que reducen el tiempo de inactividad y mantienen el proyecto avanzando hacia el siguiente paso. Para las necesidades ágiles de su proyecto, puede realizar un seguimiento del progreso, realizar ajustes según sea necesario e informar a sus partes interesadas, todo desde la misma interfaz.

Paso 4: capacita a los miembros de tu equipo

Al trabajar con cualquier metodología nueva de gestión de proyectos, los miembros de su equipo pueden necesitar capacitación para comprender completamente el flujo de trabajo y los plazos esperados. La formación es especialmente importante con un sistema de gestión de proyectos híbrido que no resulta familiar para todos.

Si planea utilizar software de gestión de proyectos, es esencial incluir tiempo en su cronograma para incorporar a los participantes del proyecto que requieran acceso y capacitarlos en todas las funciones y características que se espera que utilicen. Designe una persona o equipo que será responsable de solucionar las preguntas de software a medida que avanza por las etapas del proyecto.

Paso 5: revisar y realizar ajustes

Ya sea que esté utilizando un software de gestión de proyectos híbrido con funciones de seguimiento de tareas, como Wrike o Jira, o que esté realizando un seguimiento del progreso usted mismo a través de una hoja de cálculo personalizada, tómese el tiempo para analizar cada paso de su proceso de gestión de proyectos híbridos.

Si hay cuellos de botella o problemas con el flujo de trabajo, puede aprovechar la metodología ágil para realizar cambios dinámicos a través de sprints cortos, revisiones programadas y hojas de ruta flexibles.

Con la adaptabilidad de un sistema de gestión de proyectos híbrido, siempre tienes la libertad de incorporar aspectos centrales de otras metodologías de gestión de proyectos para mantener todo dentro del cronograma y el presupuesto.

VER: Reseñas de TechRepublic sobre Wrike y Jira

Desafíos de implementar la gestión de proyectos híbridos

Si bien puede parecer que la gestión de proyectos híbrida es tan simple como tomar los componentes de diferentes metodologías de gestión de proyectos y combinarlos, todavía conlleva una buena cantidad de desafíos.

Capacitación

Una de las cuestiones centrales relacionadas con la implementación de la gestión de proyectos híbridos es la formación. Capacitar a su equipo para que utilice dos estilos de gestión de proyectos puede requerir mucho tiempo y recursos. También puede resultar difícil adoptar un flujo de trabajo nuevo o más complicado al que su equipo está acostumbrado.

Sistemas complejos

Otro problema potencial es la complejidad. Ciertos elementos, como el seguimiento y los informes, pueden resultar más difíciles o complejos con un sistema de gestión de proyectos híbrido. Si los componentes elegidos se alejan demasiado de las metodologías más tradicionales, es posible que deba personalizar ampliamente las herramientas de gestión de proyectos para que se ajusten a su proceso.

Gestión de proyectos en cascada, ágil o híbrida

Al comparar diferentes metodologías de gestión de proyectos, todas tienen sus fortalezas y debilidades dependiendo de las necesidades del proyecto. Mientras que algunos se centran en un estilo estricto de gestión de proyectos, otros prefieren un sistema más flexible y dinámico.

Cascada

La metodología en cascada se centra en una progresión más lineal del proyecto de principio a fin. Los gerentes de proyectos suelen adoptar esta metodología cuando cada etapa del proyecto requiere documentación y planificación detalladas.

Ágil

Agile divide el proceso de gestión de proyectos en diferentes fases que son independientes entre sí. Esta metodología está destinada a evitar cuellos de botella y permite a los equipos trabajar en sus tareas sin depender de otros. Este proceso a menudo requiere colaboración constante, planificación y la capacidad de realizar ajustes a medida que se trabaja en el proyecto.

Híbrido

La metodología híbrida aprovecha los estilos de gestión de proyectos en cascada, ágil y otros. Por ejemplo, algunos directores de proyectos utilizan los aspectos de planificación detallada de la metodología en cascada y los combinan con los aspectos de trabajo independiente del proceso ágil para hacer el trabajo más eficiente.

Cuándo utilizar la gestión de proyectos híbrida

La gestión de proyectos híbrida es más útil cuando se desea combinar metodologías tradicionales con metodologías ágiles. En la mayoría de los casos, los proyectos que requieren documentación y planificación detalladas, pero que también necesitan ajustes regulares, son ideales para la metodología de gestión de proyectos híbrida.

La metodología híbrida le permite adoptar un enfoque estratégico y equilibrado para sus proyectos teniendo en cuenta los elementos impredecibles que pueden surgir en cada paso del proceso.