Todas las empresas, desde empresas unipersonales hasta corporaciones multinacionales, necesitan una forma precisa de registrar, categorizar y realizar un seguimiento de las finanzas. Los libros mayores (GL) son el documento contable integral que le ayuda a hacer todo lo anterior, pero ¿cómo funcionan los GL y cuál es la forma más sencilla de crear uno para su propio negocio?
Respondemos estas preguntas y más en nuestro artículo a continuación.
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En lugar de registrar asientos de diario manuales y crear un libro mayor a mano, automatice sus procesos de registro financiero con software de contabilidad. Las opciones de software gratuitas como Wave Accounting hacen que la creación del libro mayor sea lo más fácil y sencilla posible. |
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¿Qué es un libro mayor?
Un libro mayor (GL) es un documento completo compuesto por cuentas individuales que catalogan cada transacción financiera en el curso de la existencia de su organización.
Mantener un libro mayor es fundamental para el éxito financiero de su empresa. Le indica cuánto dinero tiene en un momento dado, hacia dónde fluye su efectivo y cuáles son sus gastos clave. Contiene toda la información que necesita para generar informes contables cruciales, incluido su balance general, estado de resultados y estado de flujo de efectivo.
Dado que los libros mayores proporcionan un registro exacto de cada transacción financiera que se realiza en su empresa, también son esenciales para detectar posibles errores contables que podrían tener consecuencias financieras masivas (e incluso legales) para su empresa. Un libro de contabilidad preciso también es una buena protección contra problemas como la malversación y el fraude.
¿Cómo funciona un libro mayor?
Los libros mayores son la piedra angular de la contabilidad por partida doble. Con este método contable, cada transacción financiera se contabiliza en el libro mayor dos veces: una como crédito y otra como débito. Ingresar cada transacción dos veces le ayuda a detectar errores y garantizar la precisión. Además, dado que una transacción siempre se debita de una cuenta y se acredita en otra, este método le muestra de dónde viene su dinero y adónde va.
Los libros mayores están organizados en cuentas y cada cuenta representa un tipo diferente de transacción. (Hablamos más sobre las cuentas del libro mayor más comunes a continuación).
Las transacciones individuales se registran en el libro mayor como “asientos de diario”. Puede crear asientos de diario a mano e ingresarlos en su libro mayor manualmente, o puede usar un programa de contabilidad automatizado que se sincroniza con su cuenta bancaria y tarjetas de crédito para generar automáticamente asientos de diario con cada transacción.
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¿Por qué las empresas utilizan cuentas del libro mayor?
Verificar la cuenta bancaria de su empresa le brinda una visión rápida de exactamente cuánto dinero tiene en un momento específico, pero esa es la única información real que le brinda.
Por el contrario, un libro mayor desglosa exactamente cuánto dinero gana su empresa, muestra cómo gasta ese dinero y documenta cuánto debe a sus acreedores y cuánto se le debe a usted a cambio.
Además, dado que el libro mayor general es esencial para la contabilidad por partida doble, ayuda a las empresas a garantizar la precisión financiera. Registrar cada transacción dos veces en dos cuentas separadas le muestra exactamente de dónde viene su dinero y adónde va, pero también evita que gaste de más o acumule un saldo que en realidad no puede pagar.
Los libros mayores también son cruciales para generar documentos financieros que le muestren a usted, a sus accionistas y a otras partes interesadas en su negocio qué tan bien se está desempeñando financieramente. Estos documentos incluyen lo siguiente:
- Declaraciones de resultadostambién conocidos como estados de pérdidas y ganancias, que enumeran sus ingresos (ganancias) y gastos (pérdidas) durante un período de tiempo específico.
- Balancesque presenta una instantánea de sus activos y pasivos en un momento dado.
- Estados de flujos de efectivoque describen dónde fluye el efectivo hacia su negocio y dónde sale de su negocio.
Sin estos informes contables fundamentales, tendrá dificultades para obtener información sobre cuestiones como dónde necesita reducir costos y en qué operaciones debería invertir más para aumentar sus márgenes de beneficio. Y debido a que ofrecen una descripción general rápida de la situación financiera de su empresa, estos informes financieros son fundamentales para solicitar un préstamo comercial y mantener la transparencia con sus accionistas.
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Tipos de cuentas del libro mayor
Los libros mayores están compuestos (y organizados por) cuentas o subsecciones que clasifican las transacciones financieras por tipo. Las cuentas, a su vez, pueden incluir subcuentas o libros auxiliares, que registran detalles más precisos sobre cada transacción.
Cada empresa personaliza sus cuentas según sus necesidades específicas, por lo que es posible que tenga o no todas las cuentas que se enumeran a continuación en su libro mayor. Aún así, estos son los tipos más comunes de cuentas del libro mayor:
- cuentas de activosque podría incluir cuentas de efectivo y cuentas por cobrar.
- cuentas de pasivoque podría incluir cuentas por pagar y préstamos.
- cuentas de patrimonioque podría incluir acciones y ganancias retenidas.
- Cuentas de ingresos operativosque podría incluir ventas y tarifas.
- Cuentas de gastos operativosque podría incluir salarios y depreciación de equipos.
En su mayor parte, los libros mayores incluidos con el software de contabilidad vienen prediseñados con los tipos de cuentas más comunes (Figura A). Dependiendo del software y el plan, también puede agregar cuentas personalizadas exclusivas de su negocio específico.
Proceso de conciliación del libro mayor
¿Qué es la conciliación del libro mayor?
La conciliación del libro mayor es el proceso de garantizar que su libro mayor sea exacto. Usted (o su contador) comparará las transacciones registradas en su libro mayor con documentos primarios como recibos, documentos fiscales, facturas y otros registros. Se asegurará de que cada transacción sea precisa y se haya registrado correctamente como crédito y débito en las cuentas correspondientes.
Beneficios de la conciliación del libro mayor
Este proceso debería revelar cualquier error financiero y ayudarle a detectar transacciones que olvidó registrar (o que registró incorrectamente). Fundamentalmente, también debería brindarle a usted (y a otras partes interesadas en su negocio, como prestamistas y copropietarios) la tranquilidad de saber que puede confiar en los registros que utiliza para tomar decisiones comerciales vitales.
Conciliar su libro mayor es comparable a cuadrar una chequera. Dicho de la manera más simple posible, desea asegurarse de que todas sus cuentas estén equilibradas, es decir, que sus débitos y créditos estén perfectamente ponderados.
4 pasos para la conciliación del libro mayor general
Si utiliza un software de contabilidad, el software en sí debería guiarlo a través del proceso de conciliación. (Si trabaja con un contador, este realizará el mismo proceso utilizando cualquier software de contabilidad con el que trabaje su empresa). En términos generales, seguirá estos pasos para conciliar su libro mayor.
- Reúna documentos financieros como extractos de su tarjeta de crédito, extractos bancarios, facturas de clientes, facturas y cualquier otro registro de transacciones desde su última conciliación del libro mayor.
- Revise su libro mayor cuenta por cuenta, comenzando con las cuentas de activos, y verifique que cada transacción se haya registrado correctamente.
- Si encuentra transacciones incorrectas, genere asientos de diario correctores para restablecer el equilibrio de sus libros.
- Una vez que haya verificado que todo es correcto y haya corregido cualquier error, puede cerrar los libros, lo que significa finalizar oficialmente este período de registro financiero y comenzar el siguiente.
Lo ideal sería conciliar su libro mayor una vez al mes. Es mucho más fácil conciliar transacciones cuando todavía están frescas en su mente, lo cual no será así si pospone la conciliación de sus libros una vez al año para la temporada de impuestos.
Cómo encontrar software de contabilidad general
La mayoría de los programas de software de contabilidad están preprogramados con un libro mayor y un plan de cuentas, incluido el software gratuito como Wave Accounting. El software de contabilidad automatiza algunos de los aspectos más tediosos de la conciliación del libro mayor, como generar automáticamente asientos de diario y agilizar la conciliación bancaria.
Sin embargo, no todos los programas de contabilidad incluyen todas las cuentas. Por ejemplo, QuickBooks Online solo incluye cuentas por cobrar y por pagar con sus planes de nivel superior.
Además, no todos los planes ofrecidos por la misma empresa de contabilidad incluyen libros mayores. Por ejemplo, a diferencia de los planes de nivel superior de FreshBooks, su plan más barato (FreshBooks Lite) no incluye contabilidad por partida doble. Si bien definitivamente puedes realizar un seguimiento de los ingresos y gastos con FreshBooks Lite, no puedes desglosar las transacciones por cuenta y no tendrás un libro mayor para conciliar.
Obtenga más información sobre cómo encontrar y elegir el mejor software GL para usted leyendo nuestra guía completa de software de contabilidad. También puede ir directo al grano consultando nuestras principales recomendaciones de software de contabilidad a continuación.
Información de planes y precios actualizada al 30/11/2023.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un libro mayor en términos simples?
Un libro mayor es un registro contable maestro utilizado por las empresas para documentar y clasificar sus transacciones financieras. Los libros mayores son un componente esencial de la contabilidad por partida doble. Los libros mayores están organizados en cuentas, o tipos de transacciones, que se enumeran en el plan de cuentas del libro mayor.
¿Qué partidas hay en el libro mayor?
Un libro mayor registra las transacciones. Junto con los montos en dólares, el GL incluye detalles de la transacción, como la fecha en que ocurrió la transacción. La mayoría de los libros mayores están organizados en cinco tipos principales de cuentas: activos, pasivos, capital contable, gastos operativos e ingresos operativos.
Lea a continuación: ¿Cuáles son los principios de contabilidad generalmente aceptados? (República Tecnológica)
