El departamento de TI interno de un proveedor de atención médica con sede en Lincolnshire se ha expandido para admitir a 15 organizaciones externas y está reinvirtiendo sus ganancias en la prestación de atención.
F4 IT se creó hace 10 años a partir del departamento de TI interno del proveedor de atención médica comunitaria Care Plus.
Durante la última década, ha aumentado de seis profesionales de TI a 14, y ahora admite más de 2000 estaciones de trabajo, 1500 dispositivos móviles y 2500 personas en el noreste de Lincolnshire.
Care Plus, que tiene alrededor de 900 empleados en total, se separó del NHS hace 10 años para convertirse en una empresa social, encargada por el NHS para brindar servicios de atención médica comunitaria, incluida la enfermería.
Su departamento interno de TI, ahora con la marca F4 IT, ha transformado el uso de TI en Care Plus a lo largo de los años y ahora está haciendo lo mismo en organizaciones del sector de la salud, así como en empresas privadas.
Helen Chalkley ha sido enfermera en Care Plus desde 2006. Cuando comenzó, la TI era básica, las enfermeras compartían algunos escritorios en la oficina y usaban hojas de trabajo en papel. “Tendrías que entrar y esperar a que una computadora documentara tu trabajo con los pacientes”, le dijo a Computer Weekly.
Hoy en día, el uso de TI es irreconocible. Cada miembro de los equipos clínicos y administrativos ahora tiene su propia computadora portátil. Las enfermeras en movimiento tienen dispositivos móviles que se conectan a las computadoras portátiles, lo que proporciona conexiones en vivo siempre activas al sistema informático clínico del NHS, conocido como SystemOne, que les permite documentar las visitas de inmediato. “Tuvimos algunos incidentes de error cuando no se hizo la documentación porque las enfermeras no tenían tiempo ni acceso”, dijo Chalkley.
Registros de pacientes
El acceso en vivo a los registros de los pacientes mientras están en sus hogares ha reducido el tiempo que se tarda desde que se ve al paciente hasta que se actualiza el registro. Esto debe hacerse en 24 horas, pero a través del sistema de TI ahora se hace casi al instante. Esto ha reducido el número de incidentes graves debido a errores y ha reducido el tiempo y el coste de los desplazamientos de las enfermeras que se desplazan entre los domicilios de los pacientes, la sede y el domicilio.
Los trabajadores de atención siempre tuvieron acceso a SystemOne, pero la forma en que se usa ha cambiado a lo largo de los años. “Ahora tiene el sistema de visitas allí, mientras que solía estar en hojas de papel”, dijo Chalkley. “Ahora lo hacemos todo electrónicamente y se puede actualizar en vivo para que podamos agregar visitas a la lista de visitas de las personas cuando sea necesario”.
La eficiencia es importante, con alrededor de 240 enfermeras de Care Plus haciendo hasta 20 visitas al día. SystemOne también brinda a las enfermeras acceso a registros electrónicos de pacientes, que es el sistema principal al que se conectan.
Según Chalkley, la organización también ha dejado de llevar registros en papel, lo que implicaba “mucha duplicación”.
Además, los equipos clínicos ahora tienen acceso a Microsoft Teams y herramientas de comunicación. Los canales de Microsoft Teams ahora permiten realizar videollamadas y chats, así como la colaboración en documentos compartidos. Care Plus utilizó mucho el software durante la pandemia, pero desde entonces se ha convertido en parte de la vida diaria.
Las habilidades de los usuarios de TI están mejorando en la comunidad de enfermeras, según Chalkley, pero hay un equipo experimentado que mantiene a la organización al día con la última tecnología.
David Whitfield, gerente de servicios al cliente de TI en F4 IT, dijo que hace 10 años, Care Plus recibía soporte de TI de un proveedor más grande como parte del NHS, pero luego decidió crear un departamento interno. Esto solo fue posible porque la organización ya no formaba parte del NHS, que tenía sus propios acuerdos de TI vigentes.
“Debido a que Care Plus se alejó del NHS para convertirse en una empresa social, le dio un poco más de autonomía en la forma en que hizo las cosas”, dijo Whitfield. “Incorporó sus propios departamentos de finanzas y recursos humanos y pensó: ‘Tenemos nuestros propios servicios internos, probablemente deberíamos tener nuestra propia TI'”.
Whitfield fue uno de los primeros miembros reclutados para este equipo. “Fue una oportunidad para construir un equipo desde cero con una infraestructura y sistemas de personal completamente nuevos”, dijo.
Comenzó con cuatro expertos construyendo los cimientos, con proyectos relacionados con la creación de una mesa de servicio y la construcción de la infraestructura de TI. Una vez que se hizo el trabajo preliminar, el equipo se amplió a unas seis personas.
Esto aumentó aún más debido a que otras organizaciones querían servicios de TI del equipo de TI de Care Plus. “Con el tiempo, debido a que teníamos la reputación de hacerlo bien, otras organizaciones que brindan atención médica local dijeron que estaban interesadas en nuestros servicios”, dijo Whitfield.
En los primeros cinco años comenzó a sumar nuevos clientes y decidió que necesitaba su propia identidad. Se convirtió en F4 IT y ahora cuenta con 14 personas que brindan apoyo a 15 organizaciones en total, con 2500 personas atendidas. Las organizaciones que reciben apoyo incluyen principalmente aquellas que operan en el cuidado de la salud, incluida una organización de salud mental y hospicios, pero también se está expandiendo al sector comercial con una empresa de transporte en sus libros.
Todas las ganancias se reinvierten en mejorar el servicio de Care Plus. “La ganancia que obtenemos se destina directamente a Care Plus, que en última instancia mejora la atención médica que se brinda a la comunidad local”.
Libertad de Elección
Cuando la organización era parte del NHS, tenía pocas opciones sobre la TI utilizada, porque el NHS lo decidía centralmente, pero una vez que se separó, tuvo sus propias decisiones que tomar.
Whitfield dijo que uno de los primeros fue elegir un producto de mesa de servicio, y hoy en el centro de la operación de TI de F4 se encuentra el software de mesa de servicio de ManageEngine. “Este es nuestro sistema central, nuestro pan y mantequilla”, dijo.
Se utiliza en toda la base de clientes de F4 IT, y Whitfield se sintió atraído por la capacidad de ManageEngine para adaptarse a los procesos del cliente y no al revés. “Es altamente personalizable y el software se puede escribir para adaptarse a cómo funciona una organización”, dijo.
El sistema ha permitido al equipo centralizar los procesos de TI internos, impulsando la eficiencia y ahorrando a los técnicos de TI hasta medio día a la semana. “También es más que una simple mesa de servicio, con un gran conjunto de productos, que incluyen capacidades de administración de parches, software de control remoto y administración de dispositivos móviles”, dijo Whitfield.
Agregó que, a pesar de su separación del NHS, el equipo tiene un principio rector que no desentona con la joya nacional: “Siempre debemos recordar que el impacto de todo lo que hacemos es con un médico y un paciente al final de cada decisión. , cambio y mejora.”
