Abrir una cuenta bancaria comercial ayudará a su empresa a mantener sus finanzas organizadas y, al mismo tiempo, agregará un toque profesional a sus operaciones comerciales. Si bien puede parecer una tarea desalentadora, en realidad es tan fácil como reunir los documentos necesarios, identificar las funciones que necesita, seleccionar un proveedor, revisar los costos y abrir la cuenta. Siga nuestra guía detallada a continuación para saber qué pasos se deben seguir para abrir correctamente una nueva cuenta bancaria comercial.
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¿Qué necesito para abrir una cuenta bancaria comercial?
Lo primero es lo primero: deberá asegurarse de tener todos los documentos realmente necesarios para abrir una cuenta bancaria comercial. Los documentos necesarios al abrir una cuenta incluyen:
- Una prueba de identidad (por ejemplo, pasaporte, licencia de conducir).
- Un número de identificación de empleador o un número de seguro social si es propietario único.
- Una licencia comercial y/o registro comercial.
- Cualquier acuerdo de asociación, si corresponde.
- Cualquier documento de la organización, como sus artículos de constitución o artículos de organización.
- Un acuerdo de operación, si corresponde.
Analicemos los requisitos anteriores con un poco más de detalle para el Paso 1.
Paso 1: Reúna los documentos necesarios
Debe estar preparado para proporcionar prueba de identidad y legitimidad comercial al abrir la cuenta. Esto incluye tener a mano su identificación personal, EIN o SSN, y cualquier licencia y acuerdo relacionado con el negocio.
- Prueba de identidad: Esté preparado para mostrar su pasaporte, identificación gubernamental o licencia de conducir a todos los firmantes de la cuenta.
- Número de Identificación Patronal o Número de Seguro Social: Un EIN ayuda a identificar su empresa por motivos fiscales. Los propietarios únicos y las LLC de un solo miembro pueden usar su SSN si no tienen un EIN. Si no está seguro de si su empresa necesita un EIN, consulte esta lista de verificación de IRS.gov y busque orientación adicional de un profesional de impuestos autorizado. Nota: También deberá proporcionar el SSN de cada propietario beneficiario de la empresa.
- Licencia comercial y/o registro comercial: Esto ayuda a demostrar que su empresa tiene la autorización legal necesaria para operar y hacer negocios.
- Acuerdo de Asociación: Para las asociaciones comerciales, un acuerdo de asociación ayuda a describir la estructura y los términos actuales de su negocio.
- Documentos de organización: Para corporaciones y LLC, esté preparado para proporcionar los artículos de constitución o artículos de organización para demostrar que su empresa está legalmente constituida.
- Acuerdo de operación: Si su empresa es una LLC, un acuerdo operativo ayuda a trazar la estructura de gestión actual y las pautas operativas de su empresa.
Paso 2: Identifique las características y términos que necesita
Siéntese y escriba una lista de todas las características y términos clave que mejor se adapten a sus necesidades bancarias. Escribir una lista de características y términos importantes le ayudará a determinar qué proveedor bancario será mejor para su startup. Las características y términos a tener en cuenta incluyen:
- Capacidades de banca en línea: La banca en línea permite un mayor acceso. Con los servicios bancarios en línea, puede ver el saldo de su cuenta, transferir fondos y pagar facturas en línea o desde su teléfono.
- Depósito de cheques móvil: El depósito móvil le permite depositar cheques usando el teléfono que tiene en su bolsillo. Esto ahorra tiempo y limita los viajes en persona al banco.
- Estructuras de tarifas: Los posibles costos adicionales, como tarifas mensuales de mantenimiento, tarifas de transacción y tarifas de cajero automático, pueden tomarlo por sorpresa. Debe verificar nuevamente la estructura de tarifas de una cuenta para comprender mejor las tarifas asociadas con su posible cuenta bancaria.
- Tasas de interés de la cuenta: Si normalmente mantiene un saldo de cuenta alto, busque cuentas bancarias que ofrezcan tasas de interés competitivas para que pueda maximizar las ganancias por intereses.
- Límites de transacción: Tenga en cuenta los costos excesivos de transacción, especialmente si espera que su empresa procese una gran cantidad de transacciones regulares.
- Disponibilidad geográfica: Si necesita depositar efectivo con frecuencia, se recomienda elegir un banco tradicional con una ubicación física cerca de su negocio, porque depositar efectivo en una plataforma bancaria en línea puede ser un proceso más complicado.
- Integraciones de software: La mayoría de los proveedores bancarios ofrecen integraciones integradas con varios software externos. Encontrar un proveedor bancario que se integre con otro software que utilice para su negocio puede ahorrarle tiempo y ayudarlo a eliminar posibles errores asociados con la creación de entradas duplicadas.
Para obtener una comprensión más profunda de los términos bancarios útiles con los que sería una buena práctica familiarizarse, consulte nuestro glosario de términos bancarios, que ayuda a explicar mejor el ecosistema tecnológico actual en la banca.
Paso 3: seleccione un proveedor bancario
Los diferentes proveedores bancarios suelen ofrecer diferentes términos y características de cuenta. Los proveedores bancarios populares para empresas emergentes incluyen Bluevine, Relay, Novo, Chase, US Bank y Bank of America.
Considere tanto los bancos tradicionales como los bancos exclusivamente en línea (o plataformas fintech respaldadas por bancos) a la hora de tomar su decisión final. Ambas opciones tienen sus propias ventajas y desventajas.
- Bancos tradicionales: Los bancos tradicionales suelen ofrecer una amplia gama de servicios bancarios. También se benefician de una amplia red de sucursales y cajeros automáticos. Sin embargo, los bancos tradicionales tienden a tener tarifas de cuenta y requisitos de saldo mínimo más estrictos.
- Bancos solo en línea: Los bancos en línea y las plataformas fintech ofrecen tasas de interés más altas y tarifas más bajas debido a sus costos operativos reducidos. Sin embargo, los bancos en línea carecen de ubicaciones físicas, lo que puede ser un inconveniente para una empresa nueva que se beneficiaría mejor de los servicios en persona.
*Chase, US Bank y Bank of America son miembros de la Corporación Federal de Seguro de Depósitos (FDIC).
**Las plataformas de tecnología financiera mencionadas anteriormente están respaldadas y aseguradas por la FDIC a través de asociaciones bancarias de apoyo, Bluevine con Coastal Community Bank, Relay con Evolve Bank & Trust y Thread Bank, y Novo con Middlesex Federal Savings.
Para profundizar en los conocimientos de la industria bancaria, visite la sección bancaria en TechRepublic.
Paso 4: Revise los costos asociados con su proveedor seleccionado
Tómese un tiempo para analizar los costos mensuales asociados con el proveedor bancario que elija. Asegúrese de que estos costos se alineen con el plan financiero de su startup. Los costos típicos de los proveedores a tener en cuenta incluyen:
- Cuotas de mantenimiento mensuales: Una tarifa que cubre el mantenimiento mensual de la cuenta.
- Tarifas de transacción: Tarifas adicionales para depósitos, retiros y transferencias.
- Tarifas de depósito en efectivo: Una tarifa asociada con el depósito de efectivo en su cuenta.
- Tarifas de cajero automático: Tarifas asociadas con retiros en cajeros automáticos.
- Otros cargos: Cargos adicionales como cargos por sobregiro, cargos por transferencias bancarias y cargos adicionales por servicios complementarios como giros postales o cheques de caja.
Paso 5: abre tu cuenta
Una vez que haya seleccionado un proveedor bancario y haya reunido los documentos requeridos del Paso 1, finalmente es hora de seguir adelante con la apertura de su cuenta bancaria comercial. Dependiendo del proveedor bancario que hayas seleccionado, este paso se realizará en línea o en persona en una sucursal.
Esté preparado para proporcionar todos los documentos requeridos y responder cualquier pregunta adicional que el representante de cuentas pueda tener para usted. Además, asegúrese de que todos los empleados clave a los que desea otorgar acceso a la cuenta bancaria estén presentes en el momento de la apertura de la cuenta. Esos empleados deberán traer su propia prueba de identidad para el proceso.
Paso 6: depositar fondos
Una vez que la cuenta esté abierta, querrás depositar fondos en tu nueva cuenta bancaria comercial para activarla correctamente. Puede depositar efectivo, cheques o una transferencia electrónica de fondos en la nueva cuenta bancaria. Un consejo profesional es asegurarse de tener suficientes fondos depositados en su cuenta al momento de la apertura para cubrir cualquier gasto comercial futuro que pueda anticipar.
Ventajas de tener una cuenta bancaria empresarial
Hay varias ventajas clave que la apertura de una cuenta bancaria comercial le ofrecerá a su startup:
- Tus finanzas personales y empresariales permanecen separadas: Una cuenta bancaria para su empresa mantiene separadas sus finanzas personales y comerciales. Esto ayuda a garantizar registros financieros claros cuando llegue la temporada de impuestos.
- Obtienes más credibilidad empresarial: Una cuenta bancaria comercial agrega credibilidad adicional a su negocio. Esto facilita el trato con clientes, acreedores y proveedores potenciales.
- El seguimiento de los gastos e ingresos comerciales es más fácil: Tener una cuenta comercial dedicada simplifica el seguimiento de sus gastos e ingresos mensuales. Esto facilita mucho la gestión financiera de su negocio. Repase los entresijos de la conciliación bancaria para obtener una comprensión más profunda del seguimiento adecuado de las transacciones comerciales.
- Obtienes acceso a servicios adicionales y opciones de crédito: Las cuentas bancarias comerciales también brindan acceso a servicios bancarios adicionales, como tarjetas de crédito comerciales y líneas de crédito. Incluso tendrás acceso a servicios comerciales.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Necesita una LLC su propia cuenta bancaria?
Sí, una LLC debería tener su propia cuenta bancaria. Tener una cuenta bancaria separada ayuda a mantener independientes sus finanzas personales y comerciales. Esto ayuda a mantener una distinción legal y financiera entre usted y la empresa.
¿Cuáles son las desventajas de una cuenta bancaria comercial?
Algunas desventajas incluyen el pago potencial de algunas tarifas mensuales por el mantenimiento de la cuenta, tener límites de transacciones y la necesidad de mantener requisitos de saldo mínimo.
¿Puedo abrir una cuenta bancaria comercial con solo un EIN?
Sí, puedes abrir una cuenta bancaria comercial con solo un EIN, pero aún necesitarás los demás documentos mencionados anteriormente. Los requisitos para abrir una cuenta variarán según el banco, por lo que es mejor consultar con el proveedor específico que elija para sus necesidades comerciales.
Este artículo fue revisado por nuestra experta en banca Tricia Jones.
