En este tutorial, le mostraré cómo crear citas de Outlook a partir de algunos registros de Excel. Al guardar los datos de origen en el formato delimitado por comas y luego asignar esos datos a los campos de Outlook, puede importar la mayoría de los datos al elemento apropiado de Outlook con poco esfuerzo. Si necesita mover datos de Excel a Outlook con regularidad, debería considerar ahorrar tiempo automatizando el proceso.
Estoy usando Microsoft 365 Desktop en un sistema Windows 10 de 64 bits para este tutorial. Puede trabajar con sus propios datos de Excel o descargar el archivo .xlsx de demostración sencilla. Tenga en cuenta que Outlook.com no admite esta técnica.
VER: El paquete completo de clases magistrales de Microsoft Office (Academia TechRepublic)
El panorama
Este artículo tiene un objetivo específico: importar datos de Excel a una cita de Outlook. Usando datos .csv y el asistente de Outlook, puede importar muchos datos diferentes en diferentes elementos de Outlook. Para obtener una lista de los nombres de campos de citas de Outlook más utilizados, consulte la siguiente tabla. Esto será particularmente útil para los usuarios avanzados de productos de Microsoft Office.
Esta mesa es no Es completo en cualquier sentido, pero es un punto de partida útil para los usuarios que desean mover datos de Excel a Outlook. Outlook almacena valores con un tipo de datos Sí/No como -1 y 0, respectivamente.
Nombres de campos de citas de Outlook más utilizados
| Evento de todo el día | Sí No. Si se establece en Sí, el campo Duración se establece en 24 horas (1440 minutos). |
| Adjunto | Sí No. |
| Creado | Fecha y hora. Fecha y hora en que se crea el elemento del calendario. |
| Duración | Duración almacenada en minutos. 24 horas (1440 minutos) si el campo Evento de todo el día está configurado en Sí. De lo contrario, la diferencia entre los valores de los campos Fin e Inicio. Guardado como minutos. |
| Fin | Fecha y hora. Fecha y hora de finalización de un elemento del calendario. |
| Modificado | Fecha y hora. La última vez que se modificó el elemento del calendario. |
| Notas | Texto. Valor del cuadro de texto de la cita. |
| Leer | Sí No. Especifica si el elemento del calendario está marcado como leído. |
| Reaparición | Se aplican las siguientes configuraciones: 0 Ninguno, 1 Diario, 2 Semanal, 3 Mensual, 4 Anual |
| Patrón de recurrencia, patrón recurrente | Texto. Combinación de los valores de los campos Periodicidad, Inicio y Fin. |
| Fin del rango de recurrencia | Fecha y hora. Última fecha y hora de un elemento recurrente del calendario. |
| Inicio del rango de recurrencia | Fecha y hora. Primera fecha y hora de un elemento recurrente del calendario. |
| Periódico | Sí No. Especifica si el elemento del calendario se repite. |
| Recordar de antemano | Número. Minutos antes se ejecuta el recordatorio previo a una reunión o cita. |
| Recordatorio | Sí No. Si la hora de inicio de la reunión o cita ya pasó, no se puede configurar el campo Recordatorio. |
| Archivo de sonido de recordatorio | Texto. Ruta del archivo de sonido que se reproducirá como recordatorio. |
| Texto. Ruta del archivo de sonido que se reproducirá como recordatorio. | Se aplican las siguientes configuraciones: 0 Libre, 1 Provisional, 2 Ocupado, 3 Fuera de la oficina |
| Comenzar | Fecha y hora. Hora de inicio de un elemento del calendario. |
Preparando los datos de Excel
En versiones anteriores de Outlook, puede importar directamente desde un archivo de libro de Excel, pero ese ya no es el caso en las versiones más recientes. Antes de poder importar datos de Excel a Outlook usando Microsoft 365, debe guardar esos datos en formato separado por comas (delimitado), o .csv.
VER: Cómo importar rápidamente un archivo .txt o .csv a Microsoft Excel (TechRepublic)
Para ilustrar este proceso, usaremos el conjunto de datos simple que se muestra en Figura A. Verá que hay texto significativo para identificar la cita, los valores de fecha y hora de la cita. Las fechas y horas pueden ser cadenas o valores de fecha/hora porque Outlook es muy flexible.
El archivo .xlsx de demostración contiene solo una hoja porque eso es todo lo que admite la función .csv. Excel no le permitirá guardar un libro de varias hojas en formato .csv. Si lo intenta, Excel mostrará un mensaje de error.
La hoja de demostración utiliza un objeto Tabla para organizar los datos, pero también puede utilizar un rango de datos normal. Aunque los registros están ordenados por fecha, Outlook no requiere un conjunto de datos ordenados para que esta técnica funcione.
Ahora, guardemos esta hoja en formato .csv de la siguiente manera:
- Haga clic en el Archivo pestaña y elija Guardar como en el panel izquierdo.
- Cambie el nombre del archivo, si es necesario, pero Excel no escribirá sobre el archivo de su libro de Excel; en su lugar, creará un nuevo archivo .csv.
- En el menú desplegable Tipo de archivo, elija el CSV (delimitado por comas) (*.csv) opción (Figura B). La tarea de importación fallará si el archivo .csv está abierto. Utilizar el UTF-8 versión si está importando caracteres especiales.
- Hacer clic Ahorrar. Puede ignorar el posible error de pérdida de datos si se muestra. Asegúrese de anotar la ubicación del archivo si existe la posibilidad de que no recuerde dónde está.
- Cierra el archivo .csv que acabas de crear. Outlook no importará los datos si el archivo fuente .csv está abierto.
Con los datos de Excel en un archivo .csv, puede pasar a importar esos datos a Outlook.
Importar los datos a un calendario de Outlook
Ahora es el momento de abrir Outlook y prepararse para importar los registros en el archivo .csv. Los importará a un calendario de Outlook mediante un asistente. Durante este proceso, asignará los valores de Excel a los campos de citas de Outlook.
Por mapa me refiero a conectar un campo de Excel con un campo de Outlook. Le estás diciendo a Outlook dónde almacenar los valores de Excel dentro de Outlook. Un campo de Outlook es similar a una celda de Excel, pero es mucho más complicado. Tiene un nombre, un tipo de datos y otras características identificativas. Outlook incluso admite campos definidos por el usuario.
Para iniciar el asistente, abra Outlook si es necesario y luego haga clic en la pestaña Archivo, elija Abrir y exportar en el panel izquierdo y luego haga clic en Importación y exportación de la sección Abrir que se muestra en Figura C.
Ahora, ejecute el asistente de la siguiente manera:
- En el primer panel del asistente, elija Importar desde otro programa o archivo (si es necesario) y haga clic en Siguiente.
- Elija Valores separados por comas y haga clic en Siguiente.
- Haga clic en el botón Examinar y recorra la estructura de carpetas para seleccionar el archivo .csv que creó anteriormente. Figura D muestra el archivo de demostración.
- Hacer clic DE ACUERDO después de seleccionar ese archivo, el asistente regresa al mismo panel, que también le permite determinar cómo Outlook maneja los duplicados en el archivo .csv. No habrá ninguno en nuestro ejemplo, pero cuando aplique esto a su propio trabajo, querrá elegir adecuadamente. Por ahora, acepte la opción predeterminada, Permitir que se creen duplicados y haga clic en Siguiente.
- Seleccionar calendario (Figura E) y haga clic en Siguiente. Si tiene más de un calendario, asegúrese de seleccionar el correcto.
- El siguiente paso tiene algunos errores, así que preste mucha atención. El asistente mostrará el archivo a importar. No es obvio, pero el cuadrado a la izquierda del nombre del archivo es una casilla de verificación. Debe hacer clic en él para mostrar la marca de verificación. Si no ve esta marca (Figura F), el asistente no continuará. Una vez que haga clic correctamente, el asistente podría abrir el cuadro de diálogo de asignación automáticamente. Si eso sucede, no necesita hacer clic en Asignar campos personalizados como se describe en el siguiente paso.
- Haga clic donde dice Mapear campos personalizados. Es posible que este paso no sea necesario, dependiendo del resultado que haya obtenido durante el paso seis.
- En este punto, debe hacer coincidir los valores de Excel con un campo de cita de Outlook. Mencionamos anteriormente que este proceso se llama mapeo. El panel izquierdo enumera los campos de Excel, mientras que el panel derecho enumera los campos del calendario. Como puedes ver en Figura G, Outlook asigna tres de los campos correctamente: Fecha de inicio, Hora de inicio y Hora de finalización. Esto se debe a que los nombres de los campos de Excel son los mismos que los nombres de los campos de Outlook.
- No existe un equivalente al campo Tarea, por lo que debe asignar este campo manualmente. Para asignar el campo Tarea, simplemente arrástrelo desde el panel izquierdo al panel derecho (Figura H) y asígnelo al campo Asunto de Outlook. Es posible que deba repetir este paso para cualquier otro campo que no se haya asignado automáticamente.
- Cuando haya asignado todos los campos, haga clic en Aceptar y luego en Finalizar para activar la importación. Figura I muestra las citas recién creadas.
Hay dos cosas que vale la pena señalar en este punto. Primero, ¿notaste el personaje fantasma en Tarea en el cuadro de diálogo de mapeo? Si ve algo como esto, casi siempre estará en el primer campo. Es un código de formato que Excel no pudo eliminar al convertir a .csv. Puedes ignorarlo. Si tiene problemas para importar después del mapeo, intente abrir el archivo .csv y volver a ingresar los nombres de los campos.
En segundo lugar, si importa los mismos registros de Excel, Outlook duplicará la cita. Si cambia la opción de duplicación que se muestra en el paso cuatro a No importar elementos duplicados, no lo hará.
VER: Microsoft Excel de principiante a avanzado: curso intensivo (Academia TechRepublic)
¿Puedes vincular un calendario de Outlook a Excel?
Desafortunadamente, no existe un proceso nativo para crear un vínculo dinámico entre Excel y Outlook. A medida que actualiza el archivo de Excel, debe repetir el proceso descrito en este artículo. Sin embargo, si esto sucede con suficiente frecuencia, puede usar Microsoft Power Automate para crear un flujo que automatice el proceso.
Para obtener más información sobre Power Automate, puede leer los siguientes artículos:
Preguntas frecuentes
¿Puedo sincronizar Excel con un calendario?
Sí, puede sincronizar Excel con un calendario guardando sus datos de Excel en formato .csv y luego importándolos a su aplicación de calendario.
¿Cómo se convierten los datos de Excel en un calendario?
Para convertir datos de Excel en un calendario, puede crear una tabla en Excel con columnas para Fecha, Hora, Evento, Ubicación, etc. Luego, guarde los datos como un archivo .csv. A continuación, importe el archivo .csv a su aplicación de calendario preferida siguiendo las instrucciones específicas proporcionadas por la aplicación. Es posible que deba asignar las columnas del archivo .csv a los campos correspondientes en la aplicación de calendario para que el proceso de importación sea fluido.
¿Cómo importo entradas del calendario a Outlook?
Por lo general, puedes importar entradas del calendario a Outlook abriendo Outlook y seleccionando “Archivo” > “Abrir y exportar” > “Importar/Exportar”. Desde allí, elija “Importar desde otro programa o archivo” y seleccione el archivo .csv que contiene las entradas del calendario. Siga las indicaciones para completar el proceso de importación, asegurándose de asignar los campos de datos correctamente para una transferencia de entrada precisa.
