La contabilidad de caja y la contabilidad de acumulación difieren en la forma en que rastrean los ingresos y gastos, así como en los tipos de negocios para los que tienden a funcionar mejor. Las pequeñas empresas pueden preferir la contabilidad de caja porque es fácil de implementar y mantener. Pero las empresas más grandes o más complicadas necesitan el panorama financiero más holístico que se puede obtener de la contabilidad en valores devengados.
Con contabilidad de efectivo y devengado, el software de contabilidad como QuickBooks Online puede automatizar los flujos de trabajo y minimizar los errores. Pero si administra la contabilidad manualmente, puede resultar difícil saber cómo utilizar estos métodos para administrar sus finanzas, así que entremos en ello.
¿Qué es la contabilidad de caja?
La base de efectivo es una forma bastante sencilla de realizar un seguimiento de los ingresos y gastos de su empresa. Con la contabilidad de efectivo, registrará los ingresos y gastos cuando realmente reciba o emita pagos. No realiza un seguimiento ni registra los ingresos que aún no ha recibido ni los costos que aún no ha pagado.
¿Cómo funciona la contabilidad de caja?
Con la contabilidad de efectivo, si su empresa prestó un servicio pero aún está esperando el pago, esos ingresos aún no están representados en sus registros. Si emite una factura en julio con una fecha de vencimiento en agosto, no registrará los ingresos de esa factura hasta que reciba el pago real en agosto.
De manera similar, si ha incurrido en un gasto pero aún no lo ha pagado, la contabilidad de efectivo dicta que no registre el gasto hasta que haya emitido su pago y el dinero haya salido de su cuenta.
¿Por qué una empresa utilizaría la contabilidad de caja?
Algunas empresas utilizan la contabilidad de caja porque es relativamente fácil de implementar. Debido a que no es necesario realizar un seguimiento de muchos gastos en curso o flujos de ingresos, la contabilidad de efectivo es una forma sencilla de realizar un seguimiento de sus finanzas y flujo de efectivo.
Pero tenga en cuenta que la contabilidad de caja será menos precisa que otros tipos de contabilidad, incluida la contabilidad de acumulación (o devengo).
¿Qué es la contabilidad en base devengada?
La contabilidad de acumulación representa una visión más holística de las finanzas de su empresa que la que obtendría con la contabilidad de caja. Contabiliza los ingresos y gastos tan pronto como se incurren.
¿Cómo funciona la contabilidad de base devengada?
Con la contabilidad en valores devengados, registrará los ingresos por ventas y los pagos de gastos en el momento en que ocurren, independientemente de si el dinero ha cambiado de manos o no. Si compró un montón de inventario mañana, registrará ese gasto tan pronto como se realice el pedido, incluso si aún no ha pagado la factura.
De manera similar, si realiza un servicio por el que se le debe dinero, registrará los ingresos de ese servicio tan pronto como se complete, en lugar de esperar hasta que le paguen.
¿Por qué una empresa utilizaría la contabilidad en valores devengados?
Debido a que la contabilidad en valores devengados tiene en cuenta todos los gastos y todos los ingresos tan pronto como ocurre cada incidente, brinda una imagen más precisa de la salud financiera de su empresa que los sistemas de contabilidad basados en efectivo. La base de acumulación le dirá no solo cuánto dinero ha contabilizado actualmente, sino también cómo serán sus finanzas después de que se liquiden los pagos y costos pendientes.
Pero si bien la precisión es una buena razón para optar por la contabilidad en valores devengados, también es más complicada de implementar que un sistema de contabilidad basado en efectivo. La contabilidad de acumulación debe cumplir con los GAAP (Principios de contabilidad generalmente aceptados) y su seguimiento puede resultar complicado.
¿Cuál es la diferencia entre contabilidad de efectivo y devengado?
Las principales diferencias entre la contabilidad de efectivo y la contabilidad de devengo incluyen:
- Momento del seguimiento de gastos.
- Cumplimiento del principio de correspondencia.
- Dificultad de implementación.
- Cumplimiento de los GAAP.
Mientras que la contabilidad en valores devengados rastrea los gastos tan pronto como ocurren, la contabilidad en efectivo retrasa su registro hasta que el dinero realmente ha cambiado de manos. Eso hace que la contabilidad en valores devengados sea más complicada de mantener, ya que hay que realizar un seguimiento de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar para asegurarse de que sus registros coincidan con su actividad de pago.
Si bien la contabilidad de caja es más fácil de implementar y mantener, la contabilidad de acumulación le brinda una imagen más precisa de las finanzas generales de su negocio. Debido a que la contabilidad de acumulación incluye tanto los pagos como los costos en los que ha incurrido ahora y en el futuro, puede tener una mejor idea del flujo de caja.
La base de efectivo tampoco sigue el principio de correspondencia, que es el concepto de hacer coincidir los ingresos con los gastos relacionados durante el período en que se incurrieron. Hacer coincidir los gastos con el momento en que ocurrieron le permite calcular los ingresos netos para un período de tiempo determinado.
Ejemplos de contabilidad de efectivo versus devengado
Echemos un vistazo a cómo se compara la contabilidad de caja con la contabilidad de acumulación (o devengo) con un ejemplo simple:
Si su empresa brinda servicios en diciembre, factura al cliente en enero y recibe el pago en febrero, entonces el tiempo entre el momento en que se prestó un servicio y el momento en que realmente se le pagó abarca el transcurso de tres meses.
Si utiliza contabilidad en efectivo En este escenario, entonces no registraría los ingresos de sus servicios hasta febrero, cuando el pago realmente se recibe y ingresa a su cuenta.
Si utiliza el devengo En este ejemplo, registraría los ingresos del servicio en diciembre, cuando se prestó el servicio. Eso le brinda una imagen financiera más precisa de dónde se encuentra financieramente su empresa porque sabe que se le debe una cierta cantidad de ingresos, aunque en realidad no recibirá el dinero hasta dentro de un par de meses.
Cuál elegir: contabilidad de caja o contabilidad de devengo
El sistema de contabilidad que elija dependerá del tamaño de su empresa y de la precisión que desee que tengan sus registros financieros.
Recomendamos la contabilidad de efectivo para:
- Pequeñas empresas o autónomos.
- Empresas con cuentas por cobrar y por pagar mínimas.
- Empresas sin inventario.
- Estafadores secundarios.
Recomendamos contabilizar en base devengado:
- Grandes empresas o corporaciones con cuentas por cobrar complejas.
- Empresas que llevan inventario.
- Empresas con altos costos iniciales o pagos anticipados sustanciales.
- Empresas en industrias altamente reguladas.
- Negocios que requieren auditorías o informes externos.
Por supuesto, el mejor método para su negocio depende de usted y es posible que deba probar ambos para ver cuál se adapta mejor a sus operaciones.
Sin embargo, también puede aliviar su carga contable obteniendo un software de contabilidad gratuito para una gestión más sencilla, independientemente del método que elija.
