Cómo utilizar el formato condicional para hacer que los valores más grandes sean más legibles en Excel

Informar muchos valores grandes en Excel probablemente sea algo bueno, pero si desea que sean legibles, pruebe esta sencilla técnica.

El artículo Utilice un formato personalizado en Excel para mostrar millones más fáciles de leer utiliza un formato personalizado para hacer que los valores grandes sean más legibles. Por ejemplo, 1.200.000 se muestra como 1,2 M; el formato también se redondea en Excel. Si un valor es inferior a un millón, el formato personalizado de Excel todavía muestra el valor con la M de millón, pero cae en un punto decimal. Por ejemplo, 669227 se muestra como .67 M. Siendo realistas, .67 M no es mucho más legible que 669227. De hecho, .67 M podría malinterpretarse fácilmente. Es por eso que en este artículo le mostraré dos reglas de formato condicional de Excel que acortan valores grandes: una para millones y otra para miles.

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Estoy usando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puedes usar una versión anterior de Excel. Le recomiendo que posponga la actualización a Windows 11 hasta que se resuelvan todos los problemas. Para su comodidad, puede descargar los archivos .xlsx y .xls de Excel de demostración. Excel para la web mostrará correctamente el formato condicional existente, pero aún no admite formatos de valores personalizados.

Formato de millones personalizado de Excel

Primero, examinemos el formato de millones utilizado en el artículo vinculado anteriormente.

$#.##,,” M”;

Cada código de formato tiene cuatro secciones, separadas por punto y coma (;). El formato personalizado anterior utiliza sólo la primera sección, que especifica el formato para valores positivos. Para ser completo, a continuación se ofrece una explicación de las cuatro secciones, aunque usaremos solo la primera sección:

• La primera sección se aplica a valores positivos.
• La segunda sección se aplica a los valores negativos.
• La tercera sección se aplica a 0.
• La cuarta sección se aplica al texto.

Ahora analicemos el formato personalizado que usaremos para valores mayores o iguales a un millón. Este formato muestra el símbolo del dólar, $ a la izquierda. A continuación, #.##, maneja los dígitos reales. Primero, las dos comas representan el separador de miles y, omite valores en los lugares de mil y cien. Por ejemplo, 1780379 se muestra como $1,78 millones. El decimal es necesario para la conversión; 1,78 millones es no lo mismo que 178 M.

Para agregar este formato personalizado a su libro de Excel, haga lo siguiente:

1. En la pestaña Inicio, haga clic en el iniciador de diálogo para el grupo Valor.
2. Haga clic en la pestaña Valor si es necesario.
3. En la lista Categoría, seleccione Personalizado.
4. En el control Tipo a la derecha, ingrese el formato personalizado. $#.##,,” M”; (Figura A).

Figura A

5. Haga clic en Aceptar.

Figura B muestra el formato personalizado aplicado.

Figura B

Como puede ver en la barra de fórmulas, este formato no cambia el valor subyacente, solo la forma en que Excel lo muestra. Puede que no le guste la forma en que este formato muestra valores inferiores a un millón. No son tan legibles como le gustaría; de hecho, podrían malinterpretarse. Por eso necesitas un formato de miles personalizado.

Formato de miles personalizado de Excel

En este punto, es posible que desee intentar escribir el formato de miles personalizado usted mismo. Si se te ocurrió

$###,”K”;

¡Estás en lo correcto! Lo importante para los avisos es el componente ###. Esto representa los tres dígitos posibles en la posición de los millares y omite los dígitos en la posición de las centenas. Además, se sabe universalmente que K representa miles, por lo que lo usaremos en lugar de T. Siguiendo las instrucciones anteriores, agregue este formato personalizado. Con ambos formatos personalizados agregados, es hora de crear las reglas de formato condicional para aplicarlos.

Cómo crear reglas de formato condicional en Excel

Una vez que existan los formatos de valores personalizados, puede aplicarlos utilizando reglas de formato condicional. En este momento, el formato está configurado en General. Primero, seleccione el conjunto de datos que se muestra en Figura C.

Figura C

Para crear una regla de formato condicional de Excel que maneje valores mayores o iguales a un millón, haga lo siguiente:

1. Seleccione el conjunto de datos (B3:E8).
2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos.
3. Elija Nueva regla en la lista desplegable.
4. En el cuadro de diálogo resultante, elija Dar formato solo a las celdas que contienen en el panel superior.
5. En el panel inferior, elija Mayor que o Igual a en el segundo menú desplegable. El primer menú desplegable es Celdas, y eso es lo que necesitamos.
6. En el tercer control, ingrese 1000000.
7. Haga clic en Formato.
8. Haga clic en la pestaña Número.
9. En la lista Categoría, elija Personalizado.
10. A la derecha, seleccione el formato personalizado, $#.##,,” M”; (Figura D) y haga clic en Aceptar.

Figura D

11. Figura C muestra tanto la regla como el formato. Haga clic en Aceptar para aplicarlo. Como puedes ver en Figura Esolo se formatean los valores mayores o iguales a un millón.

Figura E

Ahora, repita las instrucciones para agregar una regla para el formato personalizado.

$###,”K”;

usando Figura F como guía para los pasos 6 y 10.

Figura F

Figura G muestra los resultados. Ambos formatos personalizados se encargan de todos los valores. Si su conjunto de datos contiene valores de billones o menos de mil, cree nuevos formatos personalizados para esas posiciones y aplíquelos usando formato condicional. Excel puede manejarlos todos.

Figura G