Puede ser sofisticado con otras partes del documento, pero el encabezado del fax sólo necesita tres cosas:
- Fecha y hora.
- Nombre del remitente.
- Número de fax del remitente.
A continuación, cubriremos todo lo que necesita saber sobre encabezados de fax, formato y portadas de fax. Lo que sea que envíe por fax probablemente sea importante; le ayudaré a conseguirlo.
Las tres partes esenciales del encabezado de un fax
Los encabezados de fax incluyen información vital necesaria para identificar al remitente y garantizar que el documento se entregue correctamente a su destino. Sin un encabezado adecuado, los faxes pueden perderse y retrasarse, lo que puede resultar increíblemente frustrante e inconveniente para todas las partes involucradas.
Un encabezado de fax no es lo mismo que una portada de fax, que puede contener mucha más información, como logotipos de empresas o notas. En realidad, sólo hay tres partes esenciales del encabezado de un fax, y si está utilizando un servicio de fax en línea, debería ser bastante sencillo actualizar esta información.
1. Fecha y hora
La fecha y la hora en el encabezado del fax marcan el momento en que comienza la transmisión. Esto permite al receptor determinar hace cuánto tiempo se envió el fax y cuándo debería haberse recibido.
En situaciones en las que haya retrasos o errores, la fecha y la hora mostrarán exactamente cuándo se envió el fax. Esto lo protege en una situación en la que el receptor pierde un fax importante: recibirá una confirmación de su máquina con la fecha y hora indicadas.
Se trata de algo más que cubrir sus bases a nivel informal: la marca de tiempo en el encabezado del fax también puede servir como evidencia en caso de responsabilidad legal o financiera.
La mayoría de las máquinas de fax y los servicios de fax en línea incluyen la fecha y hora en que se envió cada página de un fax, por lo que si envía un fax con varias páginas, es posible que aparezcan con horas ligeramente diferentes.
Una última cosa: asegúrese de que su máquina de fax esté configurada en la zona horaria correcta para evitar confusiones.
2. Nombre del remitente
Asegúrese de que el encabezado de su fax incluya su nombre completo y/o el nombre de su empresa para que el destinatario sepa quién le envió el documento. Un servidor de fax en una oficina o agencia gubernamental ocupada puede recibir cientos de faxes por día, por lo que esto es importante.
Al incluir esta información en el encabezado, ayuda al destinatario que espera una transmisión suya o de su empresa. Si utilizan el fax en la nube, el mensaje podría enrutarse directamente a la bandeja de entrada del correo electrónico del destinatario.
Esto también es importante desde un punto de vista legal, en caso de que haya algún problema con la transmisión del fax.
3. Número de fax del remitente
El encabezado de un fax debe incluir el número de fax del remitente para identificar quién lo envió y verificar su autenticidad. Hacer esto facilita si el destinatario necesita enviarle un fax.
Si envía un fax desde una oficina con varias líneas, incluya el número de extensión para que el receptor sepa qué línea usar.
¿Puede incluir más información en el encabezado de un fax?
Si bien la fecha, la hora, el nombre y el número son los únicos elementos esenciales, puede haber situaciones en las que desees incluir elementos adicionales en tu encabezado.
Cuando envíes un fax profesional, también debes incluir una portada con toda la información pertinente. Mantenga la información adicional que desee incluir en la portada y solo agregue lo que crea que es absolutamente necesario en el encabezado. Más sobre eso a continuación.
Dicho esto, aquí hay algunos elementos que puedes elegir incluir en tu encabezado:
- Número de páginas: Si envía un fax de varias páginas, incluir el número total de páginas puede ayudar al destinatario a realizar un seguimiento de cuántas páginas debe recibir y también puede ayudarlo a mantener las páginas en orden.
- Descripción: Algunas palabras o frases que identifiquen el tipo de documento, como “Contrato de arrendamiento”.
Nuevamente, la mayoría de los faxes no incluyen estos elementos en el encabezado. Incluye sólo lo que creas que es absolutamente necesario en el encabezado y deja el resto para la portada del fax.
Encabezado de fax frente a portada de fax
Un encabezado de fax y una portada de fax son dos elementos distintos de un fax.
El encabezado del fax se encuentra en la parte superior de cada página y generalmente incluye información muy básica: fecha y hora de la transmisión del fax, nombre del remitente y número de fax del remitente.
La portada del fax es un archivo adjunto a un fax. A veces se le solicita que envíe una portada con un fax, pero también puede incluir una como cortesía. Como documento independiente, una portada le brinda más espacio para incluir información como:
- Nivel de urgencia de los documentos.
- Declaraciones de confidencialidad o privacidad.
- El asunto y alcance del fax.
- Un mensaje rápido sobre el fax.
- Logotipo e información de su empresa.
- Información de contacto adicional.
- Nombre del destinatario y número de fax.
Otra diferencia notable entre una portada y un encabezado de fax es que la primera solo se incluirá una vez, mientras que el segundo se repite en cada página. La razón de esto es simple: el encabezado incluye información muy básica destinada a ayudarlo a usted y a su destinatario a rastrear sus páginas de fax. El encabezado del fax unifica todos los elementos de un conjunto de documentos enviados por fax de modo que todas las hojas del fax se vinculan automáticamente entre sí.
La portada del fax actúa como una introducción al conjunto de documentos enviados por fax, que puede incluir información útil para el destinatario. Si eso es lo que está buscando, no dude en utilizar estas plantillas de portadas de fax para comenzar.
Reflexiones finales sobre los encabezados de fax
Los encabezados de fax pueden pasarse por alto fácilmente, pero son una forma sencilla de agregar claridad y profesionalismo a sus faxes. Esto es especialmente importante cuando se trata de transmitir información confidencial.
Si bien los medios de comunicación más modernos, como el correo electrónico, los mensajes de texto y los servicios telefónicos VoIP, pueden ser más rápidos, muchas instituciones importantes todavía utilizan el fax. Las soluciones de fax seguro cumplen con HIPAA, lo que significa que cumplen con estrictos estándares de privacidad y seguridad. También están diseñados para manejar grandes volúmenes, lo que facilita etiquetar, almacenar y recuperar faxes.
Aún así, los faxes se pierden y se pierden. Si está intentando enviar un fax a una organización grande, incluya la información relevante en el encabezado del fax. Tomarse el tiempo para formatear correctamente sus faxes garantiza que lleguen al destinatario previsto sin problemas ni confusión.
