¿Qué es un tablero Kanban? Una guía completa

Si alguna vez ha tenido problemas con la gestión de tareas o proyectos porque no podía monitorear el progreso de manera efectiva, no está solo. Para los gerentes de proyectos que requieren un sistema de seguimiento visual, un tablero kanban puede ser útil.

Kanban es un tablero visual físico o digital diseñado para ayudar a los equipos a gestionar el trabajo y optimizar el flujo de tareas en un proceso. El objetivo es mejorar la eficiencia viendo dónde se encuentran actualmente las tareas en proceso y limitando el trabajo en progreso (WIP).

Ya sea que trabaje en gestión de proyectos, desarrollo de software o creación de contenido, un tablero kanban puede ayudarlo a mejorar la transparencia y la eficiencia de sus tareas.

En esta guía completa, explicaré todo lo que necesita saber sobre los tableros kanban, incluido su historial, tipos, mejores prácticas y cómo comenzar.

Historia del tablero kanban

Kanban (看板) es un término japonés que significa “letrero”, “señal visual” o “tarjeta”. Sus orígenes se remontan al Sistema de Producción Toyota de la década de 1940, donde se desarrolló para mejorar la eficiencia de fabricación mediante la creación de un sistema de inventario “justo a tiempo”.

Desde entonces, kanban ha evolucionado más allá de la fabricación hacia diversas industrias, incluido el desarrollo de software, la gestión de proyectos y la productividad personal.

Tipos de tableros kanban

Existen principalmente dos tipos de tableros kanban: físicos y digitales. Ambos tienen el mismo propósito pero difieren en cómo se configuran y utilizan.

Tableros kanban físicos

Un tablero kanban físico es una herramienta sencilla hecha de una pizarra o un tablero de corcho con notas adhesivas o fichas. Cada tarjeta representa una tarea y diferentes columnas representan etapas de trabajo. Los equipos pueden mover tarjetas por el tablero a medida que avanzan las tareas.

Los tableros físicos son simples y efectivos para equipos pequeños o proyectos donde es posible la interacción cara a cara.

Tableros kanban digitales

La forma más común de tablero kanban en la actualidad se gestiona a través de plataformas digitales. Los tableros kanban digitales son soluciones basadas en software a las que los equipos pueden acceder de forma remota independientemente de su ubicación.

Los tableros digitales son útiles para equipos remotos o personas que desean gestionar tareas sobre la marcha. Estas herramientas ofrecen funciones como seguimiento, plazos, notificaciones e integraciones con otro software.

Ejemplos populares de herramientas kanban digitales incluyen Wrike, monday.com y Miro.

Ejemplos de tableros kanban

Un tablero kanban básico está estructurado principalmente en tres columnas: Tareas pendientes, En curso y Listo. Sin embargo, puede modificar el diseño según su proyecto y tareas. A continuación se muestran algunos escenarios comunes en los que se utilizan tableros kanban:

Tablero kanban sencillo

Esta plantilla de tablero muestra un tablero con tres columnas que describen las tareas para cada etapa. La columna Backlog contiene un conjunto de todas las tareas que deben realizarse en algún momento. Es donde se capturan las ideas y las tareas futuras, pero aún no se priorizan. Una vez que un miembro del equipo asume una tarea, pasa al Trabajo en progreso. Esta etapa facilita ver en qué se está trabajando activamente.

Todas las tareas completadas se mueven a la columna Listo. Ayuda a realizar un seguimiento de lo que se ha logrado y mantiene alta la moral.

Consejo de gestión de pedidos pendientes

Este estilo de tablero kanban es útil para gestionar una lista de solicitudes, errores o mejoras de funciones, especialmente en el desarrollo de software.

En el ejemplo que se proporciona a continuación, las tareas se mueven a través de las siguientes columnas:

1. Nuevos informes de errores: Errores reportados por usuarios externos.
2. Informes de errores internos: Problemas encontrados por el equipo.
3. Depuración: Actualmente en reparación.
4. Pruebas: Controles de garantía de calidad.
5. Lanzamiento: Etapa de lanzamiento.
6. Resuelto: Tareas completadas.

Una configuración como esta garantiza un flujo de trabajo claro desde la identificación hasta la resolución.

VER: Consulte esta guía completa para la gestión de proyectos de desarrollo de software.

tablero de canalización de ventas

​​Un tablero de canal de ventas ayuda a los equipos de ventas a visualizar y gestionar clientes potenciales a medida que avanzan por el embudo de ventas, desde la captura de nuevos clientes potenciales hasta el cierre de acuerdos. Realiza un seguimiento de los clientes potenciales a través de etapas como calificación, evaluación y negociaciones y, en última instancia, los clasifica como ganados o perdidos.

¿Cuáles son las 6 reglas de los tableros kanban?

Las seis reglas de los tableros kanban, a menudo derivadas de principios de fabricación ajustada, ayudan a mantener la eficiencia del flujo de trabajo, previenen cuellos de botella y garantizan que el proceso siga siendo productivo.

Regla 1: Evite enviar problemas a la siguiente etapa

En kanban, la calidad debe mantenerse en cada etapa del proceso. Para evitar problemas posteriores, el trabajo defectuoso o incompleto no debe pasar a la siguiente fase. Al hacer esto, cada etapa produce un trabajo de calidad y evita que se transmitan defectos, lo que genera menos retrabajos.

Regla 2: Lleva solo lo necesario

Realice el trabajo en función de la demanda y la capacidad reales. Esta regla evita la sobreproducción y minimiza el trabajo en progreso (WIP) innecesario, lo que garantiza un flujo de trabajo más fluido.

Regla 3: Produzca la cantidad exacta requerida

Esto funciona en conjunto con la segunda regla. El objetivo es producir sólo lo necesario para satisfacer la demanda. Al trabajar en función de las necesidades actuales en lugar de las previsiones, se evita la sobreproducción y se reduce el desperdicio.

Regla 4: Nivelar la producción

El concepto de nivelar la producción es clave para evitar cuellos de botella y facilitar un flujo de trabajo constante. Un tablero kanban ayuda a lograr esto al suavizar las tareas en varias etapas, evitando sobrecargar ciertas etapas mientras otras permanecen inactivas.

Regla 5: Optimizar el proceso de producción

La mejora continua es un aspecto crítico del kanban. El tablero kanban ayuda a los equipos a visualizar ineficiencias, lo que les permite ajustar los procesos a lo largo del tiempo, optimizando el rendimiento y el flujo. Las métricas Kanban, como el tiempo de entrega, el tiempo del ciclo y el rendimiento, son esenciales para que los equipos obtengan una evaluación cuantitativa y objetiva del flujo de trabajo.

Regla 6: Estabilizar y racionalizar el proceso

Puede estabilizar su proceso siguiendo las primeras cinco reglas: garantizar la calidad, limitar el WIP, nivelar la producción y optimizar su proceso. Esta estabilidad permite un flujo de trabajo más predecible, minimizando las fluctuaciones que provocan retrasos.

Kanban versus scrum

Tanto kanban como scrum son metodologías ágiles. Mientras que scrum requiere planificación para cada sprint, kanban se trata más de revisar y ajustar constantemente el flujo de trabajo para optimizar la productividad.

​​Kanban es más flexible y se centra en la entrega continua, lo que permite realizar el trabajo en un flujo sin iteraciones fijas. Hace hincapié en gestionar el flujo de tareas y limitar el WIP. Scrum trabaja en sprints de duración fija (normalmente de 2 a 4 semanas) con objetivos y plazos específicos. Utiliza ciclos cronometrados e implica roles más estructurados.

Beneficios de los tableros kanban

Kanban le brinda la flexibilidad para obtener una ventaja competitiva sostenible y permite a su equipo lograr más logros más rápido. Las principales ventajas del kanban para tu negocio son:

• Prevenir el agotamiento del equipo.
• Reducir el desperdicio.
• Mejor visibilidad.
• Colaboración mejorada.
• Mayor productividad.
• Entrega continua.
• Mejora continua.

Mejores prácticas

Para aprovechar al máximo su tablero Kanban, recomiendo seguir estas mejores prácticas.

• Empiece de forma sencilla: Si es nuevo en la metodología kanban, le aconsejo que utilice tres columnas principales (Pendientes, En progreso, Listo) y agregue gradualmente más complejidad según sea necesario.
• Limitar el trabajo en curso: Mantenga bajos los límites de WIP para evitar la sobrecarga de tareas y respaldar un flujo de trabajo fluido.
• Actualizar periódicamente: Mantenga el tablero actualizado para que siempre sea un fiel reflejo del estado actual.
• Analizar flujo: Compruebe periódicamente si hay atascos y áreas donde las tareas se atascan. Esto puede ayudarle a ajustar y optimizar su trabajo.
• Adopte la retroalimentación: Celebre reuniones de equipo periódicas para revisar el tablero, discutir desafíos y realizar mejoras.

Cómo empezar

Ya sea que opte por un tablero físico o digital, comenzar con kanban es sencillo.

1. Seleccione su tipo de tablero preferido: Decide si quieres una pizarra física con notas adhesivas o una herramienta digital. Evalué 13 opciones principales de software de tablero kanban para ayudarlo a determinar la mejor herramienta kanban digital para usted.
2. Definir etapas del flujo de trabajo: Cree columnas que representen diferentes etapas de su proceso, como Tareas pendientes, En curso, Pruebas y Listo.
3. Agregar tareas: Incluye todas tus tareas en el tablero. Asegúrese de que cada tarea sea realizable y esté claramente definida.
4. Establecer límites de WIP: No se sobrecargue ni a usted ni a su equipo: limite la cantidad de tareas en las que puede trabajar a la vez.
5. Mueva las tareas a medida que avanzan: A medida que se trabajan y se completan las tareas, muévalas por las etapas de tu flujo de trabajo.
6. Revisar y mejorar: Revise periódicamente el flujo de tareas, identifique cuellos de botella e implemente cambios.