Los equipos suelen elegir Jira como solución para el seguimiento de problemas, pero el software también puede servir como una plataforma general de gestión de proyectos para ayudarle a planificar, realizar un seguimiento y gestionar sus proyectos ágiles de desarrollo de software, sin tener que hacer mucho trabajo adicional ni instalar ningún software adicional. .
De hecho, Jira incluye una plantilla prediseñadas que ofrece un flujo de trabajo simple para ayudarte a coordinar recursos y realizar un seguimiento de las tareas asociadas con un proyecto. Usaremos esta plantilla como parte de una guía paso a paso sobre cómo empezar a utilizar Jira para la gestión de proyectos.
¿Qué es Jira?
Jira es un software que fue diseñado originalmente para desarrolladores e ingenieros, pero ha evolucionado hasta convertirse en una plataforma de gestión de proyectos de servicio completo que puede ayudar a cualquier equipo o departamento a coordinar tareas. Jira también se conecta perfectamente con otros productos de Atlassian como Trello y Confluence, y también se conecta con muchas herramientas de terceros.
Una nota aclaratoria antes de profundizar: esta guía práctica se centrará en cómo utilizar Jira para la gestión de proyectos, no Jira Service Management (anteriormente Jira Service Desk). Jira Service Management ofrece herramientas adicionales para los equipos de servicio, como un portal de atención al cliente que les permite enviar solicitudes de soporte. Si bien los nombres del software son similares y existe cierta superposición en las funciones, estos son dos productos separados que no son intercambiables.
¿Para quién es Jira?
Debido a su enfoque en el seguimiento de problemas, Jira se creó originalmente como una herramienta para equipos de desarrollo de software y realmente brilla en esta área en comparación con otro software de gestión de proyectos de propósito general. Sin embargo, Jira puede ser utilizado por equipos de todo tipo y ofrece plantillas para marketing, diseño, ventas, operaciones, recursos humanos, asuntos legales, finanzas y más.
VER: Una guía completa para la gestión de proyectos de desarrollo de software
Cómo utilizar Jira para la gestión de proyectos
Paso 1: elige una plantilla de gestión de proyectos de Jira
Si bien puedes crear un proyecto en Jira desde cero, te ahorrarás mucho trabajo eligiendo y personalizando una de sus plantillas preexistentes. Primero, dirígete a la biblioteca de plantillas de Jira y explora las plantillas diseñadas para tu equipo (usaremos la plantilla de gestión de proyectos para los propósitos de esta guía).
- Una vez que encuentre una plantilla que le guste, presione el gran botón azul “Usar plantilla” en el lado derecho de la pantalla.
- Una ventana emergente le pedirá que seleccione un sitio Jira existente o cree uno nuevo.
- Haga su selección y luego presione el botón azul “Crear página”.
- Jira se abrirá en una nueva pestaña y te pedirá que le des un nombre a tu proyecto.
- Escríbalo y luego haga clic en el botón azul “Crear proyecto”.
Paso 2: invita a tus compañeros de equipo a Jira
Suponiendo que este no sea un proyecto en solitario, deberás invitar a tus compañeros de equipo para poder iniciar el seguimiento del proyecto en Jira. Incluso si tus compañeros de equipo aún no tienen una cuenta de Atlassian, aún puedes agregarlos directamente a tu proyecto haciendo clic en el botón redondo gris “Agregar personas” (que parece un signo más al lado de un ícono de persona).
Escriba sus correos electrónicos o agréguelos directamente desde sus cuentas conectadas de Google, Microsoft o Slack. Luego seleccione si cada persona será administrador, miembro o espectador; El rol que se les asigne determinará sus permisos y acceso. Una vez que haya configurado los roles a su gusto, presione el botón azul “Agregar”.
Paso 3: Configura tu proyecto Jira
Ahora que configuró la plantilla de su proyecto e invitó a todos sus compañeros de equipo, es hora de configurar la gestión de su proyecto en Jira. En la parte superior de la ventana del proyecto, verá una barra horizontal que enumera varias opciones de visualización del proyecto: Resumen, Tablero, Lista, Calendario, Línea de tiempo, etc.
Para agregar tareas rápidamente, seleccione la vista de Lista y presione el botón “Crear”. Una vez que haya ingresado todas las tareas, desplácese hacia abajo para asignar cada tarea a un miembro del equipo y establecer una fecha de entrega. Si no se está trabajando en la tarea actualmente, puede dejar los campos de asignación de equipo y fecha de vencimiento en blanco para indicar que es parte del trabajo pendiente.
Si desea personalizar aún más su proyecto, actualice el estado de cada tarea, asígnele una categoría, establezca la prioridad y agregue una etiqueta. Estas calificaciones adicionales facilitan el filtrado de sus tareas para ver solo las específicas, lo que será extremadamente útil en el futuro a medida que agregue más. También puedes crear subtareas debajo de una tarea principal, lo que mantiene organizados los proyectos complejos.
Paso 4: sigue tu progreso
A medida que su equipo avanza con el trabajo del proyecto, asegúrese de que todos actualicen y marquen las tareas a medida que se completan. Si es nuevo en el uso de la gestión de proyectos con Jira, puede que le lleve algo de tiempo y práctica acostumbrarse a gestionar sus flujos de trabajo en un nuevo sistema, así que tenga paciencia y consulte periódicamente con su equipo.
Afortunadamente, Jira ofrece varias funciones que permiten a los equipos monitorear su desempeño. La pestaña Resumen de cada proyecto actúa como un panel que resume las métricas clave de cada proyecto. Algunos de los widgets incluyen un gráfico circular que muestra las tareas en progreso versus las tareas completadas, un gráfico de barras que desglosa las tareas por prioridad y un gráfico de carga de trabajo del equipo que muestra cuánto trabajo se le ha asignado a cada persona.
Jira también ofrece una función nativa de seguimiento del tiempo, para que puedas ver cuánto tiempo se dedica a cada tarea. Si necesita más capacidades que la función de seguimiento del tiempo nativa de Jira, también puede seleccionar una herramienta de seguimiento del tiempo de terceros en el mercado de Atlassian.
Paso 5: Completa tu proyecto en Jira
Una vez que su equipo finalmente haya marcado todas sus tareas y haya completado el proyecto, es hora de cerrarlo. Hay dos formas de hacer esto en Jira: solo lectura y archivado. Si aún desea que las personas puedan leer el proyecto y copiarlo, configure los permisos en solo lectura. Si desea retirar completamente el proyecto, utilice la función de archivo para eliminarlo del uso activo.
Características y beneficios clave de Jira para la gestión de proyectos
Biblioteca de plantillas
Jira ofrece docenas de plantillas que facilitan la creación de un nuevo proyecto y comenzar a configurarlo desde el primer momento. Estas plantillas se adaptan a las necesidades de diferentes equipos, así como a diferentes metodologías de gestión de proyectos.
Algunas de las metodologías admitidas por las plantillas de Jira incluyen:
- Gestión ágil de proyectos.
- Gestión de proyectos scrum.
- Gestión de proyectos Kanban.
- Gestión ajustada de proyectos.
- Gestión de proyectos en cascada.
Herramientas de colaboración en equipo
Hay varias formas de colaborar con tu equipo en Jira. Pueden etiquetarse mutuamente en los comentarios de las tareas y reaccionar ante ellas con emojis para demostrar que las han leído. También puedes integrar Jira con herramientas populares de comunicación laboral, como Slack, para poder seguir usando plataformas conocidas mientras te aseguras de que Jira se mantenga actualizado.
Automatización
Todo ese tiempo dedicado a actualizar los estados de las tareas realmente suma. Para reducir el trabajo repetitivo innecesario, Jira ofrece automatizaciones para mantener todo en movimiento sin que los usuarios muevan un dedo. Algunos ejemplos de automatizaciones incluyen la asignación automática de trabajo, la sincronización de tareas principales y secundarias y problemas de clonación. Jira ofrece una serie de plantillas de automatización prediseñadas para elegir, y también puedes crear las tuyas propias desde cero.
Informes y análisis
Los proyectos administrados por equipos en Jira obtienen acceso a cuatro tipos de informes: el informe de avance, el diagrama de flujo acumulativo, el informe de velocidad y el gráfico de avance de primavera. Jira también incorpora métricas en cada proyecto para que puedas monitorear tu progreso sin tener que hacer clic en un módulo de informes separado. También aparecen más métricas en los widgets de la pestaña Resumen de cada proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Jira es adecuado para la gestión de proyectos?
Sí, Jira fue diseñado como una solución de gestión de proyectos para equipos de desarrollo de software, pero también puede ser utilizado por muchos tipos diferentes de equipos. Si buscas un software de gestión de proyectos más sencillo y con una curva de aprendizaje más baja, también te recomendamos consultar Trello, otro software de Atlassian que se especializa en tableros kanban para la gestión de proyectos.
¿Cómo utilizar Jira para realizar un seguimiento del progreso del proyecto?
Jira incorpora métricas directamente en las vistas del proyecto para que puedas monitorear el progreso de tu proyecto a medida que se completa el trabajo. La información sobre la frecuencia de implementación y el tiempo de ciclo permite optimizar sus flujos de trabajo a medida que avanza. Una vez que haya completado algunos proyectos en Jira, también podrá proyectar información y análisis del trabajo pendiente para ayudarlo a mejorar proyectos futuros. Jira también proporciona una función de seguimiento del tiempo nativa, o puedes habilitar un seguimiento del tiempo de terceros.
¿Puede Jira hacer diagramas de Gantt?
Jira ofrece dos opciones de diagrama de Gantt ligeramente diferentes, llamadas Línea de tiempo y Hojas de ruta. La línea de tiempo muestra un diagrama de Gantt para un solo proyecto o equipo. Las hojas de ruta muestran diagramas de Gantt para toda la organización, lo que permite una planificación estratégica a más largo plazo.
¿Cómo uso Jira como gestor de proyectos?
Cuando se trata de usar Jira para gerentes de proyectos, primero cree una cuenta de Atlassian y elija una plantilla para usar en Jira. Luego invite a sus compañeros de equipo a su proyecto y configure los datos del proyecto. Realice un seguimiento de su progreso a medida que avanza, luego archive el proyecto o cámbielo a solo lectura una vez que se hayan completado todas las tareas.
