Voz sobre Protocolo de Internet es una forma rápida y sencilla de actualizar la pila de comunicaciones de su empresa a la nube. Como solución basada en Internet, un sistema telefónico VoIP es más rentable que los sistemas tradicionales que se conectan a la red telefónica pública conmutada.
Pero no hay dos sistemas telefónicos VoIP iguales. Existen múltiples modelos de implementación, distintos niveles de complejidad y diferentes estructuras de precios.
¿Cuál es la mejor manera de preparar su inversión para el futuro manteniendo los costos bajos? Averigüemos.
Obtenga el sistema telefónico VoIP menos complicado y que funcione
En general, un sistema telefónico VoIP es una solución liviana basada en Internet que puede simplificar su infraestructura y al mismo tiempo ofrecer más flexibilidad en su forma de operar. Con tantas funciones para elegir, armar el sistema adecuado puede resultar abrumador, sin importar cómo lo aborde.
¿Mi mejor consejo? Encuentre la solución más sencilla que satisfaga sus necesidades.
Para hacer eso, primero deberá tener muy claros sus requisitos. Puede ser útil hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Qué características son esenciales para su operación en este momento?
- ¿Qué no funciona con su sistema telefónico actual?
- ¿Cuántos usuarios tendrás hoy y dentro de un año?
- ¿Con qué herramientas comerciales necesita integrarse?
- ¿Qué regulaciones de la industria tienes que cumplir?
- ¿Qué importancia tiene la personalización?
- ¿Está buscando algo para uso comercial habitual o para un entorno de centro de contacto de gran volumen?
No complique demasiado sus requisitos. Hacerlo podría resultar en que gastes más dinero del necesario.
Si encuentra una solución que ofrece la mayoría de las funciones que necesita pero requiere una actualización para un par de funciones adicionales, siga buscando. Probablemente exista una solución diferente que ofrezca un paquete ligeramente diferente.
Si bien es importante considerar lo que necesitará más adelante, es fácil quedarse estancado pensando en todas las posibilidades.
Sus necesidades dentro de un año deberían tenerse en cuenta, pero no permita que eso le impida seguir adelante.
Consejos para comprar cualquier tipo de sistema telefónico VoIP
Existen diferentes tipos de sistemas y tipos de implementación únicos. Los mejores consejos para usted dependen del tipo de sistema VoIP que esté considerando.
Sistemas sencillos de solo voz plug-and-play
Probablemente tu empresa ya tenga el componente principal para esta solución basada en la nube: una conexión a Internet.
Configurar su nuevo sistema podría ser tan simple como configurar algunos enrutadores adicionales para permitir una cobertura más amplia. Es posible que también necesite adaptadores si sus teléfonos actuales no están habilitados para IP. Pero eso es realmente todo.
Uno de los mayores beneficios de plug-and-play es que no tiene que lidiar con el costo o la molestia de reemplazar el hardware. Está diseñado para complementar su configuración actual para un cambio simple y optimizado de línea fija a Internet, ideal para nuevas empresas u operaciones más pequeñas con muy poca infraestructura existente.
Si necesita comprar teléfonos, es más fácil conseguirlos a través de su proveedor de VoIP. Vendrán preconfigurados y todo lo que tendrás que hacer es enchufarlos.
Sin embargo, puedes ahorrar dinero comprando teléfonos reacondicionados. Si es así, asegúrese de considerar la compatibilidad, la marca y el fabricante.
Sin embargo, la opción más barata es renunciar por completo a los teléfonos. Su equipo puede usar sus dispositivos móviles y computadoras para todo.
Uno de los mayores problemas con este tipo de sistemas es la escalabilidad a largo plazo. Si bien puede agregar o eliminar usuarios fácilmente según lo necesite, es posible que eventualmente necesite análisis, opciones de enrutamiento de llamadas y capacidades de automatización más potentes. Pero es difícil superar la facilidad y simplicidad de un sistema VoIP sencillo.
VER: Consulte los mejores sistemas telefónicos VoIP para pequeñas empresas.
Plataformas de comunicación basadas en la nube infinitamente escalables
Las plataformas de comunicaciones basadas en la nube también son bastante plug and play. Su proveedor gestiona todo el software y hardware entre bastidores en su nombre. Y su equipo puede manejar llamadas utilizando teléfonos, dispositivos móviles o una computadora de escritorio existentes.
Pero a diferencia de un simple sistema VoIP, estos ofrecen una gran cantidad de funciones, canales de comunicación adicionales, planes para elegir y escalabilidad ilimitada.
Puede comenzar con un plan básico y actualizar a niveles más altos a medida que cambien sus necesidades; esta es la mejor manera de ahorrar dinero con este tipo de sistema.
Muchos también ofrecen soluciones de centro de contacto altamente personalizables para gestionar llamadas entrantes y salientes a escala. En otras palabras, hay mucho espacio para crecer.
También suelen ofrecer mensajes de texto, videoconferencias, chat en equipo, intercambio de archivos y envío de faxes en línea (esto se llama UCaaS). Puede obtener casi todos los canales que necesitará para la colaboración interna y la comunicación externa.
Las desventajas más importantes son la complejidad, el costo y la flexibilidad.
Estos sistemas hacen mucho más, por lo que tienden a ser más difíciles de configurar, más difíciles de aprender y más caros. Además de eso, perderá todos sus canales de comunicación si alguna vez decide que desea cambiar a un sistema telefónico diferente.
Sistemas telefónicos VoIP locales altamente personalizables
Un sistema VoIP local es una solución que involucra un servidor en el sitio que usted administra en lugar de que su proveedor se encargue del backend por usted.
Algunos propietarios de empresas prefieren este enfoque, ya que les brinda control total sobre la estructura, la seguridad y la configuración de su sistema.
VER: Conozca las mejores prácticas de seguridad de VoIP más importantes.
Aspectos como la configuración del troncal SIP, agregar o eliminar usuarios y actualizar las funciones de seguridad del sistema están en sus manos. El proveedor de VoIP simplemente extiende las capacidades de la red telefónica basada en Internet a su marco existente.
Sin embargo, es probable que esta solución requiera una importante inversión inicial. Tendrá que comprar servidores, contratar personal para administrarlos y pagar licencias de software.
También es posible que tenga facturas de electricidad más altas y tenga que comprar software adicional para mantener sus servidores.
Sin embargo, los costos continuos del software VoIP en sí pueden ser mucho más económicos que los tipos de sistemas que hemos cubierto hasta ahora.
Puede tomar medidas para respaldar la longevidad de su sistema local invirtiendo en hardware de alta calidad y un sólido equipo de soporte. Querrá tener personal de TI dedicado disponible para administrar el sistema, coordinar funciones adicionales y mantenerse al tanto de las prácticas de seguridad más actualizadas.
Sistemas telefónicos híbridos
Si tiene un sistema de telefonía fija y contratos a largo plazo con varios proveedores de los que no puede salirse, un enfoque híbrido significa que algunos miembros de su equipo usan eso y otros usan VoIP.
Mantendrá la estabilidad y confiabilidad de su sistema existente mientras disfruta de costos más bajos para sus usuarios de VoIP, mejor escalabilidad y características de VoIP adicionales que de otro modo no tendría.
También es una excelente manera de realizar una transición gradual a las comunicaciones basadas en Internet. Puede distribuir los costos de migración a lo largo del tiempo, en lugar de actualizar todo su sistema a VoIP de una vez.
Además, obtienes control total para decidir qué equipos usan VoIP y cuáles usan líneas tradicionales.
Los equipos que realizan muchas llamadas de larga distancia o internacionales probablemente sean sus mejores candidatos para cambiar a VoIP. La mayoría de los planes VoIP incluyen llamadas nacionales ilimitadas y algunos ofrecen actualizaciones ilimitadas de llamadas internacionales. Solo eso probablemente le permitirá ahorrar dinero de inmediato.
Esos ahorros se multiplicarán para las grandes empresas con cientos o miles de usuarios.
Soluciones de call center virtuales
Si solo tiene uno o dos representantes de ventas o servicio al cliente, probablemente esté bien usar un sistema telefónico típico.
Pero los equipos grandes que gestionan un gran volumen de llamadas a menudo necesitan funciones más avanzadas. Afortunadamente, pueden aprovechar la funcionalidad VoIP a través del software de centro de llamadas y contacto.
Al igual que un sistema normal, su proveedor puede administrar completamente el software del centro de llamadas virtual, implementarlo en un servidor en la nube de su propiedad o en un servidor físico en su oficina.
Estos son los sistemas más complejos e incluyen una variedad de características para:
- Dirija a las personas que llaman al lugar correcto.
- Ayudar a los supervisores a monitorear el desempeño.
- Sincronice datos críticos de los clientes.
- Monitorear el cumplimiento y adherencia de los procesos.
- Comunicarse a través de aplicaciones de mensajería y redes sociales.
- Ofrezca experiencias excepcionales al cliente.
- Automatiza tareas repetitivas.
- Mantenga a los agentes comprometidos.
- Mantenga la coherencia.
La mejor manera de ahorrar dinero es elegir un sistema que se integre con su software CRM, incluya todas las funciones básicas que necesita y le brinde mucho espacio para crecer.
Es fácil distraerse con las capacidades avanzadas del centro de llamadas, pero es importante considerar lo que realmente necesita y lo que es bueno tener.
Sistemas telefónicos VoIP frente a enlaces troncales SIP
El enlace troncal SIP es solo una opción si actualmente estás utilizando un sistema de línea fija o tienes una centralita privada por ahí.
Similar a un sistema VoIP híbrido, es una forma rentable de realizar la transición a comunicaciones basadas en Internet sin deshacerse de su infraestructura existente.
Sin embargo, el enlace troncal SIP funciona sobre su sistema en lugar de reemplazarlo.
Los teléfonos fijos requieren cables de cobre que vayan al proveedor de telefonía. Es caro mantenerlos. Además de eso, cuanto más tiempo esté el destinatario desde su ubicación física, más trabajo se requerirá para conectarse. Por lo tanto, tendrás que pagar más por las llamadas de larga distancia.
Con el enlace troncal SIP, reemplaza esos cables de cobre con líneas virtuales a través de Internet. Las llamadas de larga distancia son ahora cosa del pasado.
También verá importantes ahorros de costos porque los servicios de enlace troncal SIP tienen un precio por canal (también llamado troncal). Cada canal puede manejar una llamada a la vez, por lo que necesitarás 15 canales para admitir 15 llamadas simultáneas.
Los sistemas VoIP, por otro lado, cobran por usuario. Necesita muchos menos canales que usuarios, lo que le brinda una reducción de costos inmediata.
Debido a que la mayoría de los proveedores de enlaces troncales SIP configuran todo de forma remota, la implementación solo lleva de unas pocas horas a un día.
