Microsoft Project frente a Smartsheet (2024): ¿Qué herramienta es mejor?

Microsoft Project y Smartsheet son dos plataformas de software de gestión de proyectos populares que tienen un diseño de interfaz de usuario más tradicional. Si bien pueden parecer similares a primera vista, una vez que comencé a revisar ambos programas, las diferencias se hicieron evidentes:

• Proyecto Microsoft es una mejor opción para los usuarios avanzados que se sienten cómodos con funciones muy avanzadas. Se integra principalmente con otros productos de Microsoft y depende de algunos de ellos para funciones clave, por lo que es mejor utilizado por equipos que ya están comprometidos con el ecosistema de Microsoft.
• Hoja inteligente es una buena opción para equipos que gestionan sus proyectos en hojas de cálculo y necesitan una actualización a un software de gestión de proyectos dedicado. También ofrece más de 100 integraciones con software de terceros, lo que lo convierte en una mejor opción para equipos con una pila de software más diversa.

Microsoft Project vs. Smartsheet: tabla comparativa

Precios de Microsoft Project frente a Smartsheet

Microsoft ofrece muchos más planes de precios para elegir que Smartsheet, así como opciones locales. Sin embargo, Smartsheet es más asequible que Microsoft Project en general. Ambos software ofrecen una prueba gratuita de 30 días para determinados planes.

Precios de Microsoft Project

Suscripciones basadas en la nube:

• Planificador de Microsoft: Parte de Microsoft 365, que comienza en $8 por usuario por mes.
• Plan planificador 1 (anteriormente Plan de proyecto 1): $10 por usuario por mes.
• Plan de proyecto 3: $30 por usuario por mes.
• Plan del proyecto 5: $55 por usuario por mes.

Soluciones locales:

• Estándar de Proyecto 2021: $679,99 por una licencia para una PC.
• Profesional de Proyectos 2021: $1.129,99.
• Plan de servidor de proyecto: Póngase en contacto para obtener una cotización de precios personalizada.

Para obtener más información, lea la revisión completa de Microsoft Project y vea nuestra lista de alternativas de Microsoft Project.

Precios de Smartsheet

• Gratis: $0 para un usuario y hasta dos editores.
• Pro: $7 por usuario por mes, facturado anualmente, o $9 por usuario por mes, facturado mensualmente.
• Negocio: $25 por usuario por mes, facturado anualmente, o $32 por usuario por mes, facturado mensualmente.
• Empresa: Las cotizaciones están disponibles a pedido.

Para obtener más información, lea la revisión completa de Smartsheet y vea nuestra lista de alternativas de Smartsheet.

Comparación de funciones: Microsoft Project frente a Smartsheet

Gestión de proyectos

Ganador: Smartsheet

Microsoft Project obtuvo una puntuación de 3,9/5 en cuanto a características generales en nuestra rúbrica de puntuación. Ofrece tres vistas principales del proyecto: vista de cuadrícula, tablero y línea de tiempo (Gantt). El diseño es similar al de otros productos de Microsoft, pero no encontré la interfaz particularmente intuitiva de usar y la gran cantidad de funciones puede ser abrumadora y dificultar la búsqueda de lo que necesita. La herramienta le brinda la opción de obtener una gestión de recursos muy detallada, como realizar un seguimiento de los costos de los materiales a lo largo de un proyecto o ver cuánto tiempo ha dedicado una persona a una tarea.

Smartsheet obtuvo una clasificación algo mejor, con una puntuación de 4,6/5 en características generales. Ofrece cuatro vistas de proyecto: cuadrícula, tarjeta (kanban), calendario y Gantt. No es la interfaz más colorida ni atractiva, pero en mi opinión es más fácil de navegar que Microsoft Project. Puede comenzar con una hoja en blanco o utilizar una plantilla para ayudar a guiar el proceso. Las reglas de formato condicional aceleran aún más el proceso y también puedes crear reglas de automatización para reducir el trabajo manual. Smartsheet ofrece un complemento pago para la gestión de recursos, pero no es tan sólido como Microsoft Project.

Gestión de documentos

Ganador: Empate

Puede cargar documentos a un sitio en Microsoft Project, pero las capacidades de edición y actualización son limitadas porque se supone que ya está utilizando SharePoint o OneDrive para el almacenamiento y la administración de documentos. Microsoft Project tampoco se integra realmente con otras aplicaciones, por lo que tampoco puedes usar una plataforma externa como Google Docs. Esta es una de las razones por las que Microsoft Project es mejor utilizado por equipos que ya están comprometidos con el ecosistema de Microsoft.

Smartsheet también le permite cargar archivos a un proyecto y se vincula a múltiples soluciones populares de administración de documentos, incluidas Google Drive, Dropbox y OneDrive. Los planes Business y Enterprise también ofrecen una función de revisión que permite a los equipos marcar visualmente el contenido, incluidos los videos, dentro de la herramienta Smartsheet para mantener todo centralizado en un solo lugar. Si aún no utiliza SharePoint o OneDrive, recomendaría Smartsheet como la mejor opción para la gestión de documentos.

Herramientas de comunicación

Ganador: Empate

Al igual que la gestión de documentos, Microsoft Project no contiene funciones nativas para la comunicación o la colaboración. En cambio, se pedirá a los usuarios que se conecten con colegas utilizando una de las muchas otras herramientas de comunicación de Microsoft, incluidos Teams, Outlook y Skype. Si aún no forma parte del ecosistema de Microsoft, deberá invertir en otro software que pueda asumir esta función y no se integrará con Microsoft Project.

Por otro lado, Smartsheet permite a los equipos tener conversaciones a través de comentarios en hojas y filas: las personas pueden etiquetarse entre sí en los comentarios para enviar una notificación. También se puede acceder a los comentarios a través de la aplicación móvil para que puedas leerlos y responder sobre la marcha. Si bien no ofrece una función de chat nativa más sólida, se integra con algunas plataformas de mensajería, como Slack, para complementar la función de comentarios incorporada.

Facilidad de uso

Ganador: Smartsheet

Smartsheet obtuvo una clasificación significativamente mejor que Microsoft Project en cuanto a facilidad de uso. Smartsheet obtuvo una calificación de 3,5/5, mientras que Microsoft solo obtuvo 1,8/5, ¡lo cual es realmente bajo! Smartsheet no es el software de gestión de proyectos más intuitivo que he probado, pero fue mucho más fácil de resolver en comparación con Microsoft Project ya que el diseño es más lógico. También fue mucho más rápido crear y cargar nuevos proyectos en Smartsheet, y la mayor cantidad de opciones de plantilla ayudó a acelerar aún más ese proceso.

Atención al cliente

Ganador: Proyecto Microsoft

Por otro lado, Microsoft Project obtuvo una puntuación un poco mejor que Smartsheet en el frente de servicio al cliente: Microsoft Project obtuvo 4,2/5 y Smartsheet obtuvo 3,8/5. La razón de esto es que Smartsheet paga ciertas funciones de soporte (como soporte telefónico 24 horas al día, 7 días a la semana y una aplicación de chat bot) a los planes más caros o a un complemento de soporte pago que cuesta una tarifa adicional. Microsoft Project no cobra extra por soporte, aunque algunos usuarios dicen que el servicio al cliente podría mejorarse.

Integraciones

Ganador: Smartsheet

Cuando se trata de integraciones, Smartsheet supera ampliamente a Microsoft Project. Smartsheet no solo ofrece más de 100 integraciones nativas, sino que también se conecta a miles de plataformas más a través de Zapier. Por el contrario, las integraciones nativas de Microsoft Project se limitan en su mayoría a otros productos de Microsoft y no se conecta a Zapier (a diferencia de otros productos de Microsoft), por lo que ni siquiera existe una solución alternativa.

Pros y contras de Microsoft Project

Profesionales de Microsoft Project

• Herramientas de planificación de proyectos muy detalladas.
• Se integra bien con otros productos de Microsoft.
• Muchas herramientas de gestión de recursos están integradas en el software.

Contras de Microsoft Project

• Curva de aprendizaje muy larga debido a todas las funciones complejas.
• Falta de integraciones para herramientas que no son de Microsoft.
• Sin herramientas de comunicación nativas.

Pros y contras de Smartsheet

Ventajas de Smartsheet

• Interfaz de usuario familiar debido a la base de la hoja de cálculo.
• Alto nivel de personalización disponible.
• Mucha documentación y recursos de formación.

Desventajas de Smartsheet

• No es tan fácil de usar ni tan intuitivo como otras aplicaciones de gestión de proyectos.
• No se pueden guardar cambios automáticamente ni cargar actualizaciones del proyecto en tiempo real.
• Debe actualizar al plan Business para el seguimiento del tiempo y la gestión de la investigación.

¿Su empresa debería utilizar Microsoft Project o Smartsheet?

Elija Microsoft Project si…

• Necesita un software de gestión de proyectos muy avanzado.
• Su equipo está formado por usuarios avanzados que no se sienten intimidados por la curva de aprendizaje superior.
• Su empresa ya está comprometida con el ecosistema de Microsoft.
• No necesita integraciones con software de terceros.
• Quiere o necesita una opción de implementación local.

Elija Smartsheet si…

• Quiere una plataforma de software más rentable.
• Está buscando una actualización de las hojas de cálculo y desea una interfaz que le resulte familiar.
• Quiere una curva de aprendizaje más baja que la de Microsoft Project.
• Necesita integraciones con software de terceros.
• No necesita implementación local.

Si ni Microsoft Project ni Smartsheet le parecen adecuados, no se preocupe. Existen muchas otras soluciones de gestión de proyectos, incluidas algunas con planes gratuitos para siempre. Consulte nuestras selecciones del mejor software de gestión de proyectos de 2024 para ver cuáles son sus opciones.

Metodología de revisión

Para comparar estas herramientas de gestión de proyectos, me registré para pruebas gratuitas además de ver vídeos de demostración, consultar la documentación del proyecto y leer reseñas de usuarios. Consideré características como gestión de tareas, gestión de carteras, gestión de documentos y herramientas de comunicación. También sopesé otros factores como la facilidad de uso, la atención al cliente, las integraciones y los precios.