Lambeth Council ha estado modernizando su entorno de aplicaciones comerciales en los últimos años, en el contexto de la presión de los costos, Covid y ahora la creciente crisis del costo de vida.
Con una larga historia como distrito progresista, incluso militante, Lambeth tiene una población culturalmente diversa que ha estado económicamente bajo la lupa durante muchos años. Tiene casi 330.000 habitantes, tiene poco más de 10 millas cuadradas y era conocido como un lugar de desembarco de corderos en la Edad Media, de ahí el nombre.
Hamant Bharadia, subdirector de finanzas de Lambeth Council, dice que ha aprendido a hacer más con menos y, en relación con TI, ha seguido una estrategia de nube que involucra la tecnología de Oracle y Microsoft.
Lambeth Council se convirtió en el primer organismo del sector público del Reino Unido en adoptar el conjunto de aplicaciones empresariales de Oracle en la nube, en 2018.
Bharadia dice, en un video en una página web de Oracle: “Somos una empresa de mil millones de libras esterlinas, con 3000 empleados que brindan entre 700 y 800 servicios a nuestras empresas, residentes y una comunidad más amplia. En los últimos 10 años, nuestra financiación se ha reducido en un 50 %, unos 250 millones de libras esterlinas. Pero la demanda de nuestros servicios no ha cambiado y se ha vuelto más compleja.
“Las razones para pasar a la nube fueron tener una solución más simple y fácil, tener un acceso ágil, en cualquier lugar y en cualquier momento. Eso es crítico para nosotros”.
Lambeth tiene una relación de larga data conOracle, y fue uno de los seis consejos de Londres en una asociación de servicios compartidos de Oracle de varios años que comenzó en 2012 y duró hasta marzo de 2018.
Bharadia le dice a Computer Weekly que cuando buscaba, en 2017, trasladar sus aplicaciones a la nube, Oracle superó a SAP en términos de amplitud y profundidad de funcionalidad, especialmente en relación con las finanzas, mientras que Workday aún estaba en sus inicios en ese momento. También hubo continuidad con respecto a la anterior relación conjunta de clientes con los otros ayuntamientos de Londres, a saber, Barking y Dagenham, Brent, Lewisham, Havering y Croydon.
“Las razones para pasar a la nube fueron tener una solución más simple y fácil, tener un acceso ágil, en cualquier lugar y en cualquier momento. Eso es crítico para nosotros”
Hamant Bharadia, Consejo de Lambeth
Bharadia ha trabajado para el consejo durante 32 años y recuerda tener el sistema ICL, Lafis (Sistema de información financiera de la autoridad local), así como la asociación compartida de Oracle. “Que [the latter] tenía sus desafíos: lograr que todos estuvieran de acuerdo con el formato, las especificaciones y los procesos correctos. Lo logramos, pero llegó al final de su vida útil.
“En ese momento, ya nos habíamos comprometido, como organización, a que nuestro futuro estaba principalmente en la nube. No podíamos justificar ocupar una propiedad en el centro de Londres para almacenar bases de datos. Y luego, la otra mitad de la nube se trataba de la flexibilidad de trabajo”.
La intención era reducir el patrimonio inmobiliario del ayuntamiento y hacer que el personal trabajara de forma flexible, con la idea de que “se pueda acceder a los datos desde cualquier lugar”.
El paso a la nube
Comenzó su migración a la nube, en 2015-2016, con un cambio a Microsoft Office 365. Toda la publicación llega a un centro de procesamiento en las afueras de Londres, donde se escanea y se entrega digitalmente a los buzones de correo de los trabajadores municipales. “Estamos tratando de reducir el papel tanto como sea posible, sobre la base de que hacer que la mayor cantidad de información posible en línea, disponible para análisis y toma de decisiones, es el camino a seguir”, dice Bharadia.
“Empezamos a analizar nuestras opciones en 2017. Sabíamos que queríamos la nube. En 2017, no había mucho ERP [enterprise resource planning] en el espacio de la nube. Oracle, con algunos de sus productos, pero no con todo. Oracle Financials, sí, y habían hecho un buen progreso en partes de recursos humanos”.
Oracle se adelantó a SAP en términos de amplitud y profundidad de la funcionalidad, dice, mientras que Workday todavía se percibía como menos maduro. Sin embargo, incluso con Oracle, la nómina aún no estaba en la nube, por lo que fue el último módulo que se implementó, en mayo de 2018, mientras que todo lo demás se puso en marcha en marzo de ese año.
La previsión financiera ha mejorado para el consejo en virtud de las aplicaciones en la nube de Oracle para eso. Anteriormente, Bharadia dice que era un escenario de “pronóstico de presupuesto realizado en hojas de cálculo de Excel, con muchos archivos que se mezclaban en la organización, muchas reuniones entre contadores y encargados de presupuestos”. El objetivo era que “los presupuestarios pudieran tener una vista más rutinaria de sus presupuestos, y poder hacer sus propias previsiones para tener el control”.
El modelo de autoservicio al que se ha movido el consejo se ha desarrollado de alrededor del 20-30% de los responsables del presupuesto que actualizan rutinariamente sus pronósticos a más del 70%. El equipo de finanzas, de alrededor de 120 contadores, ahora está liberado, dice, para comprometerse antes con los encargados del presupuesto, desempeñando un papel más consultivo con respecto a actividades como adquisiciones.
En la función de recursos humanos, con más capacidades de autoservicio, el consejo ha visto una mejora del 55 % en la evaluación y los informes de desempeño, lo que permite que el equipo de recursos humanos asigne menos recursos para compartir una mayor carga de trabajo.
En el ámbito de la cadena de suministro, el ayuntamiento ha utilizado el producto Oracle cloud Enterprise Performance Management (EPM) para optimizar sus proveedores, reduciendo el número de estos en un 19%.
Un área que todavía está evolucionando es el reclutamiento. Había tenido problemas con el producto Taleo heredado de Oracle y ahora se está mudando a Oracle Recruiting, que es parte del servicio Oracle Cloud HCM del proveedor. “Estábamos experimentando muchas solicitudes incompletas, con personas que se daban por vencidas a la mitad. Entonces, nos faltaban candidatos”, dice Bharadia. “Por lo que hemos visto, la nube de Oracle Recruiting es mucho más fácil de usar”.
Análisis de datos en Lambeth
Al unir la implementación de Oracle con su patrimonio de Microsoft, el consejo apunta a una nueva perspectiva de usar los datos de manera más efectiva para servir a sus residentes. Parte de eso implicó la creación de un pequeño equipo de ciencia de datos, que ha estado trabajando en actividades como la identificación de personas especialmente vulnerables al covid-19, tanto social y económicamente como médicamente. Ahora, en una línea similar, está identificando a las personas especialmente vulnerables a la creciente crisis del costo de vida.
“Tenemos todos estos datos en los sistemas Oracle, tenemos un sistema de vivienda que tiene datos y tenemos un sistema de atención social que tiene datos. Así que ahora estamos explorando un mejor uso de los datos”.
Hamant Bharadia, Consejo de Lambeth
“La siguiente pieza en la que estamos trabajando son los datos”, dice Bharadia. “Tenemos todos estos datos en los sistemas Oracle, tenemos un sistema de vivienda que tiene datos y tenemos un sistema de atención social que tiene datos. Entonces, una de las cosas que estamos explorando ahora es un mejor uso de los datos.
“Ahora tenemos un equipo de análisis de datos internamente, que está analizando esas conexiones. Ellos están usando [Microsoft] PowerBI y otros productos basados en la nube para reunir diferentes conjuntos de datos para orientar mejor nuestros servicios”.
Este equipo existe desde hace unos dos años. Podrían haber hecho este tipo de trabajo antes, pero, dice, habría llevado mucho más tiempo.
Futuro híbrido
Otro legado del período Covid es que el consejo no volverá a los niveles anteriores de ocupación de oficinas. “Lo que le decimos al personal y a los gerentes es que vengan a nuestros edificios de oficinas si van a colaborar, no como una cuestión de rutina solo por el hecho de hacer su trabajo diario”.
Está funcionando en una proporción de seis escritorios de oficina para 10 personas, y Bharadia dice que podría terminar con más espacios colaborativos en lugar de escritorios individuales.
También está liberando espacio de oficinas para uso de empresas locales. “Uno de nuestros edificios se basa completamente en ese modelo, para negocios nuevos y emergentes en la comunidad”, agrega. “También brindamos apoyo durante el confinamiento sin contratar mucho personal adicional. Entonces, estábamos haciendo los centros de vacunación, los centros de alimentos, el apoyo adicional a nuestros residentes durante el período, a través de una combinación de trabajo remoto y algo de trabajo móvil, donde la gente estaba en camionetas entregando cosas, haciendo las cosas.
“Entonces, es posible tener ese modelo híbrido de trabajo. Eso no quiere decir que sea perfecto. En cualquier modelo, obtendrá algunas personas que no están contribuyendo al 100%. Pero lo consigues actualmente de todos modos”, dice Bharadia.
