Las organizaciones recopilan y procesan numerosos tipos de datos con distintos niveles de sensibilidad. Todos los empleados deben comprender la naturaleza de los datos con los que entran en contacto y cómo deben clasificarse y protegerse.
Una guía para comprender el manejo de datos
Cada organización recopila y procesa datos como parte de sus operaciones normales, y todos los datos tienen el potencial de contener información confidencial. Esto puede incluir información de identificación personal, como nombres, direcciones, números de seguro social y números de cuentas bancarias, que podría ser utilizada por un tercero malintencionado para identificar a consumidores o empleados.
Otros tipos de datos confidenciales incluyen información interna confidencial de la empresa, como cifras de ventas, listas de clientes o propiedad intelectual.
La privacidad de estos datos debe protegerse para mantener el cumplimiento normativo y evitar daños. Cualquier persona que entre en contacto con datos confidenciales debe comprender cómo manejarlos y protegerlos adecuadamente para evitar la exposición o el acceso no autorizado.
Elementos clave de una política sólida de manejo de datos
Con una política de manejo de datos, las empresas pueden garantizar el procesamiento seguro y eficaz de información confidencial. Una política de este tipo es esencial para mantener la integridad de los datos y respaldar el éxito general y la sostenibilidad de la organización.
La política de manejo de datos de una empresa debe incluir pautas sobre la recopilación, el almacenamiento, el uso y la eliminación de datos, al tiempo que los protege contra infracciones y accesos no autorizados.
Por ejemplo, una política debe delinear medidas para limitar el acceso. El acceso a datos confidenciales debe limitarse a los empleados que los necesitan para realizar una función laboral específica. El acceso debe finalizar tan pronto como expire la necesidad. Para ayudar en la respuesta a incidentes, se debe registrar el acceso a los datos confidenciales para realizar un seguimiento de quién tiene acceso a los datos confidenciales y por qué, cuándo se accedió a los datos y quién, y cualquier cambio que se haya realizado.
También es necesario contar con directrices sobre medidas de seguridad. Los datos confidenciales deben almacenarse adecuadamente en ubicaciones seguras con controles de acceso y cifrado adecuados. Los sistemas de almacenamiento de datos deben protegerse del acceso no autorizado y la manipulación con medidas de seguridad física, como puertas cerradas y cámaras de seguridad, así como controles de seguridad tecnológicos como firewalls y software antivirus.
Todos los empleados son responsables de utilizar contraseñas seguras para evitar que usuarios no autorizados comprometan sus cuentas para acceder a datos confidenciales.
Los empleados también deben aplicar las actualizaciones de seguridad y parches de software recomendados a cualquier sistema utilizado para acceder a los datos y deben proteger los sistemas con software antivirus aprobado o emitido por la empresa.
Además, la política debe tener en cuenta la eliminación segura de los datos. Los datos confidenciales deben eliminarse de acuerdo con todas las leyes y estándares aplicables. Antes de deshacerse de los medios físicos que contienen datos confidenciales, deben modificarse o destruirse para garantizar que la recuperación de datos sea imposible.
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