Probablemente hay una docena de formas de enviar dinero que son más sencillas que enviar un cheque por fax. Aun así, todavía es posible y legal enviar un cheque por fax, y es posible que se encuentre en una situación en la que sea su única opción.
Si alguna vez necesita enviar un cheque por fax, es importante seguir algunos pasos para asegurarse de que funcione correctamente y de que lo esté haciendo de forma segura.
Lo que debe saber antes de enviar un cheque por fax
La mayoría de la gente dejó de enviar faxes, pero la tecnología todavía funciona y todavía existe.
Algunas empresas (normalmente en mercados altamente regulados) y algunas agencias gubernamentales todavía dependen de la capacidad de trabajar con cheques enviados por fax. Hay personas que prefieren enviar cheques por fax cuando necesitan pagar a una empresa con un cheque antes de una fecha límite determinada y no podrían enviarlo por correo a tiempo.
Dado que un fax se envía instantáneamente, puede ayudarle a evitar cargos por pagos atrasados si se encuentra en esa situación poco probable. Además, enviar un cheque por fax también es seguro porque deja un rastro en papel para que usted demuestre que envió el cheque antes de una fecha determinada.
Antes de enviar un cheque por fax, hay algunas cosas que debe hacer primero para asegurarse de que salga bien.
- Confirme que la empresa acepta cheques. En la mayoría de los casos, si envía un cheque por fax a empresas, es porque le han solicitado específicamente que lo haga; si no lo han hecho, vuelva a verificar antes de enviar un cheque por fax que no será aceptado.
- Haga una fotocopia de su cheque. La mayoría de las máquinas de fax requieren papel de tamaño completo para enviar faxes, por lo que es probable que un cheque sea demasiado pequeño para pasar por la máquina. Primero haga una copia del cheque en papel de impresora y conserve el original.
- Busque una máquina de fax o un servicio de fax en línea. Puede enviar faxes con casi cualquier computadora o teléfono celular si usa un servicio de fax en línea, o puede ir a una imprenta o tienda de UPS para usar una máquina de fax analógica. Si tiene su propia impresora multifunción (MFP) en casa, es posible que pueda enviar un fax con ella.
- Redacte una portada de fax. Los faxes necesitan portadas para que el destinatario sepa lo que recibe. Escriba que va a enviar un cheque por un monto determinado e incluya el motivo por el que envía el cheque; por ejemplo, “Pago de la cuenta 123”.
- Complete la nota de cheque. Esto también puede ser “Pago de la cuenta 123” o cualquiera que sea el motivo por el que envía el cheque. Esto va en el campo de nota del propio cheque.
- Mantenga la información de contacto de la empresa a mano. Obviamente necesitará el número de fax, pero también querrá hacer un seguimiento con la empresa por teléfono o correo electrónico tan pronto como envíe el fax para asegurarse de que se haya enviado.
Sea consciente de los posibles problemas de seguridad relacionados con el envío de faxes en línea y tome medidas para mitigarlos. Si bien la mayoría de los servicios de fax en la nube son muy seguros, vale la pena tomarse el tiempo para asegurarse de que el servicio que elija tenga buena reputación y cuente con medidas de seguridad.
Para obtener máxima seguridad, busque servicios que existan desde hace algún tiempo, así como aquellos que estén diseñados para cumplir con regulaciones de la industria como HIPAA. Si bien no es probable que envíe información de atención médica junto con su cheque, el simple hecho de cumplir con ese tipo de medidas regulatorias es una buena indicación de que es lo suficientemente seguro como para cubrir también asuntos financieros.
¿Cuál es la mejor manera de enviar un cheque por fax?
Puede enviar un fax a la antigua usanza utilizando una máquina de fax analógica o puede utilizar un servicio de fax en línea.
La mayoría de la gente prefiere utilizar un servicio de fax en línea hoy en día debido a la conveniencia y la falta de hardware. Lo sé. Por ejemplo, las opciones en línea le permiten enviar un fax desde su iPhone o Android. Esto suele ser mucho más conveniente que localizar una máquina de fax o solicitar un módem de fax para permitir que su computadora envíe faxes.
Los servicios de fax en línea son generalmente muy seguros, especialmente si utiliza uno que ha sido diseñado para enviar documentos financieros, legales o de atención médica. Por lo general, también son muy económicos, con un rango de precios basado en el volumen de documentos que necesita enviar.
Además, los servicios de fax en línea le permiten enviar y recibir faxes desde cualquier lugar y sin tener que pagar por una máquina de fax, papel o tóner. Todo el proceso es más similar a enviar un escaneo por correo electrónico que al proceso tradicional de enviar un fax: simplemente ingresa un número de teléfono en lugar de una dirección de correo electrónico.
Si trabaja con una empresa que, en primer lugar, requiere que envíe faxes a través de una máquina analógica, entonces no hay mucho que pueda hacer al respecto. En última instancia, es posible que deba enviar un fax utilizando el método preferido de la persona o empresa a la que le envía el cheque.
Cómo enviar un cheque por fax utilizando un servicio en línea
Enviar mediante un buen servicio de fax en línea es sencillo. Hay una serie de servicios de fax de bajo costo y de fácil acceso disponibles en línea, desde servicios básicos que envían faxes simples hasta servicios más complejos con seguridad avanzada, historial de fax, notificaciones por correo electrónico y más.
No necesitas un teléfono fijo para enviar faxes con un servicio online. Sólo necesita una conexión a Internet, el proveedor de fax alojará toda la infraestructura tradicional necesaria para enviar y recibir faxes.
Si está utilizando un servicio telefónico de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP), su proveedor puede ofrecer funciones de fax en línea que puede usar de inmediato sin tener que registrarse para nada nuevo. Tenga en cuenta que el fax es un servicio independiente de VoIP; no todos los proveedores lo ofrecen y el fax puede ser un servicio complementario.
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Si bien los pasos exactos para enviar un fax mediante un servicio en línea variarán según el servicio que elija, generalmente serán los mismos.
Paso 1: Obtenga su documentación en el formato adecuado
Mientras que una máquina de fax tradicional funciona como una fotocopiadora o una impresora de alimentación superior que requiere que usted coloque un documento en una máquina que luego lo escanea y lo escupe por el otro lado, un servicio de fax en línea requiere que escanee o tome una fotografía de sus documentos. con tu teléfono.
El servicio de fax en línea particular que esté utilizando especificará en qué formato deben estar sus documentos. Algunos proveedores admiten una amplia gama de tipos y tamaños de archivos, mientras que otros son más limitados. En caso de duda, utilice PDF.
Si el destinatario requiere una portada de fax, asegúrese de incluirla. Sólo lleva unos segundos. No dude en utilizar una plantilla de portada de fax.
Paso 2: ingrese el número de fax y presione enviar
Esto suele suceder en la siguiente pantalla y deberá escribir el número de fax de la empresa o persona a la que le envía el fax en un teclado numérico, tal como lo hace cuando está a punto de realizar una llamada telefónica.
Asegúrese de agregar extensiones o códigos de país si envía un fax fuera de EE. UU.
Una vez que haya revisado todos los detalles críticos. Pulsa enviar. Su cheque está en camino.
Paso 3: Confirme que su cheque fue enviado por fax
La mayoría de los servicios de fax le mostrarán automáticamente una página de confirmación una vez que se haya enviado el fax, pero a veces es posible que deba solicitarla según el servicio o la forma en que estén configurados los ajustes de su servicio de fax en línea.
De cualquier manera, debe obtener esta confirmación y hacer un seguimiento con la empresa para asegurarse no solo de que se haya recibido el fax que envió, sino también de que puedan leer claramente los números de cuenta y de ruta en el cheque.
Cómo enviar un cheque por fax usando el fax tradicional
Todavía es posible enviar un cheque utilizando una máquina de fax tradicional y algunas empresas aún exigen que lo haga de esta manera. El proceso es muy similar al envío de un fax en línea, con algunos ajustes notables.
Paso 1: busque una máquina de fax
Si no tiene una máquina de fax en su casa u oficina, a menudo puede encontrar una en espacios de trabajo compartido, oficinas y bibliotecas públicas. UPS, FedEx y otras tiendas de impresión y envío suelen tener máquinas de fax públicas. Si necesita encontrar un lugar para fotocopiar su cheque, esta también puede ser una buena opción.
Enviar por fax información confidencial, como un cheque, a través de una red pública tiene sus riesgos. Si algo le molesta acerca de la máquina de fax co-space, por ejemplo, podría ser mejor usar UPS porque sabe que la empresa ha invertido mucho en seguridad de la red.
Paso 2: coloque los documentos de fax en el alimentador en la parte superior de la máquina
Después de ubicar una máquina de fax, coloque sus documentos (incluida la portada, la fotocopia de su cheque y cualquier otra cosa que necesite enviar) boca arriba en el alimentador de documentos en la parte superior de la máquina.
La máquina debe tener un ícono que le muestra en qué dirección está arriba, pero si no está seguro, pregúntele a la persona propietaria de la máquina o consulte el manual; de lo contrario, podría terminar enviando un fax en blanco.
Paso 3: ingrese el número de fax y presione enviar
Las máquinas de fax tienen teclados numéricos como los teléfonos fijos tradicionales, así que utilícelos para escribir el número de la persona o empresa a la que le envía el fax. Nuevamente, asegúrese de agregar las extensiones o códigos de país según sea necesario.
Una vez que esté satisfecho con que todo esté correcto, presione enviar. En la mayoría de las máquinas, parece un gran botón verde y generalmente dice “Enviar” o “Iniciar”.
Paso 4: obtenga la página de confirmación o consulte el registro de fax
La mayoría de las máquinas de fax imprimirán automáticamente una página de confirmación después de que se envíe el fax, pero si la que está utilizando no lo hace, es posible que deba verificar el registro de fax. La máquina debe mantener un registro de todos los faxes que envía y recibe y, a menudo, puede hacer que la máquina imprima una copia de ese registro para tener un registro en papel.
Asegúrese de hacer un seguimiento con la empresa para asegurarse de que su fax haya sido enviado y sea legible por su parte. Otra buena idea es asegurarse de que la persona o empresa a la que le envía el fax sepa que está llegando, para que pueda estar atento a su fax y no dejarlo en la máquina para que personas entrometidas puedan husmear.
