¿Qué es la gestión de proyectos ajustada?

La gestión eficiente de proyectos es una metodología centrada en maximizar el valor y minimizar el desperdicio a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. El enfoque lean se centra en la eficiencia. Se trata de eliminar tonterías (ya sean pasos innecesarios, recursos desperdiciados o tiempo de inactividad) y centrarse en lo que agrega mayor valor.

¿Qué es la gestión eficiente de proyectos?

Inspirados en el Sistema de Producción Toyota (TPS) de mediados del siglo XX, los principios lean se aplicaron inicialmente a la fabricación, pero desde entonces se han expandido a otras industrias, incluida la gestión de proyectos. Puede pensar en la gestión eficiente de proyectos como un enfoque de “menos es más” para ejecutar proyectos.

Esto significa que se utilizan menos recursos para generar más valor eliminando ineficiencias y mejorando continuamente los procesos. La gestión eficiente de proyectos busca agilizar los flujos de trabajo y garantizar que cada tarea lo acerque a entregar exactamente lo que su cliente necesita sin que el equipaje adicional lo agobie.

5 principios de la gestión de proyectos lean

La gestión eficiente de proyectos gira en torno a cinco principios básicos que guían a los equipos a ofrecer valor sin complicaciones.

Especificar valor

El primer principio le pide que responda: “¿Qué le estoy ofreciendo realmente a mi cliente?”

Comprender el valor real que está brindando a los clientes, ya sean externos o internos, implica profundizar en lo que realmente les importa y por lo que estarían dispuestos a pagar. Para los equipos de proyecto, esto significa alinear los esfuerzos con las prioridades de los clientes y asegurarse de que cada tarea contribuya directamente al objetivo final.

Por ejemplo, en proyectos de software, esto podría implicar centrarse en funciones que resuelvan los puntos críticos del usuario en lugar de agregar funciones innecesarias o ineficaces. Otro ejemplo sería un proyecto de ventas que se centra en iterar un aspecto específico del proceso de registro que afecta a un grupo demográfico objetivo.

Mapear el flujo de valor

Una vez que haya identificado el valor, es hora de trazar todo el proceso de principio a fin. En la metodología lean, esto se conoce como flujo de valor.

Mapear el flujo de valor no se trata sólo de enumerar tareas, sino de identificar cada paso que agrega valor y eliminar el desperdicio siempre que sea posible. Una herramienta común utilizada para esto es el tablero kanban, que es bastante popular en el software de gestión ágil de proyectos.

Un tablero kanban representa visualmente un flujo de trabajo y ayuda a los equipos a ver dónde pueden ocurrir cuellos de botella o retrasos. Este paso fomenta la transparencia en las operaciones y permite a sus equipos perfeccionar los procesos a medida que evoluciona el proyecto.

Para quienes gestionan procesos más estructurados, como la gestión de proyectos en cascada, mapear el flujo de valor puede ayudar a identificar áreas donde comúnmente ocurren retrasos o ineficiencias.

Crear flujo

El flujo es el corazón de la gestión de proyectos lean. Después de identificar y eliminar el desperdicio, desea introducir una secuencia estricta creando un proceso en el que las tareas avancen sin problemas de una etapa a la siguiente sin demoras innecesarias.

Algunos equipos de proyecto utilizarán un diagrama de Gantt para visualizar el flujo y ver mejor cómo se relacionan entre sí los pasos del proyecto. Este tipo de herramienta es particularmente útil para proyectos con una gran cantidad de dependencias de tareas.

Una forma de garantizar el flujo es abordar los obstáculos. ¿Dónde tiende a acumularse o disminuir el trabajo? Por ejemplo, un equipo podría descubrir que demasiadas aprobaciones o traspasos entre departamentos están provocando retrasos y reelaborar el proceso para evitar esos puntos críticos. O pueden descubrir que la carga de trabajo no está equilibrada entre los miembros del equipo y ajustarla para distribuir las tareas de manera más equitativa.

VER: Obtenga más información sobre los diagramas de Gantt y cómo se pueden utilizar para la gestión eficiente de proyectos.

Establecer atracción

El cuarto principio de la gestión eficiente de proyectos se basa en el concepto de producción justo a tiempo. En lugar de impulsar el trabajo a través del proceso, lean enfatiza un sistema de “tracción”, donde las tareas se inician sólo cuando hay una demanda para ellas.

Esto evita que el equipo produzca en exceso o desperdicie recursos en funciones o tareas que podrían no ser necesarias. En la gestión de proyectos, un sistema pull garantiza que los recursos y el tiempo se asignen de manera eficiente, centrándose únicamente en lo que agrega valor en el momento.

Perseguir la perfección

La gestión eficiente de proyectos no se trata sólo de hacer las cosas: se trata de mejorar continuamente la forma en que se hacen las cosas. Como resultado, este principio fomenta una cultura de reflexión y refinamiento continuos.

Después de completar con éxito cada proyecto, o incluso durante el mismo, los equipos deben preguntarse qué funcionó bien, qué no y cómo se pueden mejorar las cosas en el futuro. Se trata de luchar por la perfección a través de pequeños cambios incrementales, a menudo denominados kaizen, que ayudan a los equipos a mantenerse flexibles y eficientes.

Beneficios de la gestión eficiente de proyectos

Mayor eficiencia y menos desperdicio son los objetivos principales de la metodología lean, pero también hay algunos beneficios adicionales a considerar. Estos son algunos de los principales beneficios de la gestión eficiente de proyectos.

• Mayor eficiencia: Al centrarse en eliminar el desperdicio y optimizar los procesos, Lean ayuda a los equipos a trabajar de manera más eficiente. Las tareas se completan más rápido, se reducen los cuellos de botella y se eliminan pasos innecesarios, lo que conduce a una entrega de proyectos más fluida.
• Reducción de costos: Lean está diseñado para identificar y eliminar actividades inútiles, lo que reduce directamente los costos. Los equipos evitan la sobreproducción, el uso innecesario de recursos y los retrasos que pueden añadir tensión financiera a los proyectos.
• Mayor satisfacción del cliente: Dado que Lean se centra en identificar y ofrecer lo que el cliente realmente valora, el resultado final es un producto o servicio que satisface sus necesidades exactas. Esto conduce a una mejor satisfacción del cliente y también puede fomentar relaciones más sólidas con los clientes.
• Adaptabilidad mejorada: Lean promueve la reflexión y la mejora continua, facilitando la adaptación a nueva información, cambios de alcance o desafíos inesperados. La metodología alienta a los equipos a permanecer flexibles, ajustando los planes y procesos según sea necesario.
• Plazos de entrega más rápidos: Con el enfoque de Lean en crear un flujo fluido y eliminar demoras, los cronogramas de los proyectos se pueden acortar sin sacrificar la calidad. Esto es especialmente beneficioso en industrias donde el tiempo de comercialización es crucial.

¿Debería su organización utilizar la gestión de proyectos ajustada?

Si su empresa a menudo enfrenta limitaciones de recursos, plazos ajustados o demandas de proyectos fluctuantes, debe considerar la gestión eficiente de proyectos como una forma estructurada de priorizar lo que más importa y eliminar lo que no.

Además, la capacidad de Lean para adaptarse rápidamente a los cambios permite a las organizaciones girar de manera eficiente sin agregar gastos generales ni demoras significativas. Al centrarse en lo que agrega valor al cliente y mejorar constantemente los procesos, las empresas pueden mantenerse ágiles y competitivas en sus mercados.

En cuanto a las empresas de industrias como la manufactura, el desarrollo de software, la atención médica o la construcción, donde el desperdicio y la ineficiencia tienen un gran impacto en los resultados, la gestión eficiente de proyectos sería particularmente útil.

Ya sea que su objetivo sea ahorrar costos, tiempos de entrega más rápidos o simplemente una fuerza laboral más comprometida y eficiente, la metodología lean es una forma comprobada de alcanzar esos objetivos.

Para ver herramientas integrales de gestión de proyectos que podrían mejorar las prácticas lean, consulte esta lista del mejor software de gestión de proyectos de 2024.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuál es la diferencia entre lean y ágil?

La gestión de proyectos lean y ágil comparten algunos puntos en común, como su énfasis en la flexibilidad y la mejora continua, pero difieren en el enfoque y la ejecución.

• Lean tiene como objetivo principal eliminar el desperdicio y optimizar los procesos para lograr eficiencia, mientras que Agile se enfoca en la adaptabilidad y la entrega rápida de incrementos de trabajo de un proyecto.
• Agile es más iterativo, con ciclos cortos de desarrollo, revisión y adaptación, mientras que lean consiste en crear un flujo libre de desperdicios e impulsado por el valor.
• Lean a menudo influye en las prácticas ágiles, pero la metodología ágil tiende a centrarse más en entregas frecuentes y ciclos de retroalimentación.

¿El scrum es ágil o ágil?

Scrum es principalmente una metodología ágil. Se centra en realizar el trabajo en ciclos cortos o sprints, donde los equipos reevalúan y adaptan periódicamente en función de la retroalimentación. Sin embargo, algunos elementos de scrum se alinean con los principios lean, como minimizar el desperdicio y enfatizar la mejora continua. Aún así, el marco central de scrum se basa en valores y principios ágiles.

¿Kanban es ágil o eficiente?

Kanban tiene sus raíces en la fabricación ajustada, pero hoy en día se utiliza ampliamente en entornos ágiles. Kanban se centra en optimizar el flujo de trabajo y reducir los cuellos de botella, que es un concepto central de Lean. Sin embargo, ahora se utiliza a menudo en equipos ágiles para visualizar el trabajo y gestionar el flujo, lo que lo hace compatible con ambas metodologías. Por lo tanto, si bien kanban proviene del pensamiento lean, su flexibilidad lo hace útil para prácticas ágiles.