Al administrar su negocio, lo primero en lo que debe concentrarse debe ser aprender a mantener sus finanzas comerciales y personales separadas. Aprender a separar las finanzas comerciales y personales es crucial para simplificar la preparación de sus impuestos, generar crédito comercial y evaluar el desempeño de su negocio de manera precisa y efectiva. Avanzar en este sentido le ahorrará tiempo y dinero a su empresa en el futuro.
Si es propietario de un nuevo negocio o propietario actual y se da cuenta de que debería haber mantenido registros separados, debe seguir la guía detallada que hice a continuación para asegurarse de saber lo que se necesita para mantener realmente un límite claro entre su negocio y finanzas personales.
Paso 1: Obtenga un Número de Identificación de Empleador (EIN)
Recomendaría primero obtener un EIN del IRS. Un EIN es un identificador único de nueve dígitos que el gobierno utiliza para identificar empresas a efectos de trámites fiscales y federales. Tener uno ayuda a establecer su negocio como una entidad legal totalmente separada. Obtener un EIN es un proceso gratuito y relativamente sencillo y le ahorra mucho tiempo en el backend cuando se trata de asegurarse de que su empresa esté legalmente separada para procesos futuros importantes, como declaraciones de impuestos y banca comercial.
Por qué necesitas un EIN
Un EIN distingue su empresa de usted mismo y, en última instancia, establece una entidad legal separada para su empresa, lo que será crucial cuando se trate de procesos comerciales comunes:
- Separación Legal: Un EIN ayuda a organizar su negocio como legalmente separado de usted. Esto ayuda a evitar que sus activos personales se mezclen con sus pasivos comerciales.
- Fines Fiscales: Con un EIN a mano, su empresa puede presentar impuestos independientemente de sus declaraciones de impuestos personales cuando llegue el momento de declarar impuestos.
- Banca Empresarial: Los bancos exigen un EIN hoy en día para permitirle abrir una cuenta bancaria comercial. Tener una le permite mantener una cuenta bancaria separada para su negocio.
- Gestión de empleados: Se necesita un EIN para declarar los impuestos de los empleados y manejar la nómina. Tener un EIN también ayuda a establecer su empresa como un empleador legítimo.
- Crédito comercial para la construcción: Es necesario un EIN para establecer crédito a nombre de su empresa, aparte de su archivo de crédito personal.
Paso 2: Registre su negocio
El siguiente paso que recomendaría es registrar su empresa formalmente. Esto puede tomar la forma de una empresa unipersonal, LLC, una corporación S (S-corp) o una corporación C (C-corp). Registrar su empresa es un paso importante en el camino hacia la protección de sus activos personales en caso de cualquier acción legal emprendida contra su empresa. Tenga en cuenta que esta protección puede desaparecer si combina sus fondos personales y comerciales. Por eso es aconsejable considerar separar sus fondos personales y comerciales para evitar estos problemas.
Paso 3: abra su cuenta bancaria comercial
Después de registrar su empresa, le recomiendo que abra una cuenta bancaria comercial para su empresa. Una cuenta bancaria comercial garantiza que usted mantenga registros claros de los ingresos y gastos comerciales y que todo funcione sin problemas durante la época de impuestos. Tener una cuenta corriente comercial para su negocio también mantiene bajo control su gestión contable y financiera.
Cuando abra una cuenta bancaria comercial, asegúrese de que todos los ingresos que recauda su empresa se depositen en esta cuenta y que todos los gastos comerciales se paguen desde esa misma cuenta. Tener esta separación clara hace que, en última instancia, sea más fácil documentar y administrar las finanzas de su empresa. Para obtener ayuda para administrar las cuentas bancarias de su empresa, consulte el mejor software de conciliación bancaria.
Paso 4: Obtenga un número DUNS
A continuación, le recomiendo que obtenga un número DUNS de Dun & Bradstreet para asegurarse de establecer formalmente el perfil crediticio de su empresa.
Importancia de tener un número DUNS
Los acreedores utilizan un número DUNS para determinar la solvencia de su empresa. Brinda una idea de la salud de su empresa y del perfil crediticio general. El perfil crediticio de su empresa es crucial para determinar si podrá obtener préstamos y líneas de crédito futuros. Establecer un historial sólido de crédito comercial es clave para garantizar que su empresa siga creciendo y alcance la estabilidad financiera.
Paso 5: Obtenga una tarjeta de crédito a nombre de su empresa
Las tarjetas de crédito comerciales ayudan a crear un historial crediticio para su empresa, distinto de su crédito personal. Al utilizar tarjetas de crédito comerciales para gastos comerciales, no solo aumenta su crédito comercial sino que también mantiene separadas sus transacciones personales y comerciales.
Esta separación es importante para obtener informes financieros precisos y para establecer un historial crediticio sólido para su empresa, lo que puede ayudarlo a obtener mejores condiciones de financiamiento y diversificar sus opciones de préstamos en el futuro.
Paso 6: establezca cuentas de servicios públicos a nombre de su empresa
Otra forma de ayudar a mejorar el crédito de su empresa es establecer cuentas de servicios públicos a nombre de su empresa. Las cuentas de servicios públicos incluyen sus suscripciones comerciales y otras funciones habituales relacionadas, como facturas telefónicas, servicios de Internet y licencias de software.
Marque estos servicios para pago bajo el nombre de su empresa y asegúrese de que la cuenta bancaria que configuró para su empresa mantenga un registro de estos gastos para fines de software de contabilidad.
Paso 7: realice un seguimiento de los gastos de su negocio y mantenga los recibos
Una cosa que me gustaría destacar es la importancia del software de seguimiento de gastos a la hora de separar las finanzas comerciales de las personales. Creo que es fundamental para su negocio contar con un software o sistema de seguimiento de gastos que le ayude a realizar un seguimiento de los gastos y la facturación para obtener una imagen precisa del flujo de caja realmente involucrado en su negocio.
Beneficios del seguimiento de gastos
El seguimiento de gastos garantiza que su empresa mantenga registros claros y simplificados a efectos fiscales. No hay nada peor que luchar para cazar hasta el último gasto y factura y quedarse sin dinero durante la época de impuestos. Esto puede afectar e incluso retrasar la preparación de sus impuestos y terminar costándole económicamente. No te pongas en esta posición.
La mejor manera de evitar encontrarse en esta posición es asegurarse de que sus empleados utilicen y también estén capacitados en el uso de un software de seguimiento de gastos comerciales. Mantener recibos detallados también le ayuda a mantener el cumplimiento futuro y la preparación para auditorías.
Paso 8: Ponte en nómina
Pagarse un salario desde su cuenta comercial es un paso clave para mantener una separación clara entre sus ingresos personales y los ingresos comerciales. Esta práctica simplifica su contabilidad y garantiza que sus finanzas personales se mantengan separadas.
Sacar su salario de nómina de una cuenta comercial puede ayudarlo a crear un flujo de ingresos predecible y le ayuda a evitar los peligros que surgen al mezclar sus fondos comerciales y personales. Para obtener más información relacionada con la configuración de una cuenta de nómina, siga leyendo.
Paso 9: Supervise el uso de artículos personales por parte de su empresa
Por último, le recomiendo que mantenga un registro detallado de los usos comerciales de sus activos personales para tener posibilidades precisas de deducción de impuestos. Esto incluye mantener registros de activos, como oficinas en el hogar o vehículos utilizados en la administración y mantenimiento de su negocio.
Documentar los usos comerciales
Asegurarse de mantener documentación precisa de los activos utilizados ayuda durante la época de impuestos. Mantenga registros detallados de los gastos de la oficina central y utilice aplicaciones de seguimiento de kilometraje para el uso de vehículos relacionados con el negocio. Estos registros pueden ayudar a reducir su factura de impuestos comerciales cuando llegue la temporada de impuestos y son una excelente manera de asegurarse de tener documentación a mano para cumplir con cualquier cambio en la ley tributaria o futuras auditorías comerciales.
Por qué es importante separar las finanzas personales y empresariales
Mantener sus finanzas comerciales y personales separadas es crucial para lograr claridad financiera, una presentación de impuestos precisa y protección legal. Esto le ayuda a mantener una imagen clara de la salud financiera real de su empresa.
Los límites financieros claros también simplifican la contabilidad, evitan la mezcla de sus fondos y reducen el riesgo de problemas legales relacionados con informes financieros inexactos. Todo esto se combina para generar menos dolores de cabeza a medida que continúa creciendo y construyendo su negocio.
Cuentas bancarias comerciales recomendadas para separar las finanzas comerciales y personales
Elegir la cuenta bancaria comercial adecuada es esencial para mantener separadas las finanzas de su empresa. Aquí hay algunas opciones con las que elegiría:
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Es importante separar las finanzas empresariales y personales?
Sí, es muy importante separar las finanzas comerciales y personales. Se otorgan ciertas protecciones financieras y fiscales a sus finanzas personales si las finanzas de su negocio se mantienen en una cuenta legalmente separada. Sin embargo, estas protecciones pueden perderse si no separa adecuadamente sus finanzas comerciales y personales.
¿Puedo usar QuickBooks para finanzas personales y comerciales?
Sí, de hecho recomendaría usar QuickBooks tanto para su negocio como para sus finanzas personales. Solo asegúrate de no mezclar las dos cuentas. QuickBooks puede ser útil para la gestión de presupuestos y facturas y también le facilita mantener archivos separados, ya que QuickBooks puede hacer la parte de seguimiento de la documentación por usted.
