Cómo elegir el software CRM adecuado

Con tantas soluciones CRM disponibles, puede parecer una tarea desalentadora elegir con confianza el software adecuado para implementar en su negocio.

El propósito de un sistema CRM es optimizar la gestión de clientes para mejorar la eficiencia, una mejor retención de clientes y el acceso a datos analíticos. Hay factores clave a considerar al seleccionar una plataforma CRM, incluido el presupuesto asignado, los requisitos de funciones y la experiencia en el mercado.

Profundicemos en la planificación esencial que debe realizar antes de comprometerse con un CRM:

Cómo elegir un software CRM

1. Establece tu presupuesto

Es fundamental comprender qué parte de su presupuesto general debe destinarse a una inversión en CRM. Aunque la mayoría de los planes de software ofrecen facturación mensual, una empresa puede obtener descuentos cuando se compromete a una suscripción anual o incluso bianual.

Aquí hay algunos factores a considerar al elegir un CRM según el costo:

• Total de usuarios: ¿Cuántos usuarios esperas tener en la plataforma?
• Ciclo de facturación: ¿Una suscripción mensual o anual funciona mejor para su negocio?
• Tarifa de instalación: ¿El proveedor requiere una tarifa única de instalación del software?
• Complementos de funciones: ¿Hay funciones adicionales que necesita en su CRM que estén detrás de un muro de pago premium?

Es común que los proveedores ofrezcan un nivel gratuito de su CRM, que generalmente es una versión limitada del software en términos de cantidad de usuarios, funciones y almacenamiento. Si no está seguro de comprometerse con un contrato más largo, comenzar con la versión gratuita es una buena manera de probar el software con sus flujos de trabajo antes de comprometerse con un plan premium.

2. Definir objetivos de crecimiento

El software CRM es una solución escalable diseñada para crecer con su negocio. Hay proveedores que se especializan en soluciones para pequeñas empresas, mientras que otros ofrecen planes que unen a las medianas empresas con las grandes empresas.

Antes de comprometerte con un proveedor, considera que no necesariamente estás buscando un plan que coincida con la escala actual de tu negocio, sino más bien el crecimiento que esperas. De lo contrario, corre el riesgo de tener que hacer la transición a un nuevo proveedor porque el primero se le queda pequeño.

3. Conozca su proceso de ventas

Un sistema CRM debería mejorar, fortalecer y agilizar su proceso de ventas una vez que haya creado un ciclo. Transferir un proceso de ventas existente a la plataforma es mucho más rápido y fácil de implementar que intentar crear uno sobre la marcha. Desde allí, los usuarios pueden personalizar o crear nuevos flujos de trabajo, etapas y automatizaciones para mejorar el proceso de ventas especificado.

Por ejemplo, el proceso de generación de leads de tu empresa debería transferirse a un CRM sin problemas. Los clientes potenciales se pueden ingresar manualmente mediante llamadas en frío de los representantes de ventas o su CRM puede integrarse con el sitio web de su empresa para canalizar nuevos clientes potenciales de los visitantes del sitio o formularios web. Los mejores proveedores de CRM pueden gestionar y automatizar estos datos.

4. Considere su industria

Hay disponibles CRM generalizados y CRM específicos de la industria, pero vale la pena señalar que muchos CRM generalizados también ofrecen funcionalidades especiales para satisfacer las necesidades específicas de industrias de nicho.

Al investigar posibles soluciones de CRM, recomiendo verificar si un CRM generalizado como HubSpot, Freshsales o Pipedrive ofrece adaptaciones únicas que se ajusten a los requisitos de su industria. Pipedrive ofrece adaptaciones para industrias B2B o de marketing, hotelería y venta minorista, por nombrar algunas.

Si su industria es altamente especializada, una herramienta creada teniendo en cuenta su clientela y su estilo de negocio podría ser la mejor manera de hacerlo. Por ejemplo, un proveedor de CRM creado para organizaciones sin fines de lucro resaltará sus capacidades de seguimiento de donaciones, y un proveedor de CRM para atención médica tendrá datos y cumplimiento de HIPAA.

5. Priorizar según las funciones

No todas las empresas utilizarán una herramienta CRM para el mismo propósito o flujos de trabajo. Si bien una empresa puede querer mejorar sus esfuerzos de marketing, otra necesitará funciones avanzadas de inteligencia artificial para fomentar los clientes potenciales o una forma de optimizar toda la atención al cliente y la gestión posventa.

Dado que las necesidades de CRM varían según el tamaño de la empresa, la intención de uso o incluso el puesto de trabajo, priorizar las funciones de CRM hace que sea más fácil elegir la mejor solución para usted. Ya sea que necesite una herramienta con paneles de informes detallados o la capacidad de generar plantillas de páginas de destino, haga una lista de funciones esenciales para ayudar a determinar qué proveedores ofrecen esas funciones prioritarias al mejor precio.

6. Revise su pila tecnológica actual

Una herramienta CRM es tan buena como su capacidad para integrarse con aplicaciones nativas y de terceros. Antes de comprometerse con una herramienta CRM, confirme su compatibilidad con el otro software y herramientas que ya utiliza. Los ejemplos incluyen si se integra con su proveedor de correo electrónico para campañas de correo electrónico o aplicaciones de mensajería interna como Slack o Microsoft Teams.

Los proveedores con integraciones sólidas incluyen:

7. Comprenda su experiencia técnica

Si es la primera vez que implementa una herramienta CRM, es importante recordar que el software se presentará a una variedad de miembros del equipo con diferentes niveles de experiencia. Los empleados que tienen más probabilidades de utilizar un sistema CRM se encuentran en funciones no técnicas, como representantes de ventas, analistas de marketing y agentes de soporte.

La mejor manera de garantizar una implementación fluida es elegir un software que sea intuitivo y fácil de usar en cualquier nivel de habilidad. Busque una solución CRM con buenas opiniones de los usuarios sobre la facilidad de instalación, así como software que ofrezca tutoriales en la aplicación para la incorporación. Considere las mejores prácticas para asegurarse de aprovechar al máximo su herramienta CRM.

Funciones de CRM

El software CRM es una solución rica en funciones que normalmente viene con una combinación de herramientas básicas y avanzadas. Ya sea que su enfoque esté en marketing, colaboración o herramientas de inteligencia artificial, aquí hay algunas características fundamentales que debe buscar en cualquier software CRM:

• Herramientas de marketing: Integre las redes sociales y apunte a clientes potenciales de alto valor a través de interesantes campañas de marketing.
• Gestión de tuberías: Realice un seguimiento de dónde se encuentra cada acuerdo en curso en su cartera y cuáles son los próximos pasos para avanzar.
• Seguimiento de actividad: Supervise qué tipo de interacción han tenido los clientes potenciales y el último punto de contacto introducido por un representante de ventas.
• Automatización de ventas: Automatice tareas de ventas repetitivas, como el seguimiento de correos electrónicos, y cree flujos de trabajo personalizados.
• Informes y análisis: Vea paneles personalizados de métricas de ventas importantes, como el seguimiento de ingresos o el rendimiento de la campaña.

Precios de CRM

Si bien el precio de CRM generalmente se establece por usuario del software, algunos proveedores tienen estructuras de precios únicas o no revelan sus precios por adelantado. Al buscar proveedores, recomiendo registrarse para pruebas o demostraciones gratuitas siempre que sea posible. Ponerse en contacto con el equipo de ventas de las soluciones CRM que más le interesan es la mejor manera de desglosar los niveles y ciclos de facturación.

A continuación se muestran algunos factores que pueden afectar el precio de una herramienta CRM:

• Tamaño del equipo.
• Ubicación geográfica.
• Complementos de funciones.
• Ciclo de facturación (anual versus mensual).

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuáles son los diferentes tipos de CRM?

Los cuatro tipos de CRM son analítico, operativo, de marketing y colaborativo. Cada solución CRM se incluye en al menos una de estas categorías y algunas pueden identificarse como múltiples.

• CRM analíticos: Ofrezca informes de datos sólidos para la estrategia empresarial.
• CRM operativos: Priorice las relaciones con los clientes con automatizaciones y flujos de trabajo.
• CRM de marketing: Priorice las herramientas de campañas de marketing con potentes integraciones e informes generales.
• CRM colaborativos: Ofrecer comunicación omnicanal tanto para uso interno como externo.

¿Cuáles son los criterios para seleccionar un CRM?

Reviso y evalúo todo el software CRM utilizando una rúbrica y una metodología que define criterios clave a considerar. Mis criterios incluyen precio, funciones principales, personalizaciones, integraciones, facilidad de uso y atención al cliente. Recomiendo ponderar estas categorías según su importancia para su negocio.