Los sistemas telefónicos PBX utilizan hardware y software para conectar dispositivos como enrutadores, teléfonos, adaptadores y servidores. El término se remonta a la época de los cuadros de distribución manuales y los latiguillos, pero la tecnología ha evolucionado mucho con el tiempo.
Los sistemas modernos como IP PBX y VoIP PBX ofrecen soluciones más rentables y ricas en funciones que mejoran la productividad, como grabación de llamadas y capacidades de correo de voz a correo electrónico.
Si está buscando actualizar sus líneas telefónicas tradicionales a PBX, esta guía lo guiará a través de todo lo que necesita saber para que el proceso sea lo más sencillo posible.
1. Hay tres tipos de sistemas PBX
Como propietario de una empresa, la decisión más importante que debe tomar al inicio del proceso de implementación es si elegir PBX local, PBX alojado y PBX híbrido.
Echemos un vistazo más de cerca a cada uno:
PBX local
También conocido como PBX heredado o PBX tradicional, este es un sistema basado en hardware que se encuentra en su oficina. Se conecta a la red telefónica pública conmutada (PSTN) mediante líneas telefónicas de interfaz de tarifa primaria (PRI). Por lo general, tiene un costo inicial significativo y requiere un mantenimiento continuo.
PBX alojado
Comúnmente conocido como PBX en la nube o PBX virtual, el PBX alojado es un sistema telefónico basado en la nube que administra las llamadas y los servicios de comunicación de su empresa. En lugar de hardware físico en el sitio, su sistema telefónico lo administra un proveedor externo en sus centros de datos.
Con él, obtendrá acceso a funciones telefónicas avanzadas, como correo de voz, enrutamiento de llamadas y conferencias, sin la necesidad de equipos complejos y costosos físicamente en su oficina. Los sistemas PBX alojados son escalables y, por lo general, más rentables para las pequeñas o medianas empresas.
Centralita híbrida
Un PBX híbrido combina un sistema telefónico de oficina tradicional con funciones basadas en Internet. Le permite conservar los teléfonos habituales de su oficina y acceder a herramientas en línea para obtener capacidades adicionales y opciones de trabajo remoto. El PBX híbrido es particularmente útil para las empresas que buscan hacer la transición a un sistema alojado.
2. La PBX alojada es más fácil de administrar
La PBX alojada es verdaderamente un sistema plug-and-play, gracias al poder de VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet). En lugar de lidiar con los desafíos de un sistema local, puede disfrutar de la comodidad de una solución en la nube.
Todo lo que tiene que hacer es registrar una cuenta y suscribirse a un plan con un proveedor, como cualquier otro servicio en línea que utilice. También puede ampliar o reducir su plan fácilmente, según el crecimiento del negocio o los picos estacionales. Además, a medida que aparecen nuevas características o funciones, acceder a ellas es tan sencillo como ejecutar una actualización de software.
Por el contrario, un PBX local requiere mucho trabajo para ponerlo en funcionamiento, desde la instalación y configuración inicial hasta el mantenimiento continuo. Si no cuenta con personal de TI dedicado, es posible que deba contratar a un técnico externo para el mantenimiento. Esto puede provocar posibles tiempos de inactividad o interrupciones en su servicio y reducir su presupuesto.
3. Puedes agregar VoIP a una PBX analógica
Si desea llevar capacidades de VoIP a una PBX analógica heredada, puede emplear una puerta de enlace de Protocolo de inicio de sesión (SIP).
Básicamente, SIP admite la comunicación a través de Internet. Permite la transmisión de voz y datos multimedia, convirtiéndolo en la columna vertebral de los servicios VoIP. También se utiliza para configurar, modificar y finalizar sesiones en tiempo real, como llamadas de voz a través de redes IP.
Cuando alguien realiza una llamada utilizando el PBX analógico heredado, una puerta de enlace SIP convierte la señal analógica en paquetes digitales. Luego, estos paquetes digitales se enrutan a través de Internet hasta su destino, ya sea otro teléfono VoIP, un dispositivo móvil o incluso un teléfono fijo tradicional.
VoIP tiene muchos beneficios para las empresas, que incluyen:
- Acceso a nuevas funciones: Los mejores servicios telefónicos VoIP ofrecen funciones avanzadas que pueden no estar disponibles con los sistemas telefónicos analógicos tradicionales. Esto incluye funciones como videoconferencia, grabación de llamadas, desvío de llamadas, enrutamiento de llamadas y transcripción de correo de voz a correo electrónico.
- Escalabilidad: Estos sistemas son altamente escalables, lo que permite a las empresas agregar nuevas líneas o extensiones según sea necesario sin las limitaciones del cableado físico.
- Ahorro de costos: VoIP suele costar menos, especialmente para llamadas internacionales y de larga distancia.
- Compatibilidad con trabajo remoto: Los empleados pueden conectarse fácilmente al sistema telefónico de la empresa desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que lo hace ideal para el teletrabajo.
4. VoIP PBX ofrece análisis de llamadas en tiempo real
Los datos de llamadas en tiempo real pueden arrojar luz sobre partes importantes de sus operaciones, como el volumen de llamadas y los tiempos de espera de los clientes, que impactan directamente en la satisfacción del cliente.
Este tipo de información puede ser un gran desafío, si no imposible, de compilar con los sistemas PBX tradicionales. Pero con los sistemas telefónicos VoIP PBX, los datos están al alcance de su mano.
Su cuenta VoIP le brindará acceso inmediato a una gran cantidad de análisis e información de llamadas a través de datos en tiempo real. Esto le permite identificar rápida y fácilmente las tendencias de llamadas, evaluar el desempeño de los agentes y garantizar que sus clientes reciban el servicio rápido y eficiente que esperan.
Este nivel de conocimiento permite que su empresa se mantenga ágil y receptiva, mejorando en última instancia la experiencia general del cliente.
5. Cloud PBX puede ahorrarle dinero
Los sistemas Cloud PBX son más económicos que las opciones tradicionales por muchas razones, pero la mayor ventaja es que no necesitarás comprar muchos equipos para implementarlos. Con un sistema telefónico PBX basado en la nube, podrá utilizar los dispositivos que su equipo ya tiene, como teléfonos de escritorio, softphones, dispositivos móviles y auriculares.
Los costos asociados con la ampliación de las operaciones también son menores con un sistema PBX en la nube. Si planea agregar más líneas telefónicas o nuevos usuarios, contratar empleados en diferentes países o comunicarse con clientes internacionales, PBX en la nube es una opción económica.
Esto se debe a que los proveedores de VoIP le permiten ajustar el ancho de banda y personalizar sus funciones sin la necesidad de realizar cambios en la infraestructura física de su oficina. Puede agregar nuevos usuarios y eliminar usuarios cuando lo necesite, directamente desde su cuenta en línea.
Las soluciones de colaboración basadas en la nube también suelen ser las más rentables al mes.
Cuando busca un proveedor de PBX, es importante tener en cuenta los costos adicionales que podría estar pagando por otro software que ya está en uso. Por ejemplo, es posible que pueda combinar software de videoconferencia, herramientas de grabación de llamadas, intercambio de archivos y soluciones de pizarra virtual con su PBX VoIP.
Al migrar a una solución unificada, puede acceder a una amplia gama de canales de comunicación y herramientas de colaboración, todo dentro de la misma plataforma. Esto agiliza las operaciones de los agentes de llamadas, consolida los costos en una factura mensual y ahorra dinero al ayudarlo a abandonar los costosos productos de software de una sola función.
6. La PBX alojada se conecta con otro software
La transición a nuevas herramientas de comunicación puede parecer desalentadora, especialmente si su equipo cuenta con sistemas establecidos. La buena noticia es que un servicio PBX alojado ofrece integraciones con las aplicaciones de terceros más populares. Estas conexiones agilizan el flujo de trabajo de su equipo y minimizan la entrada manual de datos, ahorrándoles tiempo y esfuerzo.
Nextiva, por ejemplo, ofrece un mercado de aplicaciones que se conecta con las aplicaciones de ventas y marketing más populares, como Zoho y Salesforce. Cuando se integran, estas plataformas obtienen detalles de contacto relevantes, lo que facilita a los usuarios el acceso a la información del cliente durante las llamadas o interacciones de soporte.
7. La PBX adecuada depende de las operaciones
Ahora que ya sabes todo sobre los diferentes sistemas PBX y lo que pueden hacer, ¿en cuál deberías invertir? La respuesta depende de cómo operan su empresa y sus equipos.
Si sólo utiliza teléfonos fijos para realizar llamadas locales o ya ha gastado mucho en su infraestructura existente, una solución tradicional puede ser la mejor opción.
Pero si su equipo necesita hacer llamadas a todo el país o internacionalmente, trabajar de forma remota o tener acceso a funciones de seguimiento de llamadas, querrá un PBX alojado que esté conectado a un proveedor de VoIP. Los sistemas alojados también son la mejor opción para las empresas que empiezan desde cero.
Estas son algunas de las cosas que debe considerar al elegir un proveedor de VoIP:
- Fiabilidad: Una PBX moderna sólo es útil cuando está funcionando. Es importante elegir un servicio que esté en línea la mayor parte del tiempo. Busque un proveedor que prometa un tiempo de actividad del 99,999 % o mejor.
- Flexibilidad: Los sistemas telefónicos modernos pueden funcionar con teléfonos de escritorio VoIP normales o softphones que puede usar en su computadora o teléfono inteligente. Esto significa que tiene opciones sobre cómo realizar y recibir llamadas.
- Apoyo: Si algo sale mal con su sistema telefónico, querrá un equipo en quien pueda confiar para que lo ayude.
- Costo: Al elegir un servicio, asegúrese de que se ajuste a su presupuesto. Busque un proveedor que ofrezca planes que pueda pagar y pregunte sobre descuentos por pago anual.
- Seguridad: Para mantener seguro su sistema telefónico, busque un proveedor que tenga monitoreo 24 horas al día, 7 días a la semana y certificados especiales como SOC 2 o ISO/IEC 27001, lo que significa que cumplen con ciertos estándares de seguridad. Quizás también quieras pensar en funciones como el cifrado de llamadas para mantenerlas privadas.
La solución PBX adecuada puede desbloquear áreas clave de su negocio. Puede permitir el trabajo remoto, ayudarle a conseguir más clientes y brindar una mejor experiencia, lo que lo convierte en un activo valioso para su empresa.
