La funcionalidad Softphone permite que tabletas, computadoras portátiles y dispositivos móviles realicen y reciban llamadas como si fueran un teléfono de escritorio tradicional. Es una opción de VoIP que permite a las personas usar dispositivos que ya poseen para manejar llamadas desde cualquier lugar con conexión a Internet.
Esto ofrece bastantes ventajas distintas para una empresa, especialmente cuando se integra con otras herramientas comerciales para crear una plataforma de comunicaciones unificadas.
Cuando se implementan de manera óptima, las empresas pueden usar softphones para agregar contactos de otras aplicaciones, automatizar tareas, generar seguimientos, mejorar los flujos de trabajo, manejar fluctuaciones estacionales y ampliar o reducir según sea necesario.
Cómo convertir cualquier dispositivo en un softphone
Casi cualquier dispositivo se puede adaptar a un softphone, aunque los dispositivos más antiguos pueden experimentar problemas de rendimiento. Es mejor verificar los requisitos del sistema en cuanto a hardware y conexión antes de comprometerse con la implementación de un softphone.
Una vez que sepa que tiene un equipo compatible, todo lo que necesita es una conexión a Internet, una suscripción a VoIP y la aplicación del proveedor de servicios instalada en su dispositivo. Consulte nuestra lista de los mejores servicios telefónicos VoIP para conocer todas sus opciones y qué buscar al tomar una decisión.
Todo lo que queda después es descargar la aplicación, iniciarla e iniciar sesión. Algunos servicios pueden requerir que verifique su número de teléfono con un código, mientras que otros servicios solo requieren verificación por correo electrónico.
La mayoría de los proveedores de VoIP lo guiarán a través de ajustes de configuración rápidos antes de realizar su primera llamada. Podrás ajustar la configuración de audio y video, configurar preferencias de notificación y familiarizarte con la interfaz.
Softphones versus llamadas por Wi-Fi
Tanto los softphones como las llamadas por Wi-Fi utilizan Internet para facilitar las llamadas, pero no son lo mismo.
Las llamadas por Wi-Fi están disponibles a través de algunos proveedores de telefonía móvil, como Verizon y TMobile. Le permite manejar llamadas telefónicas regulares usando Wi-Fi si su conexión 4G o 5G no es lo suficientemente fuerte.
Sin darme cuenta termino usando esto todo el tiempo ya que el servicio de telefonía celular es irregular donde vivo. Garantiza una calidad de llamada fluida al cambiar sin problemas entre Wi-Fi y mi red celular según sea necesario.
Un softphone, aunque similar, requiere una suscripción a VoIP.
Los softphones necesitan algún tipo de conectividad a Internet; no tiene que ser Wi-Fi. VoIP puede funcionar a través de una conexión Wi-Fi, una conexión Ethernet o una red celular. También puede utilizar softphones en una tableta o computadora de escritorio, donde las llamadas por Wi-Fi están limitadas a su teléfono celular.
Los softphones son mejores para los negocios
A diferencia de los teléfonos de escritorio tradicionales, los softphones facilitan la conexión con otras herramientas comerciales que su equipo utiliza todos los días. Cuando todo su software está perfectamente integrado, los empleados no tienen que cambiar de sistema para encontrar lo que necesitan.
Los softphones pueden extraer información del software CRM, herramientas de colaboración, clientes de correo electrónico, software de servicio al cliente y más.
Toda esa información y el contexto tan necesario serán fácilmente accesibles desde la misma interfaz. Cuando un agente recibe una llamada, por ejemplo, puede ver rápidamente quién es la persona que llama, cuáles fueron sus compras anteriores y la transcripción de su última interacción.
No tendrán que entrar en la interacción en frío, lo que crea una experiencia mucho mejor para el usuario y el cliente.
Las empresas también se beneficiarán de una amplia gama de otras funciones de VoIP con su suscripción, que incluyen:
- Llamada en conferencia.
- Desvío de llamadas y transferencias.
- Opciones de transcripción de correo de voz.
- Reglas de enrutamiento de llamadas personalizables.
- Análisis e informes en tiempo real.
- Información sobre la duración de las llamadas, la actividad del usuario y el volumen de llamadas.
- Opciones de accesibilidad como comandos de voz, texto a voz y lectura de pantalla.
Un softphone puede proporcionarle un sistema telefónico completo que incluye todas las herramientas que las empresas necesitan.
¿Son los sistemas de softphone más fáciles de gestionar?
Los administradores pueden administrar la configuración del usuario, los permisos y las configuraciones del softphone desde una interfaz centralizada. Esto significa que pueden actualizar el software de forma remota, ayudar a los usuarios a resolver problemas y realizar ajustes rápidos sin que el usuario tenga que esperar o pausar su trabajo.
Agregar nuevos usuarios a un sistema de softphone requiere sólo unos pocos clics. Y a diferencia del hardware físico, los sistemas de softphone también se pueden mantener y actualizar sin necesidad de técnicos in situ.
¿Es más barato cambiar a un proveedor de VoIP de softphone?
Sí, por muchas razones. En primer lugar, las suscripciones a VoIP tienden a costar significativamente menos que los sistemas tradicionales de telefonía fija o locales. VoIP también ofrece tarifas de llamadas internacionales más bajas, lo que la convierte en una opción atractiva para las empresas que atienden llamadas regularmente en todo el mundo.
Un sistema VoIP y una funcionalidad de softphone también significan que no necesitarás comprar teléfonos físicos. El hardware obsoleto y los kilómetros de cableado telefónico son cosa del pasado. Más allá de eso, no tendrá que preocuparse por el mantenimiento de la infraestructura, ya que lo realiza su proveedor de VoIP.
¿Hay alguna desventaja de los softphones?
Los softphones tienen muchas cosas buenas a su favor, pero no están exentas de defectos.
Se requiere una conexión estable
Los softphones son tan confiables como su conexión a Internet. No necesita la red más rápida del mundo, pero debe ser lo suficientemente estable para enviar, recibir y descomprimir paquetes de datos.
Al igual que con una red celular irregular, una mala conexión a Internet puede provocar llamadas interrumpidas, retrasos graves e incluso ecos.
Congestión de la red
La congestión de la red también puede afectar la calidad de las llamadas, especialmente para las empresas más grandes. Las llamadas simultáneas, navegar por Internet, transmitir un vídeo, enviar un correo electrónico o descargar un archivo grande pueden afectar su red.
Puede modificar la configuración de Calidad de servicio (QoS) para priorizar el tráfico VoIP como punto de partida. Esto significa que la red pausará otras actividades si es necesario para preservar la calidad de la llamada. Esto puede resultar frustrante para los usuarios que tienen que esperar, pero es un pequeño precio a pagar por una experiencia de cliente consistente.
Si ajustar la configuración de QoS no ayuda, es posible que necesite una red separada específicamente para su sistema telefónico. Si bien esto garantiza llamadas de alta calidad, puede resultar costoso.
Integración con sistemas heredados
Los sistemas de softphone se integran bien con las aplicaciones empresariales modernas, pero las empresas con sistemas heredados complejos o personalizados pueden necesitar ayuda.
La integración con un CRM personalizado que haya creado o con un sistema de comunicaciones propietario, por ejemplo, puede requerir un desarrollador o ser imposible. Si no tiene a alguien en su equipo que conozca las API y el código, conectar herramientas podría ser más difícil de lo que esperaba.
Preocupaciones regulatorias
Algunas empresas deben utilizar sistemas telefónicos tradicionales debido a regulaciones legales.
Por ejemplo, los sectores de salud y finanzas de EE. UU. deben cumplir criterios específicos de seguridad de datos y comunicaciones. Para muchos, un sistema tradicional puede ser la única manera de garantizar el cumplimiento.
