Instalar un sistema VoIP para tu negocio es un poco más complicado que el que puedas tener en casa. La instalación de VoIP residencial es plug-and-play: todo lo que tiene que hacer es configurar su adaptador, conectar sus dispositivos y comenzar a llamar.
Para una configuración de VoIP corporativa, hay más factores a considerar al manejar la implementación. Pero hay varias maneras de hacer que el proceso parezca sencillo, incluso si no cuentas con soporte de TI interno.
Consejo 1: elija VoIP alojado
Actualmente hay tres tipos de implementación de VoIP disponibles:
- VoIP alojado: También llamado VoIP basado en la nube, esto significa que su proveedor de VoIP mantiene, actualiza y protege toda la infraestructura de su sistema telefónico (menos los dispositivos físicos que tiene en su poder). Todo lo que su equipo tiene que hacer es iniciar sesión en el sistema desde un navegador web o una aplicación para usarlo.
- VoIP local: Esto es todo lo contrario. Usted aloja, mantiene y protege todo el sistema, desde servidores de datos y puntos de conexión hasta actualizaciones de software. Si bien esto es excelente para empresas con requisitos especiales de cumplimiento y seguridad, es muy costoso y requiere muchos recursos. Con tantos proveedores de VoIP alojados increíbles que existen, rara vez recomiendo esta opción.
- VoIP híbrida: A veces, uno u otro no es posible o no es rentable. Muchas empresas ya han invertido decenas o cientos de miles de dólares en su propia infraestructura, dependen en gran medida de la seguridad de su sistema heredado o tienen algunos usuarios que necesitan funciones más modernas. En estos casos, las empresas pueden mantener algunos componentes y obtener el resto de su proveedor de VoIP.
Entre estas opciones, VoIP alojada es la más fácil de implementar. No tendrá que preocuparse por el software, el espacio del servidor, las redundancias o las actualizaciones. Además, recibirá ayuda del proveedor a lo largo del camino, lo que lo convierte en una excelente opción para empresas que no tienen sus propios expertos en TI.
Antes de empezar a comparar precios, le recomiendo comprobar la potencia de su conexión a Internet. El ancho de banda, la velocidad y la limitación afectarán la calidad de las llamadas y la cantidad de llamadas que puede realizar en un momento dado. Si su Internet no es lo suficientemente potente, le sugiero que actualice o agregue una red separada solo para su sistema VoIP.
Una vez que haya elegido un proveedor de VoIP, podrá comprar un nuevo número de teléfono o transferir su número existente sin costo alguno. La transferencia de un número puede demorar algunas semanas, por lo que deberá continuar usando su sistema actual hasta que se complete el proceso.
Consejo 2: obtenga teléfonos preaprovisionados
Puede comprar nuevos teléfonos de escritorio de cualquier proveedor, siempre que sean compatibles con su nuevo sistema. Pero la forma más sencilla es obtenerlos directamente de su proveedor de VoIP.
Ellos configurarán todo por usted, incluida la dirección de control de acceso a medios (MAC) de cada teléfono. Este es un código de 12 dígitos asignado a cada dispositivo que le permite acceder a Internet a través de su red.
También los incluirán todos en la lista blanca para que todos los dispositivos estén listos para usar desde el primer momento. No se requieren configuraciones ni autorizaciones complejas.
Muchas empresas no necesitan ningún teléfono de escritorio. Las capacidades de Softphone hacen posible que cualquier persona que haya iniciado sesión haga o reciba llamadas directamente desde su computadora o dispositivo móvil. Seguir este camino hace que la implementación sea aún más fácil, pero no siempre es una opción. Alternativamente, también puedes comprar dispositivos reacondicionados o usados para ahorrar un poco de dinero.
Consejo 3: priorice la estabilidad de la red
La calidad de las llamadas VoIP depende de mucho más que la velocidad de Internet. La mayoría de las llamadas VoIP requieren sólo 0,15 megabits por segundo; Las conexiones a Internet domésticas típicas tienen velocidades de alrededor de 3 Mbps, que es aproximadamente 20 veces más rápida de lo que necesita.
La estabilidad de la red suele ser la verdadera culpable de los ecos, retrasos y llamadas entrecortadas. Por lo tanto, es una buena idea verificar esto antes de que su equipo comience a usar su nuevo sistema. A continuación se detallan algunos problemas comunes de estabilidad de la red que quizás deba solucionar.
Calidad de servicio
Básicamente, esto significa aprovechar su ancho de banda para priorizar las llamadas VoIP. Con algunos ajustes, puede configurar su enrutador para priorizar el tráfico VoIP y dejar otras actividades, como descargas o navegar por Internet, en un segundo plano. Para ir un paso más allá, algunos enrutadores permiten priorizar el tráfico de dispositivos individuales.
Estado latente
Este es el tiempo que tardan los paquetes de datos en viajar desde su origen (quien esté hablando) hasta su destino (la persona del otro lado). Una latencia alta significa un retraso elevado, lo que resulta en conversaciones dolorosas y frustrantes. 150 milisegundos es un buen estándar al que aspirar para evitar interrupciones y respuestas notablemente lentas de su sistema.
Estar nervioso
Esto se refiere al retraso de los paquetes de datos recibidos en una red. Una vez que un paquete de datos ha llegado a su destino, la fluctuación se refiere a cualquier retraso que tenga la red receptora para descomprimirlo. Una de las formas más efectivas de combatir el jitter es a través de una conexión Ethernet. Alternativamente, también ayudarán las fuertes señales de Wi-Fi.
Consejo 4: trate la seguridad como un requisito
Los espías y piratas informáticos con malas intenciones son más comunes que nunca, por lo que la seguridad es un componente esencial de su configuración, no una ocurrencia tardía.
El cifrado es una de las mejores formas de mantener seguro su sistema, pero no es una configuración predeterminada para muchos sistemas VoIP. Esto es particularmente cierto si opta por una implementación híbrida o local. Con VoIP alojado en la nube, debería poder solicitarlo o activarlo usted mismo si aún no está activado. Busque un sistema que utilice TLS 1.3 como mínimo.
Además del cifrado, también deberías considerar:
- Configuración del cortafuegos: Cada vez que se realiza una llamada, la conexión entre usted y el dispositivo receptor se denomina Protocolo de inicio de sesión. La configuración de un firewall garantizará que el tráfico SIP pueda pasar mientras se bloquea el acceso no autorizado al sistema; esto garantiza que las partes conectadas sean las únicas que escuchen.
- Instalación de una red privada virtual: Muchas empresas aprovechan una VPN, especialmente si sus empleados trabajan desde casa o tienen requisitos de seguridad estrictos.
- Autenticación de dos factores: Configurar una 2FA simple es una de las formas más efectivas de proteger las cuentas de usuario en todos los ámbitos.
Consejo 5: opte por equipos de alta calidad
Desde teléfonos de escritorio hasta auriculares, invertir en hardware de primer nivel vale la pena. No sólo tendrá menos problemas de longevidad, sino que también obtendrá más funciones y podrá aprovechar al máximo su nuevo sistema.
No todo el mundo necesita teléfonos de primera línea, pero vale la pena el costo adicional para aquellos que los necesitan. Lo mismo ocurre con los auriculares, adaptadores y dispositivos para salas de conferencias. Pagar más por adelantado por la calidad puede terminar costando menos a largo plazo, ya que no tendrás que reemplazarlos más adelante.
Ten en cuenta el tipo de trabajo que realiza tu equipo y las funciones que pueden requerir en el día a día a la hora de tomar tus decisiones de compra. Por ejemplo, si los representantes pasan muchas horas usando auriculares, asegúrese de elegir un producto que sea duradero y cómodo para un uso prolongado. O, si su centro de llamadas opera con un modelo de escritorio compartido, necesitará teléfonos que admitan el inicio de sesión desde cualquier dispositivo.
Es mejor asegurarse de que el equipo cumpla con todos sus requisitos desde el principio, porque de lo contrario podría perder tiempo y dinero actualizándolo.
Consejo 6: personaliza tu sistema VoIP
Desde automatizaciones, accesos directos y flujos de trabajo simples y optimizados hasta complejos, vale la pena el esfuerzo adicional de personalizar su sistema VoIP antes de implementarlo.
Aquí hay algunas características estándar que vale la pena considerar al principio:
- Desvío de llamadas: Esto le permite redirigir llamadas a un número diferente. Supongamos que alguien llama a su empresa fuera del horario de atención; puede configurarlo para que suene el teléfono del propietario y asegurarse de que nada quede sin respuesta.
- Distribución automática de llamadas: Esto dirige las llamadas entre bastidores para hacer la vida de todos más fácil. Un sistema ACD analiza todo lo que sabe sobre la persona que llama y decide a quién debe dirigirse la llamada. Funciona particularmente bien cuando se conecta con su software CRM.
- No molestar: ¿No quieres interrupciones? Puedes activar esto para pausar temporalmente las notificaciones de llamadas. Incluso puede redirigir esas llamadas a otra persona.
- Respuesta de voz interactiva: Si alguna vez siguió un mensaje de voz para presionar un número para dirigir su llamada, ha interactuado con un sistema IVR. Esto permite a las personas que llaman enrutarse según lo que necesitan. Puede funcionar en conjunto con ACD para liberar agentes y llevar a las personas que llaman a donde quieren ir lo más rápido posible.
Consejo 7: tómate el tiempo para entrenar a tu equipo
Es posible que muchas personas de su equipo puedan descubrir cómo utilizar su nuevo sistema por sí mismas. Esto es genial, pero también puede provocar inconsistencias en el servicio, lo que causa más problemas más adelante.
Aproveche todos los recursos que tiene su proveedor de VoIP para incorporar personas a un nuevo sistema. Muchos tienen módulos y materiales de capacitación disponibles en línea y, si se trata de una implementación lo suficientemente grande, pueden incluso ofrecer un representante de la empresa dedicado a capacitar a los empleados. Algunos también ofrecen tutoriales en la aplicación para productos de softphone.
Recomiendo encarecidamente al menos una sesión de capacitación para todos para que todos reciban las mismas instrucciones e información sobre los flujos de trabajo esperados. Organizar un seminario exclusivo con llamadas de prueba también brinda a las personas menos conocedoras de la tecnología la oportunidad de hacer preguntas, probarlo por su cuenta y aprender lo que necesitan en un entorno seguro.
Consejo 8: preinstale aplicaciones en dispositivos de trabajo
Incluso si usa teléfonos de escritorio, instalar la aplicación en el dispositivo móvil o computadora del trabajo de cada usuario les brinda otra vía para usar el sistema. También les dará a aquellos que sean capaces la opción de configurar sus propios ajustes sin necesidad de ocupar los recursos del equipo de TI.
Es importante preinstalar estas aplicaciones antes de utilizar el sistema VoIP, para que haya tiempo de abordar cualquier problema o pregunta sobre la funcionalidad. Una vez instalado, los usuarios podrán realizar o recibir llamadas desde cualquier lugar, abriendo más posibilidades para trabajo remoto u operaciones de emergencia.
Consejo 9: aproveche otras integraciones de software
Las integraciones conectan su sistema VoIP con otras herramientas comerciales que su equipo usa todos los días. Veo que muchas empresas los ignoran porque creen que las integraciones serían difíciles de configurar.
Sin embargo, la mayoría de los proveedores de VoIP tienen funciones de integración con un solo clic que hacen que la instalación sea realmente sencilla. Los sistemas VoIP pueden integrarse con soluciones CRM, herramientas de colaboración y software de programación. Si tiene un desarrollador en su plantilla, puede aprovechar las API para conexiones personalizadas y una experiencia de usuario aún mejor.
Consejo adicional: vigile el presupuesto
VoIP es conocida por sus tarifas ocultas, incluidos impuestos, tarifas de cumplimiento y gastos basados en el uso. No es raro que su primera factura sea una completa sorpresa y que las facturas continuas varíen de un mes a otro. También debes pensar en los costos de actualizar tu Internet, instalar VPN, uso internacional, dispositivos, adaptadores y más.
Le recomendaría que lea esta guía de precios de VoIP para obtener una descripción general completa de qué esperar y cómo presupuestar un sistema VoIP.
