Administrar su primera nómina es emocionante, pero también puede resultar abrumador e incluso un poco intimidante. ¿Cómo sabes si estás haciendo todo correctamente? ¿Qué pasa si no tienes toda la información que necesitas?
Para ayudarlo, hemos elaborado la lista de verificación definitiva paso a paso para su primera ejecución de nómina, que incluye una lista de todos los documentos esenciales que necesitará.
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Libros rápidos
Empleados por tamaño de empresa
Micro (0-49), Pequeño (50-249), Mediano (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+)
Micro (0-49 empleados), pequeña (50-249 empleados), mediana (250-999 empleados), grande (1000-4999 empleados)
Micro, Pequeño, Mediano, Grande
Características
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Lista de verificación paso a paso para la primera ejecución de nómina
Paso 1: Reúna todos sus documentos
Necesitará varios documentos para ejecutar su primera nómina, incluido un Número de identificación del empleador (EIN) y formularios W-4 o W-9 para empleados. Hemos elaborado una lista de verificación maestra de todos los documentos que necesitará en la siguiente sección, así que consúltela mientras se prepara para ejecutar su primera nómina.
Paso 2: abra una cuenta bancaria de nómina
Para gestionar la nómina, necesitará una cuenta bancaria comercial, no personal. La mayoría de las empresas utilizan una cuenta bancaria dedicada únicamente a la nómina para que el dinero no se mezcle con otros fondos. Si actualmente no tiene una cuenta bancaria comercial reservada para la nómina, considere crear una.
Paso 3: seleccione un período de pago
A continuación, deberá decidir con qué frecuencia pagará a los empleados. Muchas empresas siguen un calendario de pagos quincenal, mientras que otras prefieren dos veces al mes o incluso una vez al mes. Consulte nuestra guía de períodos de pago si necesita ayuda para determinar un cronograma de nómina para su empresa. Asegúrese de cumplir con todas las regulaciones gubernamentales pertinentes al seleccionar un período de pago.
Paso 4: configura tu software de nómina
Si está utilizando un software de nómina (en lugar de ejecutar la nómina manualmente), deberá configurar su software de nómina antes de ejecutar la nómina por primera vez. Un software de nómina fácil de usar como SurePayroll lo guiará a través del proceso de configuración para garantizar que tenga todo lo que necesita para ejecutar su primera nómina con éxito.
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Paso 5: Obtenga un seguro de compensación para trabajadores
De los 50 estados, 49 exigen que las empresas deben tener un seguro de compensación laboral para operar y pagar a los empleados (Texas es la única excepción). Algunos estados lo exigen, incluso si vas a pagarle a un solo empleado. Revise los requisitos de su estado y obtenga un seguro de compensación para trabajadores que cumpla con los requisitos para estar listo para ejecutar su primera nómina.
Paso 6: Calcular el salario bruto
Ahora es el momento de empezar a calcular cuánto pagar a los empleados. Para comenzar, debe calcular el salario bruto de cada empleado (es decir, los salarios antes de impuestos, beneficios y otras deducciones).
Para los empleados por horas, deberá revisar sus tarjetas de tiempo para verificar la precisión y calcular las horas extra necesarias y el tiempo libre remunerado. Para los empleados asalariados, no tienen que preocuparse por las horas extras, pero deberán calcular el tiempo libre remunerado.
También deberá contabilizar cualquier pago adicional, como comisiones, bonificaciones y pagos retroactivos, para todos los empleados. El software de nómina como SurePayroll realizará automáticamente estos cálculos por usted, acelerando el proceso y aumentando la precisión.
Paso 7: Calcular el salario neto
A continuación, debe calcular todas las deducciones y restarlas del salario bruto para obtener el salario neto de cada empleado. Primero, calcule los ajustes antes de impuestos o exentos de impuestos, que incluyen primas de beneficios, contribuciones al fondo de jubilación, contribuciones a la HSA y reembolsos de gastos.
Luego calcule los impuestos y retenga el impuesto federal sobre la renta, el impuesto al Medicare, el impuesto al Seguro Social, el impuesto estatal sobre la renta, los impuestos locales y los embargos salariales. Finalmente, tenga en cuenta las retenciones después de impuestos, como las contribuciones Roth IRA. Nuevamente, el uso de un software de nómina automatizará estos cálculos en su nombre.
Paso 8: revisa las matemáticas
Ya sea que calcule la nómina manualmente o utilice un software de nómina, debe revisar los cálculos antes de procesar la nómina para asegurarse de que todos los cálculos sean correctos. Esto le ayudará a evitar errores costosos, empleados descontentos e incluso sanciones gubernamentales por impuestos incorrectos.
Paso 9: Distribuya los pagos y los recibos de pago
Una vez que hayas verificado todo, es hora de pagar a tus empleados. A la mayoría de los empleados se les pagará mediante depósitos directos, pero también puede pagarles mediante cheques físicos en papel o tarjetas de pago. También debe generar un talón de pago para cada empleado y enviárselo para que ambos tengan un registro de la ejecución de la nómina.
Documentos necesarios para ejecutar tu primera nómina
A continuación, hemos reunido una lista de verificación de todos los documentos que necesitará para ejecutar su primera nómina. Para obtener una explicación más detallada de estos documentos, consulte nuestra guía dedicada que explica con más detalle los documentos que necesitará para la nómina.
Información fiscal de la empresa
- Número de identificación de empleado: Esto lo utiliza el gobierno federal de EE. UU. para realizar un seguimiento de sus depósitos de impuestos. Puede obtener un EIN gratis en unos minutos a través del sitio web del IRS. Consulte nuestra guía que explica qué es un EIN para obtener más información.
- Número de identificación de la agencia estatal: Esto es similar a un EIN y se utiliza para rastrear sus depósitos de impuestos al gobierno estatal.
- Tasa de cotización al seguro estatal de desempleo: Los 50 estados y DC tienen un impuesto al desempleo que se aplica a las empresas, pero cada uno cobra una tasa diferente y estructura su programa de UI de manera diferente.
- Calendario de depósito de impuestos sobre la nómina: La mayoría de los impuestos federales y estatales vencen trimestralmente, pero siempre es una buena idea verificar las fechas.
Documentos de empleado
- Informacion personal: Necesitará el nombre legal completo de cada empleado, su fecha de nacimiento y su dirección actual para poder pagarles.
- Fecha de inicio o terminación del empleo: Dado que esta es su primera ejecución de nómina, probablemente utilizará la fecha de inicio del empleado.
- Número de declaración de impuestos: Este será el número de Seguro Social del empleado o su Número de Identificación del Contribuyente (TIN), que es similar al EIN para individuos.
- Detalles de la tasa de pago y compensación: Esto incluye no sólo la tarifa por hora o los salarios asalariados, sino también toda la información de compensación necesaria, como tasas de comisión y bonificaciones.
- Información de retención: Esto especifica cuánto dinero se debe retener de cada cheque de pago para cubrir las contribuciones del empleado a beneficios e impuestos.
- Formulario I-9: Este formulario verifica la elegibilidad de cada empleado para trabajar en los EE. UU.
- Formulario W-4: Este formulario resume toda esta información para cada empleado.
- Formulario W-9: Este formulario resume toda esta información para cada contratista independiente.
Información de la empresa
- Cuenta bancaria de la empresa: Necesitará una cuenta bancaria de la empresa para pagar a los empleados y los impuestos.
- Aportes de la empresa: Como empleador, debes contribuir a ciertos beneficios, como el seguro médico.
Preguntas frecuentes
Al configurar la nómina, ¿qué debes hacer primero?
Al configurar la nómina por primera vez en los Estados Unidos, debe obtener un Número de identificación de empleador (EIN) y reunir otros documentos necesarios. En EE. UU., no puedes gestionar la nómina a menos que tengas un EIN, por lo que lo necesitas para seguir adelante.
¿Por qué es importante una lista de verificación de nómina?
Una lista de verificación de nómina es esencial para que sus cálculos sean lo más precisos posible. Si no tiene una lista de verificación de nómina, es posible que se olvide de incluir las horas extra, calcular mal las deducciones u olvidarse de retener impuestos, todos los cuales son errores costosos de corregir.
¿Cuánto tiempo tarda en procesarse la nómina?
De principio a fin, el procesamiento de la nómina puede tardar hasta una semana. Dependiendo del tamaño de su empresa, puede llevar varios días ejecutar la nómina y obtener todas las aprobaciones necesarias. Una vez que se finaliza y envía la nómina, normalmente se necesitan de uno a cuatro días para que los depósitos directos se realicen en las cuentas bancarias de los empleados.
