La gestión de gastos es crucial para las empresas. Estas prácticas herramientas digitales simplifican la forma en que las organizaciones registran, gestionan y analizan los gastos.
Sin embargo, cada plataforma se dirige a diferentes grupos demográficos. Algunos, como Zoho Expense, ofrecen un excelente enfoque integral que da la bienvenida a los principiantes. Otros, como QuickBooks Online, son más complejos para lograr una escalabilidad a largo plazo.
No te preocupes si esto suena confuso. Hicimos el trabajo por usted. Repasemos nuestra lista corta de las cinco mejores aplicaciones de seguimiento de gastos para su empresa.
1
Libros rápidos
Empleados por tamaño de empresa
Micro (0-49), Pequeño (50-249), Mediano (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+)
Micro (0-49 empleados), pequeña (50-249 empleados), mediana (250-999 empleados), grande (1000-4999 empleados)
Micro, Pequeño, Mediano, Grande
Características
API, libro mayor, gestión de inventario
2
ERP en la nube de Acumatica
Empleados por tamaño de empresa
Micro (0-49), Pequeño (50-249), Mediano (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+)
Micro (0-49 empleados), pequeña (50-249 empleados), mediana (250-999 empleados), grande (1000-4999 empleados)
Micro, Pequeño, Mediano, Grande
Características
Cuentas por cobrar/por pagar, API, contabilidad departamental y más
Comparación de las principales aplicaciones de seguimiento de gastos
Cada título de software ofrece características y capacidades matizadas. Por ejemplo, QuickBooks Online cuenta con un procesamiento de nómina de primer nivel, del que carece Shoeboxed.
Sin embargo, para echar un vistazo rápido, aquí hay una comparación rápida lado a lado.
Gastos de Zoho: Mejor en general
Zoho Expense es nuestra mejor elección gracias a su interfaz fácil de usar y su sólido conjunto de funciones. Ofrece todo lo que necesita para comenzar rápidamente y sin muchos problemas. Cualquier principiante sin experiencia previa puede entenderlo. Además, también es muy asequible, con todos los planes por menos de $10.
Pero no se deje engañar por su bajo precio y su facilidad para principiantes. Zoho Expense está repleto de ventajas útiles. Por ejemplo, puede registrar los gastos automáticamente escaneando recibos mediante un complemento del navegador de Internet con un solo clic. También puede abordar elementos financieros avanzados, como adelantos en efectivo y conciliación de tarjetas de crédito corporativas. Y para obtener más potencia, puede conectarse a otras ofertas de software de Zoho.
Por qué elegimos Zoho Expense
Elegimos la plataforma por su hermosa simplicidad, amigable para principiantes y que aún tiene una gran funcionalidad. Además, su perfecta integración con el conjunto de productos de Zoho y otro software de contabilidad popular lo convierte en la mejor opción para las empresas que buscan centralizar sus operaciones financieras.
Para obtener más información, lea la revisión completa de Zoho Expense.
Precios
- Gratis: Sin costo para hasta 3 usuarios con funciones limitadas.
- Estándar: $4 por usuario por mes para 3 o más usuarios.
- De primera calidad: $7 por usuario por mes para 3 o más usuarios.
- Costumbre: Contacta para cotización si tienes más de 100 usuarios.
Características
- Escaneo automatizado de recibos.
- Soporte multidivisa.
- Flujos de trabajo de aprobación personalizados.
- Panel de análisis integrado.
- Informes de gastos en tiempo real.
Pros y contras
| Ventajas | Contras |
|---|---|
|
|
QuickBooks Online: la mejor aplicación móvil
QuickBooks Online es un nombre familiar por una buena razón. Combina de manera experta el seguimiento de gastos con funciones más amplias como nómina y declaración de impuestos. Por lo tanto, obtienes muchas funciones por el dinero. Y afortunadamente, ese poder no se pierde cuando estás en movimiento.
Esto se debe a que el título ofrece una experiencia móvil con todas las funciones. Puede realizar un seguimiento de los gastos, capturar recibos e incluso prepararse para la época de impuestos, todo sobre la marcha. Además, puede sincronizar con otras aplicaciones para teléfonos inteligentes de la empresa matriz Intuit. Las opciones incluyen TurboTax y Credit Karma.
En comparación, muchos competidores no logran ofrecer una experiencia móvil sólida. Algunos solo admiten la carga simple de recibos o el seguimiento de kilometraje. Pero no la aplicación QuickBooks Online, que se mantiene fiel a la experiencia completa.
Por qué elegimos QuickBooks Online
La plataforma gana gracias a su experiencia móvil altamente calificada y amigable para principiantes, que brinda a los propietarios de negocios la flexibilidad de administrar sus finanzas en cualquier momento y en cualquier lugar. La aplicación es sólida y ofrece una funcionalidad completa que a menudo es poco común en las versiones móviles de software empresarial.
Para obtener más información, lea la revisión completa de QuickBooks Online.
Precios
- Inicio sencillo: $30 por mes.
- Esenciales: $60 por mes.
- Más: $90 por mes.
- Avanzado: $200 por mes.
Características
- Captura automática de recibos a través de aplicación móvil.
- Seguimiento de kilometraje.
- Categorización de gastos.
- Analítica avanzada.
- Facturas altamente personalizables.
Pros y contras
| Ventajas | Contras |
|---|---|
|
|
En caja de zapatos: lo mejor para recibos físicos
Shoeboxed es una bendición para las empresas que manejan muchos recibos físicos. De hecho, se especializa exclusivamente en gestionar estos molestos recibos impresos.
La plataforma simplifica la gestión de su rastro en papel escaneando y registrando automáticamente los recibos en masa. Obtendrá miles de escaneos al año, o incluso más con una suscripción personalizada. Muchos competidores, como Zoho Expense, solo incluyen unas pocas docenas de escaneos o menos.
El título es único porque también cuenta con escaneo de servicio completo. Este beneficio implica enviar por correo fajos de recibos en un paquete prepago llamado Sobre Mágico. Luego, el personal de Shoeboxed ingresa todos sus datos y destruye o devuelve sus documentos. Este beneficio supone un enorme ahorro de tiempo que normalmente no se ofrece en ningún otro lugar.
Por qué elegimos Shoeboxed
Shoeboxed es la aplicación de referencia para pequeñas empresas que necesitan una gestión de recibos físicos de primer nivel. Su ambicioso enfoque en simplificar la experiencia de digitalización de recibos hace que sea difícil superar los gastos en papel.
Precios
- Puesta en marcha: $23 por mes.
- Profesional: $47 por mes.
- Negocio: $71 por mes.
Características
- Generoso subsidio para escaneo de recibos.
- Entrada de datos de servicio completo disponible.
- Imágenes digitales compatibles con el IRS.
- Categorización automática de gastos.
- Informes de gastos detallados.
- Seguimiento de kilometraje.
Pros y contras
| Ventajas | Contras |
|---|---|
|
|
Expensify: lo mejor para el seguimiento de los gastos de los empleados
Si reembolsar a los empleados es una gran parte de su operación, Expensify es su opción perfecta. La plataforma para principiantes ofrece ventajas especializadas como reembolso al día siguiente y aprobaciones de gastos automatizadas. También cuenta con auditoría impulsada por inteligencia artificial. Esta herramienta ayuda a detectar fraudes, reclamos duplicados, recibos mal categorizados y más.
El título también es apreciado por su escaneo ilimitado de recibos. Muchas otras plataformas limitan esta tarea. Pero con Expensify, su personal puede escanear con todo su corazón. Y ahorrará tiempo ya que el título propaga los datos automáticamente.
Por qué elegimos Expensify
Expensify agiliza el flujo de trabajo del informe de gastos y mejora el cumplimiento de las políticas de la empresa. Su fuerte enfoque en las capacidades de automatización e integración lo convierte en una opción superior para la gestión de gastos de los empleados.
Precios
- Recolectar: $5 por usuario por mes, pagado anualmente.
- Control: $9 por usuario por mes, pagado anualmente.
Características
- Reembolso al día siguiente.
- Conciliación de tarjetas corporativas.
- Seguimiento de kilometraje por GPS.
- Escaneo de recibos.
- Integración con sistemas de RRHH y contabilidad.
Pros y contras
| Ventajas | Contras |
|---|---|
|
|
FreshBooks: lo mejor para el seguimiento de gastos básicos
FreshBooks ofrece una plataforma sencilla y fácil de usar para pequeñas empresas y autónomos que buscan un seguimiento de gastos sencillo. Entonces, si la competencia parece abrumadora, esta opción es un soplo de aire fresco.
Atiende en gran medida a contratistas independientes. Dos características destacadas son sus facturas ilimitadas y sus ventajas internas de seguimiento del tiempo. Estas herramientas sencillas y fundamentales ahorran a las personas mucho tiempo al facturar a los clientes. Además, puede configurar facturas recurrentes para nunca olvidarse de cobrar por sus servicios.
En cuanto a controlar sus propios pagos, FreshBooks tiene un gran impacto. El título puede extraer datos en tiempo real de su banco para realizar un seguimiento de gastos con manos libres. Además, también obtendrá escaneos automáticos de recibos, informes fiscales detallados y análisis aprobados por contables, entre otras ventajas interesantes.
Por qué elegimos FreshBooks
Se eligió FreshBooks por su simplicidad y eficacia en la gestión de los gastos y la facturación del día a día. Es ideal para autónomos y pequeñas empresas que necesitan herramientas sencillas y sin muchos problemas.
Para obtener más información, lea la reseña completa de FreshBooks.
Precios
- ligero: $19 por mes.
- Más: $33 por mes.
- De primera calidad: $60 por mes.
- Seleccionar: Precios personalizados.
Características
- Seguimiento de gastos sencillo.
- Seguimiento del tiempo y facturas ilimitadas.
- Categorización automática de gastos.
- Categorización favorable a los impuestos.
- Integración con cuentas bancarias.
Pros y contras
| Ventajas | Contras |
|---|---|
|
|
Cómo elegir la mejor aplicación de seguimiento de gastos para su negocio
Hay algunos elementos imprescindibles cuando buscas la mejor aplicación de seguimiento de gastos. Primero, considere sus planes de crecimiento a largo plazo. Si seguirás siendo un profesional independiente, entonces una opción simple como FreshBooks es excelente. Pero si aspira a las grandes ligas, entonces es mejor una solución más compleja como QuickBooks Online.
Más allá de los objetivos futuros, aquí hay algunos otros factores a considerar:
- La facilidad de uso: Algunos títulos están dirigidos a personas con conocimientos avanzados. Entonces, decida si prefiere una interfaz más simple e intuitiva o una más compleja.
- Reembolsos de empleados: Opciones como Expensify se especializan en devolver el dinero a la gente. Estas opciones son excelentes si tienes mucho personal.
- Escaneo de recibos: Introducir recibos físicos manualmente lleva mucho tiempo. Busque aplicaciones con escaneo móvil automatizado para reducir su carga.
- Calidad de la aplicación móvil: Si estás en constante movimiento, asegúrate de conseguir un título de software con una excelente aplicación móvil.
Y quizás lo más importante: considere su presupuesto. Algunas opciones, como Zoho Expense, incluyen una versión gratuita. Estos planes de costo cero suelen ser muy limitados. Pero puedes comenzar sin pagar y luego actualizar a un nivel premium.
Metodología
Elegimos estas cinco aplicaciones por su relación calidad-precio general, su facilidad de uso, su especialización en determinadas necesidades financieras y los comentarios positivos de los clientes. También consideramos la idoneidad de cada título para principiantes, las capacidades de escaneo de recibos y la escalabilidad a largo plazo, entre otros factores.
