Cómo limitar las columnas en un conjunto de resultados filtrados en Microsoft Excel

La función de filtro avanzado de Microsoft Excel muestra registros que coinciden con criterios específicos. También puede limitar las columnas devueltas por esta función.

Imagen: 200 grados/Adobe Stock

Filtrar registros en Microsoft Excel es fácil y estamos acostumbrados a ver registros completos que coinciden con los criterios expresados. Pero quizás se pregunte cómo limitar el número de columnas en un conjunto de resultados filtrado. No puede usar un filtro de Excel simple, porque la función filtra los datos de origen en su lugar.

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Sin embargo, el uso de un filtro avanzado le permitirá limitar las columnas junto con los registros. Le mostraré cómo usar la función de filtro avanzado de Excel para devolver un conjunto filtrado basado en dos columnas de criterios. Luego, le mostraré cómo limitar el conjunto filtrado solo a esas dos columnas.

Uso el escritorio de Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar una versión anterior. Para su comodidad, puede descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Excel para la web no es compatible con la función de filtro avanzado.

Acerca del filtro avanzado de Microsoft Excel

La función de filtro avanzado de Excel no utiliza una lista desplegable de opciones y valores de filtrado. Más bien, ingresa criterios a nivel de hoja y la característica copia un conjunto filtrado a otra ubicación o filtra los datos de origen.

La función requiere tres componentes:

  • Datos de origen: estos son los datos que desea filtrar.
  • Criterios: estos son los valores que desea hacer coincidir con los datos de origen.
  • Ubicación: Esto le permite filtrar en el lugar o copiar los resultados filtrados a otra ubicación.

Usando un filtro avanzado en Excel, puede expresar criterios en más de una columna. Puede hacer esto con la función de filtro simple, pero debe expresar los criterios una columna a la vez. Un filtro avanzado le permite expresar criterios para cada columna en el conjunto de datos simultáneamente. Además, puede expresar criterios más complejos utilizando un filtro avanzado.

Ahora, usemos un filtro avanzado para devolver todas las columnas en un conjunto de resultados filtrado.

Cómo usar el filtro avanzado en Excel

Ahora, veamos un ejemplo rápido usando la tabla llamada Comisión que se muestra en Figura A. Supongamos que desea ver todos los registros de cualquier empleado cuyo nombre comience con M y la comisión correspondiente sea inferior a $250. Además, desea copiar los resultados filtrados a otra ubicación en lugar de filtrar los datos de origen.

Figura A

Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Usaremos un filtro avanzado en este conjunto de datos.

Ya tiene los datos de origen, así que agreguemos los criterios y la ubicación:

  1. Copie la fila del encabezado en otra hoja, dos veces, como se muestra en Figura B. No tienes que hacer esto en otra hoja, pero es fácil hacerlo.
  2. Ingrese la cadena de criterios, M* en la celda D3, esa es la columna Personal.
  3. Ingrese la cadena de criterios, <=250 en la celda F3, la columna Comisión. Como las dos expresiones de criterios están en la misma fila, Excel trata el filtro como una operación and. El filtro devolverá cualquier registro donde el valor de Personal comience con una M y el valor de Comisión sea menor o igual a 250. Para realizar una operación o, coloque una de las expresiones de criterio en la siguiente fila.

Figura B

Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Preparar los criterios y rangos de ubicación.

Con los criterios expresados ​​y ambos encabezados en su lugar, ejecutemos la función Filtro avanzado:

  1. Haga clic en la pestaña de la hoja que contiene los criterios y los encabezados de ubicación (Figura B). En el archivo de demostración, el nombre de esa hoja es Resultados. La hoja activa debe ser la hoja de ubicación.
  2. Haga clic en la pestaña Datos y luego haga clic en Avanzado en el grupo Ordenar y filtrar.
  3. En el cuadro de diálogo resultante, identifique los datos de origen, los criterios y la ubicación del conjunto de resultados utilizando Figura C como guía. Para configurar cada rango, haga clic en la flecha a la derecha del control. Luego, seleccione el rango, incluido el encabezado, y haga clic en la flecha en el cuadro de diálogo para expandir todo el cuadro de diálogo. Para resaltar los datos de origen, primero debe hacer clic en la pestaña de la hoja (en el archivo de demostración, el nombre de la hoja es Datos). Al establecer la configuración de criterios, incluya las filas 3 y 4. El rango de copia a ubicación es la fila 3.
  4. Haga clic en Aceptar.

Figura C

Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. La configuración avanzada del filtro.

Quizás se pregunte qué salió mal, ya que no hay un conjunto de resultados filtrados. Nada salió mal: si revisa los datos de origen cuidadosamente, notará que no hay ningún registro que cumpla con los criterios.

Cambiemos un poco los criterios y veamos qué sucede. En F3, cambie el operador de igualdad <= a >= y vuelva a ejecutar el filtro. Excel le advertirá que el rango de destino no es lo suficientemente grande. Haga clic en Sí para continuar; hay mucho espacio para el conjunto de resultados. Como puedes ver en Figura Dhay cuatro registros que cumplen los criterios.

Figura D

Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Cuatro registros cumplen con las expresiones de criterio en C3 y E3.

Como puede ver, esta función requiere un poco de preparación, pero es fácil de ejecutar y los resultados son impresionantes. Pero el conjunto de resultados muestra el registro completo, así que ahora limitemos las columnas.

Cómo limitar las columnas usando el filtro avanzado de Excel

Limitar las columnas devueltas por un filtro avanzado no requiere magia: simplemente cambie las celdas del encabezado para que coincidan con las columnas que desea ver. Figura E muestra una nueva fila de encabezado en N2:O2.

Figura E

Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. Para reducir las columnas, reduzca las celdas de encabezado.

Ejecute un filtro avanzado como antes, pero esta vez, especifique N2:O2 como el rango Copiar a (Figura E). El conjunto de resultados se muestra en Figura F — cuatro filas pero solo dos columnas. Al reducir las celdas de encabezado, puede reducir la cantidad de columnas copiadas en el conjunto de resultados.

Figura F

Imagen: Susan Harkins/TechRepublic. El rango Copiar a reduce el número de columnas devueltas a dos.

Copiar solo las columnas que desea en un conjunto de resultados filtrado no es lo mismo que un filtro, pero le permite trabajar solo con los datos que desea.

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