Un cliente de TecnoFans Enterprise había ideado un truco inteligente para enviar automáticamente artículos por correo electrónico a un grupo predefinido de 6 correos electrónicos. Funcionó, pero fue un poco complicado.
Para los equipos que necesitan enviar información crítica lo más rápido posible (como los equipos de inteligencia de amenazas cibernéticas que usan TecnoFans, por ejemplo), la comunicación instantánea sobre amenazas, filtraciones de datos o vulnerabilidades es importante. Y copiar y pegar contenido a escala realmente puede ralentizarlo.
Remi, líder de operaciones y éxito del cliente en TecnoFans, ayudó a un equipo a encontrar una forma aún más sencilla de enviar artículos al instante a destinatarios externos.
Necesitaban enviar noticias de inmediato a clientes externos, pero los clientes no eran miembros de su cuenta de TecnoFans.
Para evitar enviar correos electrónicos manualmente a los clientes cada vez que aparece un artículo relevante, el equipo configuró una automatización IFTTT. Funcionó, pero fue un poco torpe:
- Crearon una dirección de correo electrónico específicamente para este propósito: ourteam123@gmail.com
- Si un artículo se guardó en un tablero designado, entonces se enviaría a esta dirección de Gmail predefinida a través de IFTTT.
- Luego, desde ese Gmail, IFTTT activará el envío del correo electrónico a una lista predeterminada de seis destinatarios.
Y dado que los artículos se enviaron desde TecnoFans → Gmail → la bandeja de entrada de cada destinatario, no eran los más agradables visualmente.
Una forma mejor (más fácil) de enviar artículos inmediatamente a destinatarios externos
Remi vio una oportunidad para hacerles la vida más fácil y ayudó a simplificar la solución. Es simple:
- Resalta una sección del artículo que deseas compartir.
- Luego, deje una nota en el artículo con la dirección de correo electrónico de la persona: +coworker@email.com
Cuando etiqueta a alguien en la sección Notas de un artículo, TecnoFans envía automáticamente un correo electrónico al destinatario, y incluya la sección resaltada en el cuerpo del correo electrónico. La apariencia del correo electrónico es un poco más refinada que la solución alternativa de Gmail, y ni siquiera tienen que hacer clic para leer la sección resaltada del artículo.
Envíe instantáneamente artículos de TecnoFans a listas de destinatarios
Bastante fácil hasta ahora, ¿verdad? Pero, ¿qué sucede cuando desea enviar artículos a la misma lista de seis o siete personas? Definitivamente no querrás tener que escribir sus direcciones de correo electrónico cada vez.
Aquí está la parte divertida: puede usar herramientas como TextExpander para crear atajos de teclado para sus listas predeterminadas de direcciones de correo electrónico y pegarlas directamente en TecnoFans. Por ejemplo, si a menudo envío artículos a los mismos 7 clientes externos, puedo crear un fragmento para evitar escribir esas 7 direcciones de correo electrónico cada vez que quiero compartir algo con un grupo.
Luego, si alguien responde al correo electrónico, se enviará automáticamente a la bandeja de entrada del remitente original (y no a una dirección sin respuesta).
Pruébelo la próxima vez que necesite compartir un artículo relevante y oportuno. ¡Feliz lectura!
