Cómo crear una ordenación personalizada cuando una ordenación normal no funciona en Excel

No todos los tipos en Excel son alfabéticos. A veces, necesita ordenar por un conjunto irregular de términos y, cuando eso sucede, debe crear una ordenación personalizada. Así es cómo.

Imagen: Wachiwit / Shutterstock

La clasificación es fácil en Excel; literalmente, hace clic en una opción y Excel hace el resto. Ocasionalmente, si Excel no está seguro de cuántas columnas incluir en la clasificación, preguntará, pero aparte de eso, la clasificación es una de las tareas más simples que realizará en Excel. Estoy hablando de tipos ascendentes y descendentes, que no siempre serán adecuados. Por ejemplo, ¿qué sucede si desea ordenar por los días de la semana: lunes, martes, miércoles, etc.? Un tipo simple no hará el trabajo. Es por eso que Excel incluye una función de clasificación personalizada. Puede crear un orden de clasificación único, como los días de la semana. Este artículo le mostrará cómo crear una ordenación personalizada cuando tenga una ordenación irregular.

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Estoy usando el escritorio de Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. Excel Online ejecutará una ordenación personalizada existente, pero no puede crearlos en línea. Para su comodidad, puede descargar los archivos de demostración .xlsx y .xls. Este artículo asume que tiene habilidades básicas de Excel, pero incluso un principiante debería poder seguir las instrucciones para tener éxito.

Cómo ordenar por términos en Excel

Una clasificación personalizada es la que usted define. Por ejemplo, es posible que deba clasificar las camisetas por pequeñas, medianas, grandes y extragrandes. O puede ordenar las temperaturas por frío, tibio y caliente. Un tipo normal no puede manejar este tipo de requisitos. En este caso, me referiré a estos elementos de ordenación como “términos”. Afortunadamente, con la función Ordenar, puede definir fácilmente una ordenación personalizada que maneje los términos.

Hay dos formas de iniciar una clasificación personalizada:

  • En la pestaña Inicio, haga clic en Ordenar en el grupo Edición y haga clic en Orden personalizado.
  • En la pestaña Datos, haga clic en Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar.

Ahora, tomemos un ejemplo artificial: lo hago porque es muy único y muchos de ustedes tendrán requisitos de clasificación peculiares que no tienen sentido para nadie más que para usted. Figura A muestra un conjunto de datos simple de regiones. Puede ordenar alfabéticamente, tanto ascendente como descendente. Pero supongamos, en cambio, que desea un orden de clasificación específico: suroeste, central, noroeste. No funcionará ni ascendente ni descendente. Suroeste, Central y Noroeste son el tipo condiciones.

Figura A

Creemos una ordenación personalizada por regiones.

Para crear este tipo, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en cualquier lugar dentro del conjunto de datos.
  2. Haga clic en la pestaña Datos y luego haga clic en Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar. (Esta ruta requiere un clic menos que la pestaña Inicio).
  3. En el cuadro de diálogo resultante, elija Región en el menú desplegable Ordenar por porque desea ordenar por los valores de Región.
  4. Deje Ordenar con valores de celda, el valor predeterminado.
  5. En el menú desplegable Orden, elija Orden personalizado, que abrirá un nuevo cuadro de diálogo, donde puede crear el orden personalizado (lista).
  6. En el control Entradas de lista, ingrese Suroeste, Central, Noroeste: Los términos de clasificación en el orden en el que desea que se clasifiquen (Figura A).
  7. Haga clic en Agregar para mover la nueva lista al control Listas personalizadas a la izquierda (Figura B).
  8. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Ordenar, que ahora mostrará la nueva lista en el control de Orden (Figura C).
  9. Haga clic en Aceptar para ordenar el conjunto de datos.

Figura B

Agregue la nueva lista de términos de clasificación.

Figura C

La nueva lista es ahora la configuración de Pedido.

Como puedes ver en Figura D, el conjunto de datos ahora se ordena según la lista personalizada. Primero ordena el suroeste, seguido por el centro y luego el noroeste. Los tipos personalizados no siempre tienen sentido, pero es genial saber cómo funciona.

Figura D

El conjunto de datos se ordena según la lista personalizada.

Para reutilizar el orden, haga clic en Ordenar y elija Orden personalizado en el menú desplegable Orden. Elija la lista en el control Listas personalizadas y haga clic en Aceptar.

Quizás se pregunte si un conjunto de datos puede tener más de una clasificación personalizada. Sí puede. Creemos una segunda ordenación personalizada que ordene por los valores de Personal en el siguiente orden: Rosa, June, James, Martha, Luke, Mark. Para hacerlo, repita las instrucciones anteriores hasta el paso 3 y elija Personal en el menú desplegable Ordenar por. En el paso 6, ingrese Rosa, junio, Santiago, Marta, Lucas, Marcos, como se muestra en Figura E. Haga clic en Agregar y luego haga clic en Aceptar dos veces. Figura F muestra los resultados. Puede agregar tantos tipos personalizados como necesite.

Figura E

Ejecute una ordenación personalizada por personal.

Figura F

Esta vez, la clasificación personalizada ordena por personal.

Es cierto que los ejemplos son un poco artificiales y es posible que no tengan sentido, a menos que usted sea la persona a la que se le pida que ordene los registros de esta manera. Entonces, ¡saber cómo usar esta función te hará lucir genial!

Manténganse al tanto

Excel admite un segundo soporte personalizado: ordenar por múltiples columnas. En un artículo futuro, le mostraré cómo utilizar esta misma función para ordenar por varias columnas.

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