Apple Notes frente a Microsoft OneNote: ¿cuál es mejor para las empresas?

OneNote disfruta de una integración fluida con otras aplicaciones de Microsoft 365, pero Apple Notes proporciona una alternativa limpia y confiable para los usuarios de Apple que necesitan capturar y compartir notas comerciales.

Ilustración / Lisa Hornung / TechRepublic

No siempre solía ser así. El lugar de trabajo actual, por supuesto, está en constante evolución. Los teléfonos analógicos y las máquinas de escribir mecánicas ya no son equipos de oficina populares. Los profesionales contemporáneos, en cambio, requieren herramientas capaces de proporcionar utilidad rápidamente, al igual que los trabajadores deben cambiar la atención rápidamente entre tareas mientras manejan horarios cada vez más frenéticos. En consecuencia, tomar notas se ha convertido en una actividad diaria fundamental.

Cuanto antes se puedan capturar e incluso compartir con colegas los descubrimientos, las ideas, los pensamientos estratégicos, los datos de ventas, las estadísticas de la industria, las actualizaciones de productos y otras noticias, más rápido la organización y sus representantes podrán poner esa información en práctica. La toma de notas es una de las principales formas en que los profesionales recopilan información, ya sea que los datos correspondientes se recopilen durante una conferencia en persona o una reunión de equipos, desde un seminario web o podcast o gracias a una presentación o el sitio web del proveedor.

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El simple hecho de revisar la gran cantidad de aplicaciones para tomar notas debería convencer a los escépticos de la popularidad y la necesidad de tales herramientas. Y, como era de esperar, dos aplicaciones que han llegado a la cima son de los principales Goliath: Apple y Microsoft.

Notas de Apple (Figura A) está integrado en macOS, iPadOS e iOS. Compre uno de esos dispositivos y encontrará Notas ya cargadas. Simplemente abra la aplicación y comience a escribir o, si está usando un iPad con un Apple Pencil, comience a escribir o dibujar.

Figura A

Apple Notes permite recopilar notas en listas separadas, aplicar una variedad de funciones de formato e importar elementos de otras aplicaciones.

Mientras tanto, Microsoft OneNote debe descargarse por separado en los dispositivos Apple. Para ser justos, OneNote es gratuito para los usuarios, independientemente de si hay un plan de Microsoft 365 en juego, y el programa proporciona una interfaz repleta de funciones (Figura B) que fomenta la escritura, la creación de diagramas y los esquemas.

Figura B

Microsoft OneNote es una aplicación gratuita para tomar notas que cuenta con una variedad de características y una estrecha integración con otros programas de Microsoft 365.

Si el usuario u organización tiene una suscripción 365, OneNote se beneficia aún más de la estrecha integración y la consiguiente facilidad con la que los usuarios de Microsoft 365 pueden crear notas utilizando texto, gráficos y otros elementos de productos hermanos, como Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Microsoft BI y SharePoint. Es una combinación poderosa, especialmente porque OneNote permite organizar notas en múltiples categorías: cuadernos, secciones, páginas e incluso grupos de secciones.

Si bien ofrece capacidades integrales de formato, edición, colaboración, paginación y servicio en la nube, OneNote comparte otro rasgo común con sus hermanos de productividad de oficina más grandes: la aplicación ofrece tantas capacidades que puede ser difícil de usar de manera eficiente.

Apple Notes enfatiza lo básico. Si bien permite una variedad de opciones de formato y colaboración, además de combinar las capacidades de OneNote para importar elementos de otras fuentes y usar el dictado para ingresar texto, también puede crear tareas o recordatorios directamente desde Notes, que es más fácil de operar, especialmente para los principiantes. . Y en una época en la que simplemente capturar pensamientos y datos es primordial, la capacidad de recopilar rápida y fácilmente esa información de una manera significativa que también permite compartir rápidamente esa información con otros o exportarla a un documento, hoja de cálculo o presentación, bueno, eso es tan bueno como el oro.

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En total, cuanto más fácil y eficientemente una aplicación realice sus funciones más importantes, más probabilidades hay de que la uses, y ese es el objetivo. Como los fundadores de 37signals Jason Fried y David Heinemeier, los autores del libro de negocios más vendido Rehacer observó: “Las necesidades básicas, pequeñas y sencillas son constantes. Hay una oferta interminable de clientes que necesitan exactamente eso”.

Si haces algo demasiado complejo, corres el riesgo de intentar serlo todo para todos, lo que Rehacer enfatiza no se puede hacer. Así es como uno termina con barras de herramientas complejas y un espacio de entrada de datos poco convencional y contenedores dentro de OneNote que complican la interfaz de toma de notas, lo que a veces hace que sea más difícil imprimir una nota o usar la aplicación en un dispositivo móvil o tableta con pantallas más pequeñas. Notas en un iPhone o iPad (Figura C) realmente no experimenta ese problema.

Figura C

La sencilla interfaz de Notes, que aparta las capacidades más avanzadas de la aplicación, funciona tan bien en pantallas móviles como en portátiles y ordenadores de sobremesa.

Notes sobresale por su simplicidad, que contradice algunas de las funciones más avanzadas que esperan detrás del escenario, en caso de que realmente las necesite. Como RehacerLos autores señalan que “no vale la pena hacer felices a algunos clientes vocales si arruina el producto para todos los demás”.

Ahora, eso no quiere decir que OneNote sea un producto arruinado. No es. OneNote es una herramienta fabulosa para los profesionales agobiados casados ​​con la plataforma Microsoft 365, especialmente los usuarios dispuestos a invertir tiempo y energía en aprender los matices únicos de la aplicación.

Pero ahí es donde brilla Apple Notes. El programa enfatiza la captura de información rápida y fácilmente y le permite concentrarse en trabajar de manera intuitiva con el material importante para usted. Mejor aún, las funciones avanzadas de colaboración y edición están fácilmente disponibles, pero siguen siendo discretas. Capturar, formatear y compartir información es simplemente más fácil con Notes, y creo que esa es la opción ganadora para los profesionales actuales de Mac, iPad y iPhone.

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