Cerrar la brecha entre los analistas de datos y el departamento de finanzas

Las nuevas oportunidades para la consolidación de datos automatizada amplían el alcance de los informes y análisis financieros. Pero, ¿será suficiente para los directores financieros?

Imagen: Song_about_summer / Shutterstock

Cuando era CIO, ningún departamento exigía más datos que el de finanzas. Finanzas tenía un equipo de analistas financieros que manipulaban los datos en una miríada de hojas de cálculo e informes, y un director financiero exigente que siempre querría más datos.

Los analistas financieros y los directores financieros eran difíciles de complacer. Querían informes diarios, semanales, mensuales y trimestrales, así como datos para evaluaciones de riesgo y análisis de escenarios hipotéticos. Finanzas utilizó tesoros de informes para extraer la información que quería ver, pero nunca pareció ser suficiente.

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“El problema principal al que se enfrentan los directores financieros no es la falta de acceso a los informes”, dijo Didi Gurfinkel, director ejecutivo y cofundador de DataRails, un automatizador de procesos e informes financieros. “Los directores financieros pueden (eventualmente) obtener la información y los informes que necesitan para tomar decisiones financieras, construir modelos, producir informes de gestión, etc. La mayor preocupación es el engorroso proceso de producir estos informes”.

Ese engorroso proceso manual involucra a un equipo completo de analistas financieros que seleccionan datos financieros de sistemas que van desde ERP y el libro mayor hasta CRM y ventas. Los datos de cada sistema se revisan a diario y, en algún momento, los datos de estos sistemas deben agregarse manualmente y construirse en una hoja de cálculo que sea capaz de responder preguntas estándar y no estándar.

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“Cuando utilizan ese proceso, lo que los directores financieros, los analistas financieros y los líderes empresariales carecen es un acceso completo y sin obstáculos a los informes consolidados y tener todos los conocimientos disponibles de los datos al alcance de la mano”, dijo Gurfinkel.

Aquí es donde las herramientas de análisis como los paneles de control y los desgloses comienzan a tener sentido. Hacen que sea mucho más fácil navegar por los datos y, lo que es más importante, aprender de ellos de manera oportuna.

Sin embargo, para llegar a este punto, los datos de múltiples sistemas primero deben consolidarse en una base de datos central, y este trabajo no debe ser realizado manualmente por un analista financiero manipulando una hoja de cálculo. En cambio, la consolidación de datos se puede realizar con la automatización del sistema. Esto ahorra tiempo a los analistas financieros, reduce el potencial de error humano y produce tiempos de comercialización más rápidos para los informes. El resultado final es un tablero que resume los datos y que le brinda la capacidad de profundizar en los detalles. Esto permite a las finanzas crear numerosos informes y escenarios con datos que lo ayudarán a satisfacer su insaciable necesidad de información.

Gurfinkel mencionó un caso de uso en el que el departamento de finanzas de una empresa dedicó horas de trabajo a consolidar información financiera de múltiples fuentes de datos manualmente. La información de QuickBooks se exportó a hojas de cálculo de Excel y luego se reconcilió, lo que requirió un trabajo tedioso. Posteriormente, las finanzas pasarían horas de edición para garantizar la precisión y preparar la información para el uso ejecutivo y de la empresa. Al cambiar a la consolidación de datos automatizada, el personal pudo ver comparaciones de versiones instantáneas y generar informes a través de una única plataforma interactiva y consolidada. “Ahora ahorran más de 15 horas a la semana, tiempo que antes se dedicaba a procesos manuales que consumían mucho tiempo”, dijo Gurfinkel.

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Esto no resuelve todas las necesidades de informes financieros. Pero la consolidación y automatización de datos que respaldan la analítica pueden reunir más datos de diversas fuentes más rápidamente y ahorrar tiempo a los empleados mientras lo hacen. El proceso también hace que las finanzas sean más autosuficientes desde una perspectiva de TI.

Sin embargo, “una de las principales dificultades cuando sugiere la consolidación de datos automatizada es la voluntad de las empresas de dar el salto de fe. Esto es comprensible porque los ejecutivos financieros que han estado calculando números y produciendo informes manualmente a través de hojas de cálculo durante décadas, comprensiblemente, no quieren todo el sistema. para cambiar drásticamente en un corto período de tiempo “, dijo Gurfinkel.

Esa es una razón por la que los líderes de TI y otras tecnologías deben ser conscientes del cambio (y la resistencia) de los procesos comerciales cuando intentan implementar la automatización para la analítica.

Al igual que con la mayoría de los esfuerzos de análisis y automatización, las finanzas deben participar integralmente en el proyecto y ser el factor determinante de cómo quiere que cambien sus procesos comerciales para aprovechar la automatización.

“Con la ayuda de la automatización, la consolidación de datos es un medio de revolucionar la forma en que las finanzas hacen negocios, con implicaciones de gran alcance para la empresa; sin embargo, la implementación es clave para una transición digital exitosa”, dijo Gurfinkel.

Yo apoyaría eso, agregando que una implementación exitosa depende de que TI y finanzas guíen el nuevo proceso hacia la aceptación total en el negocio, comenzando con el CFO.

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