5 consejos para ayudarlo a administrar el chat de Google en su computadora

Cómo instalar Chat, configurarlo para que se inicie automáticamente en su sistema, tomar el control de su estado de Chat y notificaciones, así como también cómo convertir Chats en Spaces para administrar archivos y tareas.

Ilustración: Andy Wolber / TechRepublic

Para las personas que usan Gmail o Google Workspace, no hay mejor herramienta de chat que Google Chat. Puede usar Chat junto con Gmail en Android, iPhone, iPad y en la web. O, si lo prefiere, también puede instalar la aplicación Google Chat separada en dispositivos móviles Android y Apple.

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Sin embargo, el chat de Google en la web ahora ofrece más funciones que nunca, incluida la capacidad de iniciar automáticamente el chat cuando inicias sesión en tu sistema Windows, macOS o Linux. Por supuesto, puede establecer su estado y ajustar las notificaciones. Para los equipos, los espacios de chat (anteriormente Salas) ayudan a las personas a encontrar archivos y realizar un seguimiento de las tareas dentro de Chat.

Para todos los ejemplos a continuación, le recomiendo que use Chat en una computadora con el navegador Chrome instalado. También asegúrese de haber iniciado sesión en el chat con su cuenta de Google. Y tenga en cuenta que un administrador del espacio de trabajo puede administrar cómo funcionan ciertas funciones de chat. Consulte con su administrador si tiene preguntas sobre su cuenta de Workspace de trabajo o escuela.

Cómo instalar Google Chat como PWA

Puede instalar Google Chat como una aplicación web progresiva, lo que permite que Chat funcione más como una aplicación estándar instalada en un sistema operativo Windows, macOS, Linux o Chrome. Para hacer esto, vaya al chat de Google. Si es la primera vez que llega a este sitio, el sistema puede mostrar un mensaje con la oferta “Pruebe la aplicación de escritorio de Google Chat” junto con un botón de instalación (Figura A, izquierda). De lo contrario, después de que el sitio se cargue por completo, puede aparecer un ícono de computadora (a la izquierda del marcador / estrella leer más tarde): Seleccione el ícono y luego elija Instalar (Figura A, Derecha).

Figura A

La primera vez que acceda al chat de Google en Chrome, el sistema puede solicitarle que instale la aplicación de escritorio (izquierda). O puede hacerlo más tarde (derecha).

Cómo iniciar el chat al iniciar sesión

Una vez que haya instalado la aplicación web progresiva Chat, configúrela para que se inicie cuando inicie sesión. Abra Chrome, vaya a chrome: // apps para mostrar las PWA instaladas. En la aplicación Chat, haga clic con el botón derecho (Nota: en macOS, presione Ctrl y haga clic) para acceder a las opciones, luego seleccione “Iniciar aplicación al iniciar sesión”, como se muestra en Figura B. Ahora, cuando inicie su computadora e inicie sesión, el chat también se iniciará automáticamente.

Figura B

Una vez que haya instalado la aplicación web progresiva Chat, abra Chrome y vaya a chrome: // apps. Haga clic con el botón derecho en el chat de Google y seleccione la opción “Iniciar la aplicación cuando inicie sesión”.

Cómo ajustar el estado de tu chat

El chat ofrece tres opciones de estado predeterminadas: Automático, No molestar y Establecer como ausente (Figura C). Los dos últimos le permiten indicar su deseo de no ser molestado (No molestar) o indicar que es posible que ni siquiera esté en línea (Establecer como ausente) en absoluto. Automático ajusta su estado en función de su actividad. Si está activo en el chat, establece su estado como Disponible. Si no es así, indica que estás ausente.

Figura C

Google Chat ofrece tres opciones de estado predeterminadas: Automático, No molestar y Establecer como ausente.

También puede seleccionar la opción de menú “Agregar un estado” para establecer su propio estado de chat (Figura D). Cuando selecciona esta opción, aparecen cuatro opciones adicionales: Regreso enseguida (30 minutos), Desplazamiento (una hora), Enfermo (hoy) y Vacaciones (esta semana). O agregue su propio estado en el cuadro de texto de arriba. Es importante destacar que siéntase libre de seleccionar el indicador de emoji en el cuadro y elegir el emoji que mejor represente lo que desea transmitir a sus colegas de Chat. Luego, elija cuándo borrar ese estado (30 minutos, 1 hora, 4 horas, Hoy, Esta semana o una hora personalizada) y seleccione Listo.

Figura D

Puede agregar su propio estado de chat y emoji, así como establecer la duración de ese indicador de estado.

Cómo administrar las notificaciones

Para recibir notificaciones de Chat en Chrome, primero verifique que haya permitido las notificaciones de Google Chat. Vaya a Google Chat en Chrome, seleccione el ícono de candado (a la izquierda del nombre del sitio), luego asegúrese de que las Notificaciones estén configuradas en Permitir, como se muestra en Figura E. (Si la opción Notificaciones no aparece, seleccione Configuración del sitio y luego revise la lista de opciones que se muestran).

Figura E

Chrome necesitará permiso para permitir notificaciones para el sitio de chat de Google.

A continuación, dentro de Google Chat puede ajustar la configuración para todas las notificaciones o para chats y espacios individuales. Para acceder a la configuración general de notificaciones de chat, seleccione la rueda dentada (en la parte superior derecha). A partir de ahí, puede elegir si desea Permitir notificaciones de chat, así como seleccionar un sonido de notificación diferente (como se muestra en Figura F). Realice los cambios, luego desplácese hasta la parte inferior del cuadro de configuración y seleccione Listo.

Figura F

En Chat en la web, seleccione la rueda dentada (parte superior derecha) para acceder a las opciones de Notificación de chat.

Para ajustar las notificaciones para espacios o chats grupales individuales, seleccione el chat en el lado izquierdo de la pantalla. Luego, seleccione el nombre de la persona, el grupo o el espacio en el área superior izquierda, debajo del cuadro de búsqueda (Figura G, Derecha). Esto le da acceso a varias configuraciones, que pueden variar según la naturaleza del grupo y los roles de las personas involucradas. Alternativamente, puede seleccionar los tres puntos verticales a la derecha de un chat para ajustar las notificaciones (Figura G, izquierda).

Figura G

Ajuste las notificaciones para chats y espacios (antes Salas) seleccionando el menú de tres puntos verticales a la derecha de un chat, luego eligiendo Notificaciones (izquierda), o seleccionando el nombre de un chat o espacio mientras está activo, luego seleccionando Notificaciones (derecha ).

Las opciones de notificación varían. Los más simples son “Desactivar notificaciones” o “Activar notificaciones”. Para algunos grupos internos, el sistema ofrece tres opciones de notificación (que se muestran en Figura H): “Notificar siempre” (todos los mensajes), “Notificar menos” (solo @menciones o cuando alguien inicia un nuevo hilo en un espacio), o “Notificaciones desactivadas”, que evita todas las notificaciones a menos que @todos tú o @todos estén específicamente @mencionados .

Figura H

Las opciones de notificación pueden variar según la naturaleza del grupo y los miembros.

Cómo convertir un chat grupal en un espacio

Los espacios son útiles cuando trabaja con un conjunto de personas en tareas y archivos con frecuencia. Si chatea constantemente con un grupo de personas, el sistema puede mostrar un mensaje para animarlo a convertir su chat en un espacio. Puede ignorar el mensaje y continuar charlando. Pero si elige convertir de un chat estándar a un espacio, los participantes en el chat obtendrán la capacidad de asignar tareas a las personas, así como la capacidad de acceder más fácilmente a todos los archivos compartidos dentro del grupo, como se muestra en Figura I. (Nota: Los espacios en Google Chat originalmente se llamaban Salas).

Figura I

Convierta un chat en un espacio (anteriormente una sala) para facilitar la búsqueda de archivos y el seguimiento de las tareas.

Para cambiar de un chat a un espacio, seleccione el título del chat (en el área superior izquierda, debajo del icono de chat y el cuadro de búsqueda), luego elija “Convertir este chat en un espacio” en las opciones del menú, como se muestra en Figura J. El sistema le pedirá que nombre el espacio y (opcionalmente) seleccione un emoji para el espacio. Alternativamente, puede crear un nuevo espacio e invitar a personas a unirse.

Figura J

A diferencia de un chat de grupo estándar, un espacio (anteriormente una sala) ofrece tres pestañas: Chat, Archivos y Tareas.

¿Cuál es tu experiencia con el chat de Google?

Si usa el chat de Google, ¿ha instalado la PWA y configurado el chat para que se inicie automáticamente? ¿Confía en la configuración de estado automático de Chat o prefiere establecer su propio estado personalizado? ¿Dejas todas las notificaciones activadas o desactivas la mayoría de las notificaciones? Y, si colaboras con un equipo de personas, ¿qué opinas de Spaces (antes Rooms)? Hágame saber cómo usa el chat de Google, ya sea con un comentario a continuación o en Twitter (@awolber).

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