Cómo estar preparado para trabajar sin conexión con una Chromebook

Ajuste algunas configuraciones, instale una extensión, seleccione archivos y podrá trabajar sin una conexión a Internet en un Chromebook.

Foto e ilustración: Andy Wolber / TechRepublic

Los Chromebook están diseñados para funcionar mejor con una conexión a Internet. Inicie su sistema, abra el navegador Chrome y podrá acceder a todos los recursos de la web. Google diseñó las Chromebook para que sean rápidas, seguras y fáciles de usar. Las actualizaciones del sistema que se instalan con un reinicio se miden en segundos.

También puede hacer mucho con un Chromebook sin conexión, incluido trabajar con Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos. Pero dado que el dispositivo supone una conexión a Internet, debe seguir algunos pasos para asegurarse de que las aplicaciones y los datos estén disponibles sin conexión. Para preparar su Chromebook para el trabajo sin conexión, asegúrese de que su sistema esté actualizado y conectado a Internet. También asegúrese de haber iniciado sesión en su Chromebook con la cuenta de Google que planea usar sin conexión, luego explore las diversas configuraciones y funciones que le permiten trabajar sin conexión, como se describe a continuación.

Nota: Si usa una cuenta de Google Workspace, tenga en cuenta que un administrador puede evitar el acceso sin conexión a datos y aplicaciones. Entonces, si usa su Chromebook con una cuenta asociada con el trabajo o la escuela y alguna de las configuraciones no está disponible, consulte con su administrador de Workspace.

VER: Política de comunicación electrónica (TechRepublic Premium)

Gmail sin conexión

Vaya a la configuración sin conexión de Gmail y marque la casilla junto a Habilitar correo sin conexión (Figura A). Si lo desea, cambie la cantidad de correo para que esté disponible sin conexión. Seleccione Guardar. Luego, vaya a su bandeja de entrada, luego presione Ctrl + D para crear un marcador para regresar a su correo sincronizado cuando esté desconectado. Espere hasta que el sistema muestre el círculo con una casilla de verificación para indicar una sincronización exitosa (Figura I, arriba). Regrese al marcador que creó anteriormente para leer, responder o escribir Gmail cuando esté desconectado. El correo que “envíe” mientras está desconectado se almacenará en la bandeja de salida y se enviará cuando se vuelva a conectar a Internet.

Figura A

Primero, habilite el correo sin conexión.

Google Calendar sin conexión

Ir a Calendario | Configuraciones | General | Sin conexión y seleccione la casilla junto a Activar calendario sin conexión (Figura B). Espere hasta que el sistema muestre el círculo con una casilla de verificación para indicar que los archivos recientes se han sincronizado con su sistema. Cuando esté desconectado, vaya a Google Calendar para mostrar todos los eventos y detalles sincronizados.

Figura B

A continuación, active el acceso al calendario sin conexión.

Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos sin conexión

Siga el enlace a la extensión de Google Docs sin conexión, seleccione Agregar a Chrome, luego elija Agregar extensión para completar la instalación. Si el sistema muestra Eliminar de Chrome (Figura C), ya lo tienes instalado.

Figura C

Instale la extensión Google Docs Offline desde la tienda web de Chrome.

Además, vaya a Drive | Configuración (rueda dentada en la esquina superior derecha) y marque la casilla junto a Crear, abrir y editar sus archivos recientes de documentos, hojas de cálculo y diapositivas de Google en este dispositivo sin conexión (Figura D). Nuevamente, espere hasta que el sistema muestre el círculo con una casilla de verificación para indicar que los archivos recientes se han sincronizado con su sistema (Figura I, parte inferior).

Figura D

Habilite la configuración sin conexión de Google Drive.

En una Chromebook, tiene dos formas de seleccionar elementos específicos para el acceso sin conexión: Google Drive en la web o la aplicación Archivos de Chrome (Figura E). Mientras esté en Google Drive en Chrome, seleccione (un solo clic) un archivo o carpeta, luego seleccione el menú de tres puntos verticales y ajuste las diapositivas disponibles sin conexión para sincronizar el elemento sin conexión. Para verificar los archivos sin conexión disponibles, seleccione el indicador de estado sin conexión (el círculo con una marca de verificación) y mueva el control deslizante hacia la derecha.

Alternativamente, desde la aplicación Archivos en su Chromebook, seleccione (un solo clic) un archivo o carpeta, luego mueva el control deslizante junto a Disponible sin conexión a la derecha. Para verificar los elementos disponibles sin conexión desde la aplicación Archivos, seleccione el icono de marcador sin conexión (en la parte inferior del menú del lado izquierdo) en Google Drive.

Figura E

En un Chromebook, puede hacer que los archivos estén disponibles sin conexión desde Google Drive en la web (izquierda) o desde la aplicación Archivos integrada en Chrome OS (derecha).

Para crear un nuevo elemento (es decir, un documento, una hoja, una diapositiva, una diapositiva o un dibujo) sin conexión, vaya a Google Drive y seleccione el botón + Nuevo, luego elija el tipo de documento que desea crear (Figura F). Mientras trabaja en su archivo, el sistema mostrará un indicador de Guardado en este dispositivo a la derecha del nombre del archivo (en la parte superior izquierda) a medida que realiza los cambios.

Figura F

Puede crear nuevos documentos, hojas de cálculo, diapositivas y dibujos de Google sin conexión en una Chromebook.

Ahora, ha completado los conceptos básicos. Cuando esté conectado a Internet, su sistema sincronizará los archivos recientes de Gmail y Drive y los pondrá a disposición para el acceso sin conexión.

Páginas web sin conexión

Cuando esté en línea con un artículo o publicación que desea leer más tarde que se muestra en su navegador, seleccione el ícono de estrella (en la esquina superior derecha) y luego elija Agregar a la lista de lectura para guardar el contenido sin conexión (Figura G, cima). Cuando esté desconectado, asegúrese de que se muestre la barra de marcadores (Mayús + Ctrl + B), luego seleccione la Lista de lectura (en el lado derecho de los marcadores mostrados). Seleccione un artículo de la lista para leer (Figura G, parte inferior).

Figura G

Seleccione la estrella y luego elija + Agregar a la lista de lectura (arriba) para guardar artículos web para leer. Acceda a la lista desde el lado derecho de la barra de marcadores (parte inferior).

Aplicaciones de Android

Muchas Chromebook te permiten instalar aplicaciones de Android y muchas aplicaciones de Android almacenan datos para su uso sin conexión de forma predeterminada. Google Calendar, Google Keep y Google Tasks (Figura H) todos sincronizan datos y funcionan sin conexión. En particular, mientras que la aplicación web Google Calendar es de solo lectura, la aplicación Google Calendar para Android le permite crear y editar citas y luego sincronizar cuando se vuelve a conectar a Internet.

Figura H

Instale aplicaciones de Android, como Google Calendar, Google Keep y Google Tasks, para aprovechar la capacidad de estas aplicaciones para sincronizar datos sin conexión.

Sincronizar antes de desconectarse

Como precaución, le recomiendo que verifique el estado de sincronización (vaya a Gmail y Google Drive en Chrome y asegúrese de que aparezca el círculo con una marca de verificación, como se muestra en Figura I) inmediatamente antes de desconectarse para asegurarse de que sus datos estén actualizados. Del mismo modo, para las aplicaciones de Android, abra la aplicación y déle tiempo para que se sincronice antes de desconectarse de Internet.

Figura I

Revise el estado de sincronización de Gmail (arriba) y Drive (abajo). Si el sistema muestra flechas animadas, en lugar de la marca de verificación subrayada y encerrada en un círculo, eso indica que hay una sincronización en curso.

Una vez que haya completado todos los pasos anteriores, puede desconectar su Chromebook en cualquier momento: haga clic en la hora (en la parte inferior derecha), seleccione Configuración (la rueda dentada), luego mueva el control deslizante junto a Wi-Fi a la izquierda (es decir, , Apagado).

Cual es tu experiencia?

Si usa un Chromebook, ¿con qué frecuencia lo usa sin acceso a Internet? ¿Lo desconecta de forma activa para poder realizar el trabajo? ¿Le ha resultado útil el acceso sin conexión a datos y aplicaciones cuando viaja? ¿Hay aplicaciones específicas de Android que usa cuando está desconectado? Hágame saber cómo usa su Chromebook sin acceso a Internet, ya sea con un comentario a continuación o en Twitter (@awolber).

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